Le choix et le déploiement d'un système ERP est un défi de taille pour toutes les entreprises. C'est un projet qui implique une transformation majeure dans la gestion de l'organisation et les processus métiers. Mais comment mettre en place un ERP dans une entreprise sans perturber l'équilibre des collaborateurs ? En France, 67 % des utilisateurs d'outils ERP sont satisfaits des fonctionnalités et de l'adaptabilité à leurs besoins, alors pourquoi pas vous ?

#1 Choisir le bon ERP pour son entreprise

Difficile de trouver l'outil idéal face aux multiples possibilités. Alors avant de vous lancer et de comparer les différentes solutions sur le marché, commencez par identifier et analyser vos besoins et les processus internes à gérer :

• comptabilité,
• finance,
• ressource humaine,
• projet...

Vers quels objectifs...

Que vous souhaitiez être plus efficace opérationnellement, réduire les coûts, augmenter la rentabilité, voire être plus productif, vous devez définir des objectifs stratégiques clairs et atteignables pour votre organisation. Ce n'est qu'une fois ces objectifs bien en tête que vous saurez quelles sont les fonctionnalités clés à déployer en conséquence.

... et quelles solutions ?

Des objectifs très clairement définis permettront à l'entreprise d'établir une liste de critères de sélection détaillée :

• fonctionnalités proposées ;
• ergonomie ;
• évolutivité et développement de l'outil ;
• coût ;
• support client ;
• stockage et traitement des données par l'hébergeur...

C'est avec un cahier des charges complet, regroupant et tenant compte de ces critères, que l'équipe trouvera le logiciel ERP répondant à ses besoins.

Ensuite, reste à comparer les différentes solutions ERP disponibles sur le marché et sélectionner les plus adaptées à l'entreprise.

#2 Planifier et organiser la mise en place de l'ERP : les étapes

Pour assurer le succès du projet, définir clairement quand mettre en place une ERP et les étapes du déploiement de l'ERP et structurer le processus de mise en place en phases claires et réalisables est essentiel.

Étape 1 - Conception et paramétrage

La conception et le paramétrage de l'ERP choisi incluent :

• la modélisation des processus métiers ;
• la configuration des fonctionnalités ;
• le développement des interfaces sur mesure ;
• l'intégration des API.

Étape 2 - Test et validation de la configuration

Il est crucial de s'assurer que toutes les fonctionnalités de l'ERP sont correctement configurées et répondent aux besoins de l'entreprise avant de demander aux équipes de se lancer.

Étape 3 - Formation des équipes

Des utilisateurs novices découvrant l'outil risquent de commettre des erreurs plus ou moins importantes (et graves). Afin de maximiser l'adoption et l'utilisation de l'ERP, les équipes doivent être formées.

Étape 4 - Migration des données

L’intégrité et la sécurité des données doivent être assurées lors du processus de basculement vers l’ERP.

Étape 5 - Maintenance et évolutivité

Prévoir les ressources nécessaires pour assurer le bon fonctionnement continu de l'ERP et pour répondre aux besoins d'évolution de l'entreprise est la clé pour un outil efficace et performant à long terme.

#3 Former les équipes et assurer la conduite du changement

Pour assurer une transition harmonieuse suite à la mise en œuvre d'un système ERP et maximiser les avantages de cette transformation, il est impératif de former et d'accompagner les équipes à tous les niveaux.

Des sessions de formation adaptées

Organiser des sessions de formation adaptées est essentiel. En analysant les besoins spécifiques de chaque département ou métier, l'entreprise est capable de concevoir des programmes de formation sur mesure.

Et un suivi régulier

Un suivi régulier et un support technique vont aider à maintenir l'efficacité du système ERP. Avec une équipe dédiée, les demandes d'évolution et les mises à jour sont prises en charge rapidement et les incidents sont vite résolus.

Déployer un ERP, c'est comme naviguer en eaux troubles : cela nécessite une bonne dose de planification et de soutien. Mais ne vous inquiétez pas, avec une analyse approfondie et une gestion proactive du changement, vous pouvez transformer ce défi en une véritable aventure. Alors, armez-vous de courage, suivez nos conseils, et lancez-vous !