L’importance du traitement et de la facturation d’une commande
Beaucoup d’entreprises de services proposent des devis. Pourtant, peu d’entre elles connaissent la recette parfaite d’une proposition client réussie !
Résultat : il arrive parfois que le traitement et la facturation de vos commandes soient, comme qui dirait… rocambolesques.
Lors de la facturation client, certains éléments doivent attirer toute votre attention :
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la prise de besoin, afin de s’assurer de la demande du client, de ce pourquoi il fait appel à vous ;
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le chiffrage – plus précis seront les prix proposés, plus rapide sera le traitement de la commande ;
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la proposition commerciale : concrètement, comment pouvez-vous aider votre client ? Par quelles prestations ?
Si le devis client est complet, bien renseigné avec une version unique et claire, vous pourrez avoir l’esprit tranquille. En revanche, un devis incomplet et comportant des erreurs peut compliquer la réalisation de la prestation, la relation client ou même la faisabilité du projet et sa rentabilité. C’est ici qu’un logiciel ERP peut vous aider…
En général, les sociétés de services disposent de plusieurs outils : un logiciel de gestion de ventes, un logiciel de planification, voire un autre pour le suivi des temps ou la saisie des factures… ce qui est plutôt complexe et chronophage, n’est ce pas ?
L’utilisation de trop de systèmes différents augmente le risque d’oublis et d’erreurs au sein de vos documents officiels, dont les devis, les bons de commande et les factures. Il est donc préférable de miser sur un seul logiciel, fiable et complet, qui centralise tout au même endroit. Ça représente un véritable gain de temps, mais surtout d’énergie !
Comment éviter les impayés client ?
Un retard qui se transforme finalement en annulation... ça vous dit quelque chose ? Pour éviter les impayés client et que tout se passe bien, quelques bonnes pratiques peuvent faire la différence. Par exemple ?
- Mettre en place des conditions générales de vente (CGV), qui définissent les droits et les devoirs du client. Elles peuvent être utiles en cas de litige.
- Communiquer sur les conditions de paiement pour que votre client adhère pleinement aux conditions, comme le montant ou la nature des acomptes à verser.
- Contrôler la solvabilité de vos clients, notamment si un nouveau client vous demande des paiements à crédit.
- Bien gérer la facturation client grâce à un seul et même outil pour les devis et la facturation, ce qui permet d’avoir un suivi régulier.
- Demander un accusé de réception de la facture client histoire de limiter les risques de conflit. Aussi appelé attestation de service fait ou bon de livraison, ce document précède la facture et la rend incontestable.
Comment décider de sa stratégie de recouvrement ?
En quelques mots, le défi d’une stratégie de recouvrement réside dans le fait de récupérer les créances de ses clients tout en réduisant les délais de paiement. Pour ce faire, il vous faut, en tant qu’entreprise créancière, surveiller l’encours d’un client et mettre en place une stratégie de recouvrement équilibrée ! Le but n’est pas de vous lancer dans un bras de fer…
Une bonne stratégie de recouvrement implique d’optimiser le recouvrement des créances en amont de l’échéance, c’est-à-dire avant même que soient constatés les impayés. Cela passe alors par des prises de références des entreprises avec lesquelles des contrats sont en cours, pour anticiper d’éventuelles difficultés et éviter la pratique du recouvrement.
Si besoin, il ne faut pas hésiter à avoir recours au recouvrement graduel, qui consiste à anticiper les retards de paiement et faire des relances préventives afin d’alerter un client. « Attention, votre facture arrive à échéance d’ici quelques jours… »
Enfin, le service de recouvrement peut être internalisé ou externalisé : à vous de choisir !
En savoir +
Le pilotage analytique et la construction d’un tableau de bord
Si les tableaux de bord sont surtout utiles à la comptabilité, ils servent à l’origine au pilotage global de l’entreprise. Aussi, pour un pilotage stratégique et efficace, il convient de vous focaliser sur les bons axes analytiques.
Les astuces pour améliorer son tableau de bord
Tout l’enjeu de l’amélioration d’un tableau de bord réside dans le fait d’y regrouper des données de natures très différentes : quantitatives / qualitatives, comptables / extra-comptables, projections, etc. Quelques bonnes pratiques sont donc de mise pour construire un tableau de bord clair et efficace.
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Mesurer la performance pour la booster : les indicateurs du tableau de bord doivent permettre de faciliter la prise de décision. C’est pourquoi il convient de ne choisir que les plus pertinents !
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Analyser les tendances et anticiper le futur : ici, il s’agit de comprendre la progression de l’entreprise de ses débuts jusqu’à sa situation actuelle, à l’instant T.
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Capter l’information au premier coup d'œil : privilégiez des graphiques faciles à visualiser et compréhensibles de tous.
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Décliner le tableau de bord selon les domaines de responsabilité : les informations seront partagées à toutes les équipes et tous les niveaux hiérarchiques.
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Rendre le tableau de bord évolutif : c’est-à-dire le faire correspondre aux préoccupations du moment et aux leviers d’action envisageables.
La mise en perspective des données grâce au drill down
Le drill down (« approfondissement ») désigne le fait de creuser une donnée en profondeur et de la décomposer pour mieux en comprendre l’essence. Le but ? Prendre les meilleures décisions stratégiques.
En pilotage analytique, on distingue l’analyse macro de l’analyse micro. La première consiste à traiter des données figées sur un document donné, tandis que la seconde consiste à analyser des informations en profondeur, comme au microscope.
Le drill down s’apparente donc à l’analyse micro. Avec cette méthode, on peut zoomer sur une donnée en particulier et procéder à une analyse bien plus fine qu’en macro, dont la data traduit des résultats bruts, globaux, parfois évasifs. Ce process rend la gestion financière plus précise et permet à un responsable de mieux comprendre et expliquer un pourcentage de vente, déceler des failles et justifier un résultat.
En outre, le data drilling facilite la mise en perspective des données et des résultats d’analyse. Chaque responsable peut alors donner un cap, fixer des objectifs de résultats affinés et parfaitement atteignables à court, moyen et long terme.
La gestion automatique du cut-off en comptabilité
En comptabilité, le cut-off (« coupure ») désigne une procédure de contrôle. Lors de l’arrêt d’un exercice comptable, le comptable se doit de rattacher toutes les opérations dont l'exécution est proche de la date de clôture à l’exercice correspondant.
Par la suite, un auditeur se charge de veiller à ce que chaque exercice ait été bien séparé. On parle ici de test de cut-off. Cette procédure est engagée tous les semestres ou, au mieux, tous les trimestres, et fait partie intégrante du pilotage quotidien de l’entreprise.
Elle est indispensable pour les sociétés de services : elle permet d’évaluer les écarts entre les éléments réalisés et les éléments facturés, qu’il s’agisse de FAE (factures à établir) ou de PCA (produits constatés d’avance).
