Tout bon projet ERP démarre avec des ateliers de cadrage, un cahier des charges technique et fonctionnel avec les must-have, nice-to-have

Mais ça y est, c’est fait, vous avez trouvé les paramètres idéaux pour votre entreprise, vous avez signé un contrat avec un éditeur de logiciels et avez hâte que le projet ERP commence ?

 

Très bien, mais vous n’êtes qu’à l’aube d’une grande étape : le déploiement ERP !
Installation, réglages, reprises des données… Pas question de vous précipiter et d’y aller à l’aveuglette : il faut savoir par quel parcours passer et choisir la stratégie la plus adaptée à votre entreprise et ses besoins.

 C'est parti !

Quelles sont les étapes clés de déploiement d’un ERP ?

Une fois le contrat signé avec l’éditeur-intégrateur, la phase de déploiement d’un projet ERP peut commencer.

 

illus-etude de cadrage

 

Première étape de la mise en place de l’ERP : l’étude de cadrage, avec l’objectif de trouver le meilleur paramétrage ERP pour votre entreprise. Et comme l’union fait toujours la force, vous entourer d’une bonne équipe projet – avec les futurs utilisateurs clés de votre solution ERP – est indispensable. 

 

 

En parallèle, lancez-vous dans l’extraction des données pour préparer le terrain : cela vous fera gagner du temps lorsqu’il faudra assurer la reprise et vous familiariser avec le nouveau logiciel de gestion. Regroupez les données, triez, nettoyez… En bref, faites place nette ! 

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illus-Installation et parametrage

 

En vous appuyant sur le compte-rendu de la phase d’étude de cadrage, vous avez toutes les clés en main pour que l’installation et le paramétrage de l’ERP se passent au mieux. Demandez l’ouverture de votre plateforme SaaS, connectez-vous… et paramétrez, en présence de votre éditeur-intégrateur, votre nouvel ERP – tout en suivant rigoureusement les indications issues du cadrage, bien sûr !

 

 

Vient ensuite une phase chronophage et critique : la reprise de données.
Un grand nombre des retards dans les projets de déploiement ERP sont dûs à une mauvaise anticipation de celle-ci. Mais si vous avez bien extrait vos données, tout est plus simple ; il ne vous reste qu’à les importer dans votre tout nouveau logiciel de gestion et à les vérifier. Prenez le temps de comparer les données de l’ancien et du nouvel outil, de faire des tests en vous basant sur un cahier de recette.

illus-Reprise des données
 
illus-formations utilisateurs

 

Enfin, la formation des utilisateurs est un passage incontournable pour un démarrage en production sans pression. Sélectionnez des référents qui se chargeront de transmettre les éléments de formation aux autres collaborateurs. Et une fois le jour J arrivé, faites-vous accompagner par votre éditeur-intégrateur pour aider les utilisateurs à prendre en main le nouvel ERP !

 

L’astuce en plus

Pour ne pas vous laisser dépasser par le projet de déploiement de l’ERP, certaines méthodes sont à connaître…
La loi de glissement de planning en fait partie !

Pourquoi l’agilité est-elle importante dans un déploiement ERP ?

Plutôt que de fonctionner « en ligne droite », faire preuve d’agilité lors d’un projet ERP consiste à avancer par itérations. On pose des jalons tout au long du projet, un certain nombre d’étapes à valider : celles-ci permettent de vérifier régulièrement la pertinence des fonctionnalités par rapport aux besoins exprimés, définis et cadrés en amont du démarrage du projet. 

Les utilisateurs clés de l’outil final doivent, eux aussi, intervenir au cours du déploiement pour tester et approuver ou non une fonctionnalité, et donner des feedbacks à l’éditeur-intégrateur. Parmi les étapes du déploiement agile d’un ERP, on peut trouver : 

  • une ou plusieurs journées d’analyses thématiques
  • une phase de paramétrage guidée par l’éditeur-intégrateur ; 
  • une session de démonstration aux utilisateurs référents, qui peuvent intervenir et donner leurs avis. 

Avec un tel mode de fonctionnement, chacun peut pointer du doigt un problème, demander des corrections… et l’éditeur révise sa copie en temps réel, après chaque itération : on avance plus vite, et on vise plus juste !

Quel suivi pour le déploiement de l’ERP ?

Si vous travaillez en mode projet, vous le savez bien : tenir les délais, c’est le nerf de la guerre. Et même lorsque l’on pense avoir tout cadré, le nombre de jours dédiés à un projet ERP peut vite exploser. Heureusement, quelques bonnes pratiques peuvent vous aider à gagner du temps lors de la phase de déploiement de votre logiciel ERP. À minima, elles peuvent vous aider à ne pas en perdre !

Le suivi d’un déploiement ERP en quelques étapes

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Le comité de pilotage

Dès le démarrage d’un projet ERP, il est important de former un comité de pilotage. Aussi appelé copil, il se constitue généralement de la direction de votre entreprise et de l’éditeur-intégrateur.

Il se concrétise par un premier temps d’échange  lors du « kick-off », se réunit ensuite à la fin de la phase de cadrage, puis quelques mois avant le démarrage en production de chaque lot, pour fixer la date de mise en production et, si besoin, revoir le planning. 

 

La planification

La première étape essentielle ? La planification ! C’est bien connu, planifier est la clé du succès. Pour cela, prévoyez une journée de lancement avec votre éditeur-intégrateur. Celui-ci viendra avec une méthodologie précise et un planning de déploiement ERP personnalisé.

Ce planning, c’est votre garde-fou : grâce à lui, vous pouvez avoir une visibilité sur l’ensemble du projet de déploiement.

 

L’étude du projet ERP

Ensuite, parce que toute réussite implique de l’anticipation, l’étude du projet ERP va vous permettre d’identifier et de prévoir les difficultés de déploiement qui pourraient se présenter. Cette étape doit avoir lieu au cours de journées de cadrage, qui confrontent les fonctionnalités du logiciel de gestion à l’environnement de votre entreprise.

Alors forcément, elle peut vous amener à revoir certains éléments du planning et à faire des mises à jour : c’est le moment de poser toutes vos questions et d’envisager tous les points bloquants éventuels, que l’éditeur pourra transmettre à son équipe consulting.

 

Le comité de projet

La dernière étape essentielle au bon suivi d’un déploiement ERP ? Déterminer des points d’étapes réguliers pour rencontrer votre éditeur-intégrateur en situation de travail. Ces rendez-vous, comités de projet ou copro ont lieu chaque semaine et ne durent pas plus d’une trentaine de minutes. Ils doivent constituer une vraie connexion entre les deux équipes, ultra-bénéfique pour l’avancement du projet ERP !

Comment s’assurer que le déploiement de l’ERP se passera bien ?

L’un des problèmes auxquels une entreprise est généralement confrontée au moment de déployer un ERP n’est autre que le ciblage des équipes. Eh oui, tous les utilisateurs n’ont pas les mêmes besoins, les mêmes processus métier ou les mêmes attentes du logiciel de gestion… mieux vaut donc ne pas évoquer les mêmes choses avec tout le monde : l’usage de l’outil ne sera pas identique. Il faut se poser les bonnes questions ! Par exemple, seront-ils toute la journée sur l’outil, ou seulement ponctuellement ?

L’enjeu du ciblage des collaborateurs et utilisateurs de l’outil ERP, c’est l’art de contextualiser le fonctionnement du logiciel en s’intéressant à la situation professionnelle de chacun, et de bien accompagner. Ce qui passe par une démarche de communication interne bien pensée, avec de la documentation et, mieux encore, des sessions de formation !

 

Quelles méthodes possibles pour le déploiement d’un ERP ?

Quatre grandes méthodes de déploiement ERP existent : la stratégie big bang, la stratégie du pilote, la stratégie du lotissement ou encore la stratégie combinée. Rien que des appellations irrésistibles, n’est-ce pas ? Pour autant, le choix de la stratégie de déploiement ERP à adopter doit se faire en fonction du délai de déploiement à respecter, et selon les moyens financiers alloués à la mise en place de l’outil.

Première question à se poser pour choisir une méthode de déploiement ERP : que doit-on remplacer sur le logiciel actuel ?
La solution se cache peut-être derrière un ensemble de modules, ou simplement un outil unique !

La stratégie du big bang

La stratégie big bang fait généralement suite à une contrainte : lorsque les clients sont dans l’incapacité de décommisionner une seule brique de leur système d’information. Par exemple, lorsqu’ils ne peuvent pas changer uniquement leur logiciel de saisie des temps, celui-ci étant directement connecté au logiciel de facturation. Il est alors nécessaire de démarrer tous les modules en même temps, et de former rapidement les utilisateurs. 

C’est une méthode qui nécessite un gros travail en amont du projet et une recette rigoureuse, avec le risque que certains modules ne fonctionnent pas et que le retard s’accumule. Il s’agit de la méthode de déploiement la plus risquée.

Bien qu’un peu brutale, la stratégie du big bang est adaptée aux entreprises disposant déjà d’un système d’information (SI) connecté et de logiciels qui communiquent les uns avec les autres. Ainsi, il est plus facile de tester, dans un même temps, l’impact des différents modules entre eux.

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La stratégie du pilote

La stratégie du pilote concerne plutôt les entreprises multi-entités et les projets de grande ampleur : le déploiement de l’ERP se fait d’abord sur une seule société, sur une zone géographique ou sur une business unit. On parle alors de « pilote ». Avec une telle approche, on peut éprouver puis valider l’ensemble des processus à mettre en place : c’est seulement une fois que tout est validé sur le pilote que l’on peut lancer le déploiement ERP sur les autres entités

La condition pour qu’une telle stratégie fonctionne ? C’est évidemment que le modèle développé avec le pilote soit réplicable, et que les autres sociétés appliquent exactement les mêmes processus. Ce qui passe par une bonne – pour ne pas dire excellente – communication en amont !

Nombre d’entreprises optent pour cette approche (notamment lors d’un rachat) ; elle permet d'expérimenter le déploiement en conditions réelles tout en limitant les éventuels impacts négatifs. C’est un moyen sécurisant d’avancer pas à pas dans le déploiement d’un progiciel de gestion intégré.

La stratégie incrémentale, stratégie du lotissement

Vous avez besoin d’une méthode facilitant la conduite du changement ?

La stratégie du lotissement permet de l’anticiper et d’aider les collaborateurs à s’adapter à de nouveaux outils. Il s’agit de former des lots représentant plusieurs thèmes fonctionnels et de caler leur déploiement à des dates relativement espacées. On peut par exemple commencer par le lot « notes de frais » pour que le déploiement démarre en douceur, avec une fonction généralement utilisée par l’ensemble des collaborateurs. Le lot est paramétré, puis on réalise des formations pour le valider et l’envoyer en production. 

Un tel déploiement en lotissement permet aussi de valoriser le succès : chaque intégration de lot est une petite réussite sur laquelle on peut communiquer ! Au passage, on évite de surcharger les équipes de production, que ce soit chez le client ou chez l’éditeur-intégrateur. C’est ainsi moins d’informations à gérer… et un déploiement progressif plus serein.

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La stratégie combinée

Pour tirer parti des avantages de ces trois méthodes, il est aussi possible de les combiner ! Par exemple, en adoptant un déploiement incrémental sur des entités « pilotes ». Une fois le déploiement réalisé sur une première entité, on le duplique sur les autres. Puis on passe au périmètre fonctionnel suivant, et ainsi de suite jusqu’au dernier.

Cette stratégie est encore plus progressive que celle du lotissement. Elle ménage les utilisateurs vis-à-vis du changement tout en leur apportant le sentiment de sécurité dont ils ont besoin : les problèmes peuvent être identifiés avant qu’ils ne produisent trop de conséquences.

Attention, cependant, à ne pas abuser de la stratégie combinée : trop découper les tâches n’incite pas à la rapidité. Avec cette stratégie, il est plus facile d’accumuler du retard et d’impacter le délai total de déploiement de la solution ERP !

 

La conduite du changement d’un projet ERP

Qu’est ce que la conduite du changement dans un projet ERP ?

ans une société, les collaborateurs sont habitués à certains outils, parfois depuis de nombreuses années. Du côté de la direction, pareil. Toutes les entreprises n’ont pas la culture du changement, et il convient de le prendre en compte dès la phase de recherche de l’ERP idéal.

C’est là qu’intervient la conduite du changement : il s’agit d’obtenir l’adhésion de la majorité des futurs utilisateurs et d’anticiper les résistances au changement pour que celui-ci ne soit pas perçu comme une contrainte, mais bel est bien comme une amélioration. Pour cela, rien de tel que d’impliquer les futurs utilisateurs dès le lancement du projet et la phase de réflexion. C’est important pour que la démarche soit un succès sur le long terme !

 

Qui prend en charge la conduite du changement ? 

Si l’éditeur-intégrateur a un devoir de conseil auprès du dirigeant d’entreprise, accompagner le changement dans vos équipes n’est pas de son ressort. Ce qui ne vous empêche en rien d’aborder le sujet avec lui et de lui poser quelques questions !

Dans certaines entreprises, l’équipe projet interne est en charge d’informer chaque service via les référents métiers qui la composent. Cependant, il est conseillé de confier le pilotage de la conduite du changement aux experts AMOA. Ils sauront mettre en place une communication homogène à tous les niveaux de l’entreprise, et recevoir les éventuelles réticences à la mise en œuvre du progiciel ERP.

Projet ERP : les étapes d’une conduite de changement réussie

Vous l’aurez compris, être à la tête de la conduite d’un changement – quel qu’il soit ! – n’est pas une position facile. Pour opérer correctement le changement organisationnel qui s’impose dans le cadre d’un projet ERP, quelques étapes s’imposent !

  • Informez l’ensemble des collaborateurs impliqués dans le projet ERP, en présentant les intervenant extérieurs, comme le chef de projet référent de l’éditeur-intégrateur.
  • Suivez la mise en œuvre et travaillez sur les points de blocage en réunissant l’équipe projet.
  • Célébrez l’avancée de chaque étape du projet de transformation.

Enfin, la mise en place de formations est un pilier de la réussite de la conduite du changement ERP !

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La formation, clé du succès d’un changement d’ERP

Phase critique dans le déploiement d’un ERP, la formation ERP des équipes fait partie intégrante du planning du projet. Et elle débute dès la fin de la phase de cadrage ! Les différentes sessions de formation organisées couvrent des thématiques telles que le paramétrage du référentiel, la création d’affaires, la facturation, la saisie des temps passés… et bien d’autres !

Commencez par former les membres de l’équipe projet, les key users, qui se chargeront à leur tour de former les services concernés en s’adaptant à leurs spécificités. Enfin, créez un environnement de test ouvert à tous les utilisateurs pour leur laisser le temps de s’approprier ce nouvel outil ! C’est essentiel pour favoriser l’appropriation du logiciel et mettre toutes les chances de votre côté en vue de réussir l’important chantier que représente un déploiement ERP.

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