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Impayés client : tout se joue avant la facture !

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Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

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Chaque facture impayée est une pierre supplémentaire dans le jardin de votre santé financière. Et en matière de paiement, chaque fois qu’un client tousse, c’est votre trésorerie qui prend froid. C’est d’autant plus vrai si vous êtes une entreprise positionnée sur un marché tendu – donc plus sensible au virus de l’arriéré.

Or, contre cette maladie, il existe un traitement préventif : faire en sorte que vos factures soient établies avec rigueur et en bonne conformité avec les desiderata du client. Car, en réalité, obtenir son paiement en temps et en heure se joue bien avant l’envoi de la facture. Voici pourquoi.

Bien facturer pour être bien payé

L’adage dit « Vendre, c’est bien ; mais être payé, c’est mieux ». Sauf qu’il mérite d’être modifié légèrement pour devenir : « Vendre, c’est bien ; mais établir une facture rigoureuse et conforme à ce qu’a commandé le client, c’est encore mieux ». Et c’est surtout une garantie supplémentaire d’être payé dans les meilleures conditions.

Deux-tiers des patrons français sont régulièrement confrontés à des retards de paiement, selon une étude IPSOS datée de 2014. Cette année-là, près d’une entreprise sur deux a dû faire face à des impayés client. Et 10 % des chefs d’entreprises ont vu leur business vaciller au bord de la faillite pour la même raison. Ces chiffres témoignent d’une pratique très en vogue dans l’Hexagone, consistant à « oublier » de régler ses traites. À ce niveau, on peut presque parler de discipline olympique.

Pourtant, lutter contre cette mauvaise habitude est à portée de main – de toutes les mains. Il suffit, en substance, d’adopter le principe suivant : une facture établie dans les règles et synchronisée avec les attentes du client a beaucoup moins de risque d’être acquittée en retard. Un principe qui repose lui-même sur deux fondations : la conformité du document et le respect des conditions de règlement.

La conformité évite l’impayé

Une facture correctement établie est d’abord une facture en conformité avec ce que le client a commandé. Imaginez : votre client valide un devis stipulant une somme X, et en fin de parcours vous émettez une facture qui porte un montant Y. Incompréhension, stupéfaction. Et bien sûr, refus de payer X ou Y. Il faut tout recommencer, le temps perdu s’égrène et la trésorerie patine.

D’autres imprécisions peuvent malicieusement apparaître. Ce peut être un libellé différent. Un numéro de commande qui n’apparaît pas sur la facture. L’utilisation de deux outils distincts pour les devis et les factures qui occasionne des déperditions. Autant de petites pierres d’achoppement qui conduisent à l’échec du paiement.

Pour y remédier, soyez toujours dans la conformité : prêtez une attention particulière aux libellés de la facture pour qu’ils soient identiques à ceux du devis. Reportez le bon numéro de commande afin de permettre au client de rapprocher ses documents dans son système. Et utilisez une même solution logicielle pour établir ces documents !

Le respect des conditions de règlement est fondamental

Pour être réglée dans les temps, une facture doit être incontestable. Et pour qu’elle soit incontestable, il lui faut respecter les conditions de règlement déterminées en amont. Rien n’agace plus un client qu’une traite stipulant des modes ou des conditions de paiement sortis de nulle part – un accord pour un règlement par chèque qui devient une demande de virement, un délai prévu de 30 jours fin de mois qui se transforme en 30 jours nets, etc.

Parce que les conditions de règlement peuvent varier en fonction des projets, y compris pour un même client, il n’est pas rare qu’une facture parte avec des informations erronées. Pour le client, c’est une source d’insatisfaction. Pour vous, c’est le début d’un chemin de croix financier qui n’aboutira qu’avec un document revu, corrigé, validé, renvoyé.

L’attestation comme solution

Une bonne solution consiste à opter pour l’attestation de service fait – un document qui précède la facture et la rend incontestable. Il s’agit tout simplement d’un bon jouant le rôle d’accord préalable pour facturation, qui peut spécifier une quantité (par exemple : deux journées de formation prodiguées par un consultant in situ) ou une valeur chiffrée (préférable, car plus précise). Derrière, le client ne peut plus chercher la petite bête.

Ce document est indifféremment appelé attestation de service fait, bon de livraison, relevé d’heures, procès-verbal de recette provisoire ou procès-verbal de recette sur du logiciel – en fonction du type de service rendu. Le but est toujours le même : déclencher une échéance de facturation qu’il est impossible de remettre en cause, à la manière des papiers opérationnels qui ont cours dans les marchés publics.

Vous l’aurez compris : en matière de facturation, tout se joue en amont. Depuis la conformité du document jusqu’au respect des conditions de règlement. Sans oublier d’assurer une bonne transmission, histoire d’éviter les excuses du type « je n’ai pas reçu votre facture » !

Un ERP moderne (comme Akuiteo) permet de réaliser toutes ces actions et d’envoyer la facture par tous les canaux – courrier, mail, mise à disposition sur extranet – afin d’être sûr que les différents valideurs en auront bien connaissance. Avec une facture comme celle-là, vos clients n’ont plus aucune raison de ne pas payer !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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