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L’affreuse histoire du traitement et de la facturation d’une commande

Gestion d'entreprise

traitement facturation commande logiciel

Le téléphone sonne. À l’autre bout du fil, un client a une mission à confier à votre entreprise. Un commercial l’écoute, identifie ses besoins et lui propose déjà un embryon de solution. Au cours de l’appel, votre collaborateur prend quelques notes à la volée sur un document Excel, anticipant le chiffrage de son devis… et c’est ainsi que commence le long chemin d’une commande, de sa naissance… à sa facturation ! Mais la suite de l’histoire est moins glorieuse.

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Chiffrage de la mission

Après avoir raccroché, le commercial vaque à ses occupations. Le projet reste dans un coin de sa tête – l’administratif n’est pas son fort… –, et il n’y revient que plusieurs jours plus tard, au moment de soumettre une proposition commerciale au client. De nombreux allers-retours ont lieu, le devis se transforme, les différentes moutures du document s’accumulent. Le client valide finalement l’une des versions du devis et passe officiellement commande.

Saisie, resaisie et re-resaisie de la commande

C’est là qu’intervient l’équipe de l’administration des ventes : l’assistant·e saisit la commande dans le système de gestion des ventes, composant avec les oublis et les ajouts intempestifs du commercial. La commande est ensuite resaisie dans deux systèmes supplémentaires : celui de planification et celui de suivi des temps des consultants. Autant de risques d’erreurs de saisie !

Une facturation rocambolesque

La mission effectuée, vient le moment de la facturer. L’ADV doit solliciter les chefs de projet et les consultants pour déterminer lesquelles de leurs tâches sont facturables ou non. La commande est saisie dans un quatrième système : celui de facturation.

On devine facilement la suite : certaines informations ne sont pas à jour voire erronées, des lignes sont manquantes... Le client réclame une version corrigée, et la crédibilité de l’entreprise en prend un coup au passage. La facture va et vient entre l’ADV et le client, et les deux perdent un temps précieux jusqu’à sa validation. Le bon de commande initial est corrigé en conséquence et, enfin, la facture est saisie dans le système de comptabilité – un cinquième logiciel !

Morale de cette histoire : trop de systèmes et trop de versions différentes font les affres de la commande. Pourquoi l’écarteler entre plusieurs outils quand elle pourrait se la couler douce dans un bon ERP ? Découvrez comment !

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Chef de produit - Akuiteo SAS
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