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Constituer une équipe projet ERP : 6 erreurs à éviter

Votre projet ERP, Déploiement ERP

6 erreurs à éviter pour constituer une équipe projet ERP

Pour choisir puis déployer une solution ERP, toute entreprise doit se mettre en mode projet, et constituer une « dream team » qui va mener à bien la mission en tant que maîtrise d’ouvrage. Si cette équipe est mal construite, le projet ERP peut aller droit à l’échec… Voici quelques-unes des erreurs à éviter pour décupler vos chances de réussite !

 
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1 – Ne pas nommer le projet ERP

En général, la mise en place d’un ERP accompagne un projet de transformation de l’entreprise. Un projet qui implique beaucoup de changements dans l’organisation, les processus de gestion et les rôles joués par tous ses collaborateurs. Il est alors important de donner un nom à ce projet, pour qu’il soit rapidement identifiable et que la communication interne soit facilitée. Le choix de ce nom doit être la première mission de l’équipe projet ERP

Comment s’y prendre ?

Tout changement impliquant de l’adhésion, mais aussi de la résistance, de la neutralité ou de l’inertie, le nom ne pourra pas être le nom du progiciel choisi. L’ERP n’est qu’un outil au service de votre transformation : le nom de votre projet doit être porteur de sens et de toute l’ambition associée à votre projet de transformation !

 


À lire : Quel visage donner à votre projet ERP ?

2 – Ne pas faire appel à un AMOA

Dans un projet ERP, les premiers risques d’échecs sont la faible disponibilité des référents, le manque d’expérience dans ce type de projet et la sous-estimation du besoin en conduite du changement... Se passer de l’assistance d’un professionnel externe pour la phase de sélection, puis pendant la phase de déploiement de la future solution, est donc une fausse bonne idée.

L’AMOA a l’expertise, le savoir-faire et la disponibilité pour assurer la conduite du changement, faire l’interprète entre les opérationnels « métier » et les « techniciens ». Il travaillera de concert avec la maîtrise d’œuvre (l’éditeur-intégrateur) pour garantir la livraison d’une solution conforme à vos besoins. Cela en fait une condition essentielle !


Pourquoi déléguer son analyse ERP à un AMOA ?

3 – Constituer une équipe sans représentant de la direction

Le directeur de projet doit être un membre de la direction. Il porte l’engagement de l’entreprise sur le projet. À ce titre, il préside le comité de pilotage du projet ERP. Il définit le périmètre et les objectifs de celui-ci. Il valide les arbitrages proposés par l’équipe projet, le planning de déploiement et le budget, mais aussi les plans d’actions et de prévoyance des risques du projet. Il assure le respect de son périmètre. Enfin, il porte le projet auprès des instances de direction.

Un projet ERP est très structurant pour l’entreprise et requiert beaucoup de changements. Il ne peut donc se faire sans une implication forte de la direction.

4 – Positionner un chef de projet ERP à temps partiel

Le chef de projet de l’équipe ERP est l’interlocuteur direct de l’éditeur-intégrateur (maîtrise d’œuvre). Il assure le pilotage dans son ensemble. Il doit notamment organiser et participer aux instances de management du projet, gérer les tâches de l’entreprise sur chaque phase du projet de déploiement du progiciel de gestion intégré. Il encadre et planifie le travail des équipes de l’entreprise concernant ce projet. Il évalue les risques et s’assure de la réalisation des actions de maîtrise. Il suit l’avancement des livrables et coordonne leur validation par les référents dans l’entreprise. Il suit la résolution des points ouverts par l’équipe ERP.

Enfin, le chef de projet prononce la fin de la recette de la solution pour permettre sa mise en production. Bref, vous l’aurez compris, jusqu’à la mise en production de la solution, il va être occupé à temps complet, tout au long du projet.

5 – Ne pas intégrer tous les référents fonctionnels de l’entreprise

Le logiciel ERP que vous allez déployer au cœur de votre système d’information va avoir un impact sur tous les services de l’entreprise. Il va peut-être même nécessiter – et re-nécessiter – une mise à jour de leurs processus de gestion et de leurs modes d’interaction. Chaque service a des besoins, des contraintes, des processus métier et des usages propres qu’il faut savoir inventorier et adresser. Mais tous les services dépendent les uns des autres et doivent collaborer ensemble de manière efficiente au sein d'un seul système de gestion centralisé.

Un projet ERP impose une vision systémique de la gestion d’entreprise. Certains collaborateurs, par leur fonction transverse, pourraient être érigés « représentants » pour vous éviter de mobiliser tous les référents métier de l’entreprise. C’est une erreur. D’abord parce que la personne omnisciente n’existe pas. Ensuite, parce que pour obtenir l’adhésion et l’implication de tous dans la réussite du projet, à long terme, il faut que tout le monde participe ! Une fois convaincus par l’outil et par la solution qu’il faudra mettre en place, ils se transformeront en ambassadeurs et favoriseront ainsi la réussite du projet.

6 – Être trop dépendant des consultants de l’éditeur-intégrateur

Toujours par manque de temps, la tentation est grande de demander à l’éditeur-intégrateur (maîtrise d’œuvre) et à ses consultants d’effectuer tout ou partie des travaux qui vous incombent : paramétrage du progiciel ERP, reprise des données, formation des utilisateurs finaux... Très mauvaise idée, car vous n’apprendrez pas, ainsi, à être autonomes sur le fonctionnement de votre système d’information. Vous ne maîtriserez ni le paramétrage réalisé ni la manière de le faire évoluer. 

Vous allez donc vite vous rendre dépendant de votre prestataire et perdre en réactivité après la mise en œuvre du déploiement initial. Économiquement, pour le coût du projet de déploiement initial et de l’accompagnement permanent, cela risque de peser lourd. L’équipe projet doit donc intégrer – au moins ! – les deux futurs administrateurs fonctionnels de la solution, qui doivent profiter du déploiement pour devenir les référents internes et servir d’interface entre votre entreprise et l’éditeur après la mise en production.

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place de logiciels de gestion dans une entreprise ? Rien ne vaut un retour d’expérience pour illustrer un tel projet. Découvrez, par exemple, le récit d’un DAF ayant vécu une transformation numérique réussie, ou le cas du déploiement Akuiteo chez l’éditeur DIMO Software !

 

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
Akuiteo

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