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Déléguer son analyse ERP à un AMOA, pour quoi faire ?

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déléguer son analyser ERP à un AMOA

Déployer un ERP, c’est rechercher un équilibre entre vos process actuels, les évolutions métiers et vos contraintes financières. Votre éditeur/intégrateur doit connaître vos besoins techniques et fonctionnels ; de votre côté, vous avez besoin de comprendre à quoi servira exactement votre enveloppe budgétaire. La solution pour concilier au mieux ces impératifs ? Se faire assister par une personne neutre, dotée d’une bonne connaissance du marché des ERP et capable de faire le lien entre votre entreprise et l’éditeur/intégrateur. Voici 4 bonnes raisons de déléguer votre analyse ERP à un AMOA professionnel.

1/ Une analyse approfondie et objective des process de l’entreprise

En vue du choix et du déploiement d’un ERP, le consultant AMOA recueille vos données métiers. Il fait le tour des bureaux et des services, collecte des informations, tâche de comprendre les besoins réels des équipes.

Il découvre les outils propres à chaque métier : la compta veut une solution qui couvre parfaitement son cadre réglementaire ; le service commercial a son intranet personnalisé ; la direction financière ne jure que par Excel. Certains services travaillent avec des solutions maison, développées en interne par la DSI ou en externe par un prestataire qui ne gère que la maintenance.

Cette phase d’analyse des process est indispensable. L’AMOA cherche à comprendre le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble pour apporter de l’homogénéité dans l’utilisation de la future solution ERP. Il s’interroge sur :

  • ce que votre entreprise souhaite industrialiser ;
  • quels services sont concernés ;
  • quels indicateurs de pilotage sont à privilégier.

À partir de là, il pourra établir un cahier des charges précis, fruit de son expertise croisée entre métier et SI. Il lui restera à faire passer le message auprès de votre direction pour que son opus soit validé et le déploiement lancé.

2/ L’AMOA ERP : un atout pour la conduite du changement

L’AMOA va aussi assurer la conduite du changement auprès de vos équipes. Car des foyers de résistance peuvent naître dans certains services, à l’occasion d’une évolution de process et/ou d’une perte de contrôle sur un indicateur.

Imaginez, par exemple, ce qu’il se passera au sein du service commercial, qui travaillait (ou pensait travailler) jusque-là en toute autonomie. La direction a besoin de chiffres en un temps record ? On ajoute ou on modifie l’indicateur ad hoc, mais on garde la maîtrise des outils.

Et voilà que l’AMOA vient expliquer que les choses vont évoluer. Qu’on va mettre en place un système permettant d’alimenter le système en données brutes de façon uniformisée, à date. Que les directions générale et financière pourront désormais extraire les indicateurs à tout moment, à leur convenance. Qu’elles auront ainsi une vision d’ensemble des projets, au fil de leur déroulement.

Bref, le service commercial ne sera plus maître de ses indicateurs et devra se contenter de la donnée initiale. Mais avant, il va peut-être essayer de défendre son territoire. Se battre bec et ongles contre l’outil en trouvant des raisons de le déprécier : pas suffisamment souple, pas assez productif...

À charge à l’AMOA de gérer cette délicate étape, après l'annonce de changement d'ERP en bonne et due forme. À lui d’expliquer que la valeur ajoutée des différents interlocuteurs métiers va évoluer dans le bon sens, en valorisant chaque collaborateur. Chacun pourra se focaliser sur son travail, être plus efficace, optimiser les coûts, et in fine favoriser le développement de l’activité, donc de l’entreprise. Des explications qui seront mieux perçues venant de l’AMOA, une personne neutre, plutôt que de la direction.


À lire aussi : Changement d’ERP – Entretien avec un consultant AMOA.

3/ Une aide à l’uniformisation des pratiques

L’uniformisation a du bon. Impliquant l’adoption d’une base clients unique, le déploiement de l’ERP va permettre à chacun de continuer à se focaliser sur ses tâches tout en évitant la dispersion des informations, qui seront centralisées dans l’outil et transmises automatiquement d’un service à l’autre.

Grâce à cette uniformisation, chacun aura une meilleure visibilité sur l’avenir immédiat. Plus besoin de réunions interminables pour estimer la charge de production à venir : le service disposera d’un planning prévisionnel des devis, des opportunités en cours de discussion, un plan de charge, etc. Le chef de service saura immédiatement s’il doit renforcer ses équipes ou se concentrer sur d’autres projets en attendant la fin des négociations et d’éventuelles signatures.

Or, pour être rendue possible, l’uniformisation nécessite une phase de dialogue. Les différents interlocuteurs doivent se parler. Une étape d’autant plus complexe à mettre en œuvre que les métiers ont tendance à se tirer dans les pattes au sein d’une même entreprise, ce qui pèse sur les échanges. Encore une fois, la position d’arbitre qui est celle de l’AMOA est précieuse pour faire le lien entre les services.

4/ Un expert pour vous accompagner lors du déploiement ERP

Chaque métier, service et collaborateur va trouver son intérêt dans le déploiement du nouvel ERP. Mais encore faut-il que la direction accepte d’investir dans la solution et... de déléguer. C’est là que le rôle d’accompagnement de l’AMOA peut faire des miracles.

Le coût interne de l’ERP

Au-delà de la licence et de la prestation fournie par l’éditeur, il y a surtout le coût interne du logiciel. Un ERP n’est pas un appareil électroménager qu’il suffit de brancher et d’allumer. C’est un outil vivant, évolutif. Il faut cerner les besoins des équipes, jauger les tâches qu’il est possible d’automatiser, sélectionner certaines fonctionnalités et en laisser peut-être d’autres de côté, définir quels changements pourraient peser sur tel ou tel métier, etc.

Une fois la solution ERP déployée, l’éditeur/intégrateur en confie la gestion à l’équipe projet ERP interne. Celle-ci va créer les utilisateurs, administrer leurs droits, alimenter le catalogue, ajouter des accès Analytics… Bref, elle va l’adapter aux besoins et process de l’entreprise.

Cette charge interne est lourde mais indispensable, et doit se faire en bonne entente avec la direction pour que le produit soit utilisé à 100 % de ses capacités. Car le déploiement de l’ERP implique une restructuration provisoire qu’il faut anticiper : préparer les référents, libérer les équipes de leur métier, faire appel à une aide externe si besoin, etc.

Savoir déléguer pour mieux implémenter

En outre, faute d’avoir un AMOA en guise de porte-parole, la direction est tentée de s’insinuer partout. D’être présente à toutes les réunions ; d’influencer les débats ; de réviser les propositions. Elle finit ainsi par établir un cahier des charges ne reflétant pas forcément les besoins des utilisateurs.

En somme, pour bien accompagner, l’AMOA doit savoir s’imposer. Il est là pour faire passer un message et pour convaincre. Vous devez le laisser recueillir les besoins et adapter ses bonnes pratiques à votre situation particulière, de sorte qu’il puisse arriver devant l’éditeur/intégrateur avec un cahier des charges cohérent, rationnel et optimisé pour votre entreprise.

L’AMOA est un véritable chef d'orchestre. Son unique but : faire en sorte, grâce à une position de neutralité, que l’intégration se déroule dans les meilleures conditions et profite à tous les métiers. Quitte à jouer les lanceurs d’alerte à l’occasion s’il identifie des points de blocage éventuels qui passeraient inaperçus aux yeux de la direction.

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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