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Comment le coût de fonctionnement de votre ERP vous a tué...

Les enjeux de l'ERP, Choisir un ERP

Coûts réels d'un ERP enquêteC’est l’histoire d’un crime. Un crime financier barbare. Un jour, vous quittez votre bureau le cœur battant à tout rompre : vous venez de découvrir le coût réel de votre logiciel de gestion ! Les calculs ne mentent pas : votre ERP devait pousser votre société vers les sommets, mais il est surtout un poids qui l’empêche de décoller. Après cette macabre découverte, vous avez tracé une seule phrase en lettres rouges sur le mur derrière l’accueil : « notre ERP nous a tuer ». Que s’est-il passé ? Comment expliquer ce crime ? Et comment faire régner la justice ? Menons l’enquête ensemble.

L’enquête : le calcul des coûts de fonctionnement de l’ERP

Relevons d’abord les indices sur les lieux du crime. Si les différents postes de dépenses associés aux coûts de fonctionnement de votre ERP ne semblent pas si nombreux au premier coup d’œil, il suffit de creuser un peu pour se rendre compte de l’ampleur du problème.

Les coûts concrets de l’ERP

Au départ, il y a les coûts liés aux matériels : l’achat ou la location des serveurs, les licences des bases de données, puis le budget pour leur maintenance. En substance, le coût de déploiement et d’entretien de l’ERP, pièce par pièce !

Puis, il y a les mises à jour... 
Ça, c’est le coup fatal : comme c’est le cas pour beaucoup d’entreprises, votre logiciel était ancien, installé sur place (ERP on premise), difficile à faire évoluer. Chaque opération d’upgrading était complexe, longue et coûteuse ! Il fallait lancer des tests de non-régression, faire des recettes lors d’une montée en version… un boulot colossal.

➤ Pour une grosse société, une mise à jour de cette envergure peut durer toute une année, avec une batterie de consultants sur place.
On se rend compte alors ( mais trop tard ! ) que le coût de la mise à jour représente 50 % de ce qu’aurait coûté un nouvel ERP en SaaS
.

 

Les coûts cachés liés à votre logiciel de gestion

Surtout, il y a la révélation d’un secret bien gardé : les coûts cachés, ceux que vous évaluez mal au début, mais qui finissent par vous poignarder dans le dos !

Par exemple : le temps passé à sélectionner un ERP :
Un investissement important pour les équipes impliquées dans le projet, et ce, avant même d’avoir signé le moindre contrat !

Ou encore le temps passé à l’administration de l’ERP  :
Cette administration peut être fonctionnelle, lorsqu’il s’agit de mener les chantiers avec les équipes métiers et de veiller au bon paramétrage de l’outil ; ou technique, lorsque les équipes informatiques vérifient les sauvegardes, effectuent des tests. Mais, dans tous les cas, ce temps doit être quantifié et intégré aux coûts globaux.

Tout aussi importantes mais plus dures à mesurer, ce sont les pertes de productivité dues à des fonctionnalités logicielles inadaptées ou incomplètes. C’est là que les calculs s’emballent...

➤ Mettons qu’un logiciel fasse perdre 5 minutes par jour à un utilisateur à cause d’un paramétrage mal réalisé ou d’une fonctionnalité trop généraliste :
Ce sont 19 heures par an (soit presque 3 jours de travail) qui partent en poussière.

Et si l’on étend ce calcul aux 1 000 utilisateurs du logiciel, ce sont cette fois plus de 2 700 jours qui sont perdus sur l’année ! Tout ça à cause d’un minuscule écueil qui rogne 5 minutes quotidiennes.

Les effets de levier sont énormes, les chiffres démesurés :
Dans les cas les plus extrêmes, le coût de fonctionnement de l’ERP peut représenter 1 % du CA de l’entreprise ! 

Comment une telle aberration est-elle possible ?

 

Le verdict :
Avec un ERP adapté, le crime n’aurait pas eu lieu !

Mais le crime aurait pu être évité ! Il aurait fallu, pour cela, considérer tous ces postes de dépenses, couche par couche, et se poser les bonnes questions :

  • Combien vous coûte l'ERP depuis sa mise en place, puis en moyenne chaque année ?
  • Est-ce acceptable ?
  • Si vous choisissiez d’évoluer vers une autre plateforme, mieux adaptée, pourriez-vous réduire les pertes de productivité ?
  • Ces économies pourraient-elles être reportées sur des activités facturables ?

Voici les deux heureux enseignements tirés de l’investigation :

1/ Les effets d’un changement de logiciel peuvent être positifs en termes d’économies réalisées comme en matière de productivité. 

L’exemple des 5 minutes perdues par jour est parlant :
Si votre consultant passe presque 3 jours par an à contourner un infime problème d’ERP, il ne fait pas que perdre ce temps, ce sont aussi près de 3 jours pour lesquels il n’aura pas pu facturer de prestation. Avec un ERP plus adapté, vous faites donc bien plus que réduire vos coûts : vous transformez vos pertes en gains.

2 / Les bienfaits s’en ressentent aussi au niveau des équipes financières.

D’abord, vous améliorez votre haut de bilan :
Si votre entreprise achète sa licence ERP, ces dépenses intègrent le poste « investissements » (CAPEX) mais, si elle opte pour un logiciel SaaS en location, les coûts intègrent alors le poste « exploitation » (OPEX).

En plus, vous ménagez votre trésorerie : pas besoin de faire un gros chèque à l’instant T pour l’amortir sur les cinq années suivantes, on s’abonne et on paie à intervalles réguliers (par exemple tous les trimestres), étalant ainsi les sorties de trésorerie. Voilà un argument qui devrait plaire aux DAF !

Si votre entreprise est touchée au cœur par plusieurs des postes de dépenses de fonctionnement d’ERP cités au fil de cette enquête, c’est qu’il est temps d’évaluer les avantages d’un changement de logiciel de gestion au profit d’un outil plus adapté à votre métier.

Faites vos calculs et ne laissez pas ce crime financier plus longtemps impuni ! 

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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