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Mise en place d’un ERP : comment convaincre votre comité de direction ?

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Présenter un projet ERP à votre comité de direction, ça se prépare ! Car, sans l’aval du CoDir, pas de progiciel. La première étape, c'est d'être au clair sur les raisons qui justifient la mise en place d’un (nouvel) outil. Distinguons deux situations. Dans la première, classique, il s’agit de faire gagner vos équipes en productivité. Dans la deuxième, vous devez réagir face à des événements plus particuliers : croissance externe, introduction en bourse, arrivée de nouveaux associés, etc. Dans les deux cas, comment convaincre votre comité de direction de se doter d’un logiciel de gestion ?

1. La situation classique : le nouvel ERP au secours de la productivité

De l’importance de raconter une histoire

Ce que l'on appelle « situation classique » amène la posture la plus simple : il vous faut raconter une histoire au CoDir pour qu’il se sente impliqué dans votre démarche, même s’il ne sera pas le principal utilisateur de l’ERP. Cette histoire doit s’appuyer sur les résultats d’une phase d’audit que vous aurez menée en interne auprès des différents services, permettant d’organiser la « défense » de votre projet.

L’objectif, en plus de démontrer très concrètement que les outils utilisés sont mal adaptés aux enjeux métiers (lenteur, manque de fiabilité, saisie complexe, fonctionnalités insuffisantes, etc.), est de susciter l’empathie du CoDir à l’égard des utilisateurs.

Un exemple ? Faites le récit du traitement d’une commande et de son parcours dans le système d'information. Déroulez le fil des erreurs et des pertes de temps auxquelles les équipes sont confrontées depuis le premier contact jusqu’à la facturation finale :
  • Multiples ressaisies (devis, commande, facture, planification…) ;
  • Interfaces coûteuses ;
  • Bugs ;
  • Erreurs humaines ;
  • Temps de création des reportings ;
  • Problèmes de communication entre les équipes, etc.
L’audit que vous aurez effectué vous permettra de décrire la situation actuelle en vous appuyant sur des éléments factuels et chiffrés. Combien de temps les collaborateurs passent-ils en moyenne sur des tâches sans valeur ajoutée ? Quelles pertes d’argent ces activités chronophages induisent-elles pour l'entreprise ? Bref, appuyez là où ça fait mal !

À la fin de votre démonstration, il est désormais clair pour vos interlocuteurs que la situation que vous venez de décrire ne peut plus durer. Mais comment la résoudre ? Voici venu le moment des préconisations.

Après le diagnostic, le traitement !

Présentez au CoDir un projet mature : vous savez déjà où vous voulez aller. Listez vos recommandations, toujours en les ancrant dans le concret. Vous devez notamment :
  1. Identifier les principaux enjeux pour chacun des services ;
  2. Évaluer les gains de temps et les étapes de reporting qui pourraient être automatisées voire supprimées ;
  3. Proposer un ordre de priorisation des tâches pour la mise en place d’un outil, en fonction des constats que vous aurez tirés des deux précédentes étapes ;
  4. Suggérer une liste d’utilisateurs finaux à mobiliser autour du projet ;
  5. Faire quelques suggestions de tableaux de bord qui répondraient aux besoins de collaborateurs.
Votre objectif ? Montrer qu'en optimisant certains de ses process, votre entreprise peut arrêter de perdre du temps (donc de l’argent) sur des tâches ingrates… et que ce temps gagné peut être réinjecté dans des activités à forte valeur ajoutée, voire facturables ! En somme, le R.O.I. doit être au centre de votre argumentaire.

Enfin, assurez-vous d’identifier en amont quelques pistes d’éditeurs de logiciel ERP compétents dans votre domaine. Votre CoDir doit constater que votre réflexion est déjà bien avancée, jusque dans le choix du prestataire : vous avez assisté à différentes démonstrations d’outils, vous connaissez des entreprises qui utilisent ces solutions et il ne reste plus qu’à… obtenir le feu vert. Lequel ne devrait être qu'une formalité après votre plaidoyer !


Votre CoDir est partant ? Voici 4 stratégies de déploiement d'un logiciel ERP.

2. Les situations particulières : transformations majeures de l’entreprise

La mise en place d’un ERP ne s’envisage pas seulement pour des questions d’optimisation de la gestion interne. Des contraintes externes ou des changements majeurs dans l’entreprise peuvent aussi inciter à l’adoption d’un nouvel outil. Quel argumentaire adopter face au CoDir ?

Croissance externe ou prise d’autonomie

Acquisition d’une nouvelle société, fusion, adossement, prise d’autonomie… autant de situations qui peuvent justifier la mise en place d’un ERP. La croissance externe d’une entreprise implique ainsi souvent d’équiper les nouveaux venus du même outil que celui utilisé par la société mère. Inversement, lors d’une prise d’autonomie, l’entreprise pourra vouloir développer son propre ERP. Enfin, l’arrivée de nouveaux associés, investisseurs ou actionnaires n’ira pas sans questionner les habitudes en place. Ces bouleversements font donc naître de nouveaux besoins, auxquels il est stratégique de répondre au plus vite. Votre argument ?

 Les investisseurs ne se contentent pas aujourd’hui de considérer le rapport qualité prix des produits, la marge réalisée sur chaque vente, la clientèle potentielle et la R&D. Ils s’intéressent également à l’organisation de l’entreprise et aux outils utilisés. Car mieux l’entreprise est outillée, plus son fonctionnement est fluide et plus elle est productive ! Un ERP adapté et bien implémenté contribue donc fortement à la valorisation du patrimoine de la société.

Introduction en bourse

Quand une entreprise est cotée en bourse, elle doit sortir a minima un reporting trimestriel. Marché et actionnaires sont suspendus à ces informations et le moindre manque de rigueur pourrait susciter leur méfiance, au risque de voir l'action dégringoler. Votre argument ?

 Avec son introduction en bourse, l’entreprise ne peut plus se permettre de passer plusieurs jours sur un reporting artisanal. Non seulement c’est une perte de temps, mais l’erreur humaine n’a pas sa place ici : vos prévisions et vos résultats doivent être irréprochables pour conserver la confiance des actionnaires. Un ERP adapté aux besoins de l’entreprise permet d’industrialiser la production de reportings, qui s’en retrouve accélérée, facilitée et standardisée. De quoi répondre aux exigences de l’entrée en bourse tout en minimisant le risque d’erreur.

Le secret pour convaincre votre CoDir de déployer un ERP ? Vous appuyer sur un audit, mettre en lumière l’inadaptation des outils utilisés, susciter l’empathie de vos interlocuteurs à l’égard des équipes et démontrer que l’entreprise a tout à gagner en adoptant un nouvel outil : économie d’argent et de temps, automatisation des tâches sans valeur ajoutée, valorisation de son patrimoine, etc. Saupoudrez le tout d’exemples chiffrés et parlants, proposez des solutions concrètes… et le tour est joué !   Découvrez ERP et DAF : Histoire d'une transformation numérique réussie
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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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