Pas question de déployer un ERP du jour au lendemain. Budget, planification, participants… Tout se prépare à l’avance. Son déploiement n’est pas n’importe quel projet : il touche toutes les strates de votre organisation et va vous demander un effort d’anticipation. Avez-vous pensé à tout ? Petit coup de pouce pour déployer votre ERP avec succès.
Construire son équipe projet
L’équipe qui assure la mise en place de l’ERP doit être pluridisciplinaire, opérationnelle et représentative des futurs utilisateurs : un représentant de chaque service de votre entreprise doit donc participer à son déploiement.
Pour garantir le bon déroulement de votre projet, vous devez déterminer un directeur de projet : le Directeur Administratif et Financier (DAF) ou le Directeur Général (DG) par exemple. Sans oublier de nommer le chef de projet : un contrôleur de gestion ou un collaborateur qui maîtrise les aspects techniques et fonctionnels de l’entreprise ou encore un consultant externe peut assurer ce rôle.
Si vous choisissez d’externaliser la gestion de votre projet, un responsable AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) en ESN sera la meilleure option.
Il couvrira l’ensemble (ou quelques parties) des phases de votre projet, de la définition des besoins jusqu'à la mise en production, en passant par l’aide au choix de la solution et les tests finaux. Heureusement, l’AMOA a une bonne connaissance du marché et peut vous aider à mener la conduite du changement dans l’entreprise.
Pour choisir votre consultant, différents critères sont à prendre en compte : l'aspect humain, (pour le travail en équipe) et l’expertise métier.
Établir la liste des must-have et nice-to-have
Avant le déploiement, vous devez trouver le meilleur parametrage pour votre ERP et définir le périmètre du projet.
Le meilleur outil : le cahier des charges. Il formalise clairement les processus à retrouver dans l’ERP et les besoins fonctionnels service par service, accompagnés d’exemples concrets. Et pour qu’il soit le plus fonctionnel et efficace possible, posez-vous les bonnes questions :
- Quels sont les points de souffrance que le nouveau système devra résoudre ?
- Quels outils sont nécessaires pour accompagner l’évolution de votre croissance ?
Vous pouvez (devez) aussi identifier deux ou trois KPI permettant de confirmer le succès de la mise en place de votre ERP. Limiter les factures impayées peut, par exemple, être un objectif à atteindre.
Un cahier des charges bien construit permettra à votre chef de projet de vous proposer des solutions de gestion en adéquation avec vos besoins et de vous aider à choisir une solution ERP selon vos critères les plus importants.
Mais attention, ne passez pas (ne perdez pas) trop de temps dans l’élaboration de ce document : c’est une aide, pas une priorité. Pour vous aider, voici quelques erreurs à éviter.
Choisir sa stratégie de déploiement
Par lot (en vous basant sur les thèmes fonctionnels du projet), tout en même temps ou encore en vous reposant sur des filiales… vous devez déterminer votre stratégie de déploiement avant de vous lancer.
La pertinence de votre choix se fera en fonction de votre organisation générale et de votre SI.
Préparer la reprise des données
Dans un projet de déploiement ERP, la reprise des données est l’étape la plus critique. Son but est de conserver la qualité des données tout en les répartissant correctement dans la base de données de votre nouvel outil. Tout l’enjeu est de fournir à votre ERP le nécessaire pour qu’il puisse tourner sur de bonnes fondations. Si vous ne tardez pas à vous lancer, la reprise de données peut vous faire gagner du temps, puis de l’agilité dans le déploiement.
Ce processus de nettoyage, de tri et de consolidation de vos données d’entreprise est donc à faire en amont du déploiement. Pensez aussi à faire le point sur les données concernées par les projets, les formats d’import, les sources, et à établir votre stratégie de reprise de données.
Couvrez ces points avec beaucoup de sérieux : vous pourrez sans problème créer une base solide et lancer votre projet efficacement. Dernier point avant de démarrer votre projet d’installation d’ERP : réfléchissez au choix de votre prestataire. Besoin d’aide ? On vous guide.
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À propos de l'auteur :
Par Jérémie Terol
Directeur Marketing - Akuiteo SAS
