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Contrat ERP : 3 points essentiels à discuter

Choisir un ERP, Votre projet ERP

contrat erp contractualisation éditeur logiciel de gestionVous avez arrêté votre choix sur un ERP et vous voilà assis devant le contrat qui fixera la structure juridique de votre projet... pour le meilleur et pour le pire. Comment s’assurer que ce contrat est adapté à votre projet d’entreprise, à ses spécificités, ses contraintes et ses éventuelles évolutions ? Voici trois éléments à surveiller lors de la contractualisation du choix d’un nouvel ERP.

1) Un contrat ERP unique, explicite et évolutif

Terminé, le duo licence + prestation de service ! Finis, le double contrat et tous les imbroglios qui l’accompagnent ! Avec les ERP modernes, les entreprises signent un contrat unique avec l’éditeur du logiciel ou avec son intégrateur.

Ça va de soi, ce document doit reprendre les éléments de base composant tout contrat, tels que les conditions de paiement et de facturation. Assurez-vous toutefois qu’y soient bien distingués les éléments :

  • forfaitaires ;
  • récurrents ;
  • en régie (donc potentiellement variables) ;
  • les frais de déplacement, etc.

Gardez également en tête que vous signez ce contrat à un instant t, donc à un point bien particulier de l’histoire de l’entreprise. Si elle grandit, si le volume de données et le nombre d’utilisateurs changent, si le temps de maintenance est décuplé… quelle souplesse offre votre contrat ? Et, en cas de rachat de votre société, est-il cessible ?

Croissance de l’effectif, nouvelles filiales et nouveaux besoins doivent donc faire partie de votre réflexion : vous choisissez un ERP répondant à vos attentes présentes, bien sûr, mais vous vous engagez aussi pour le futur.

2) Ce à quoi s’engage (ou pas) le prestataire de votre ERP

Lorsqu’il s’agit de développer un outil sur-mesure, votre contrat ou les annexes auxquelles il se réfère vont préciser tout ce que le logiciel doit être capable de faire. Votre prestataire aura alors l’obligation de développer conformément à ces spécifications : on parle d’obligation de résultat.

A contrario, lors de l’achat ou de la location d’un logiciel de gestion pré-existant, c’est-à-dire développé avant la contractualisation avec votre entreprise, le prestataire s’engage cette fois sur les moyens. Il est tenu de tout mettre en œuvre pour satisfaire votre besoin exprimé mais il n’est pas juridiquement tenu d’atteindre le résultat que vous vous êtes fixé.

Pourquoi ? Tout simplement parce que vous faites l’acquisition d’un produit fini qui a été conçu pour un certain nombre de fonctionnalités et qui n’a pas été pensé seulement pour vous.

Qui plus est, ce type de progiciel est généralement très paramétrable : il peut donc se comporter de centaines de façons différentes selon les choix que vous ferez. Les résultats obtenus dépendent donc bien moins de votre prestataire... que de votre entreprise elle-même (reprise des données, bonne utilisation du logiciel par les collaborateurs, etc.) !

Votre prestataire s’engage donc, en quelque sorte, à vous fournir les moyens de produire des résultats. Alors exigez de votre ERP ce qu’il est en capacité de vous fournir… et pas la lune !

3) La clause de réversibilité

La réversibilité est l’un des enjeux fondamentaux des contrats informatiques, et en particulier du contrat ERP. Cette clause vous garantit la possibilité de reprendre le contrôle de vos données si vous venez à résilier votre abonnement au logiciel de gestion.

L’existence juridique de cette clause découle directement de l’essor des outils SaaS. Le prestataire n’a qu’un geste à faire pour couper l’accès dès que la résiliation est effective, aussi facilement qu’on éteint la lumière dans une pièce. Et alors, quid de vos données ?

Vérifiez bien les conditions d’application de cette clause obligatoire : serez-vous en mesure de récupérer toutes vos données en fin de relation ? sous quelle forme ? de façon autonome ou en étant accompagné ? gratuitement ou moyennant finance ?

À condition qu’elle soit bien anticipée, la contractualisation de votre choix d’ERP n’est pas une étape si compliquée (surtout au regard de ce qui vous attend au moment du déploiement de votre nouveau logiciel de gestion). Prêtez une attention particulière à ces trois points et vous pourrez signer en toute sérénité !

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Chef de produit - Akuiteo SAS
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