Un nouvel ERP vient d’être déployé dans votre entreprise. Les utilisateurs ont suivi une formation de quelques heures et ont à leur disposition une documentation ultra-complète. Vous allez enfin pouvoir souffler : your job here is done… ou c’est ce que vous croyez ! Trois réalités pourraient bien nuire à la bonne utilisation de l’outil et au fonctionnement de votre entreprise.
1/ La formation des nouveaux collaborateurs à l'ERP
La période de formation est terminée. Mais alors, qui forme les nouveaux arrivés ? Ce sont bien souvent les anciens ! Et, parce qu’ils n’ont pas de feuille de route, ils vont avoir tendance à transmettre en bonus leurs mauvaises habitudes, leurs négligences, leurs approximations…
À chaque formation d’un utilisateur supplémentaire, d’autres étourderies apparaîtront et les petites erreurs s’accumuleront. La formation qu’aura reçue une personne deux ans après le déploiement de l’ERP n’aura plus rien à voir avec la formation initiale !
2/ Les raccourcis naturels
Et, même quand les utilisateurs ont reçu une formation claire et complète, ils auront tendance au fil du temps à faire des raccourcis, à contourner un process qui avait un sens au début mais l’a perdu avec la pratique, à sauter une étape ou l’autre parce qu’ils ne la comprennent pas ou ne savent plus comment s’y prendre.
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Parce que personne n’est là pour répondre à leurs questions à part un gros manuel en train de dormir dans un tiroir ou dans un sous-dossier de leur ordinateur, leur utilisation et celle des gens qu’ils forment finiront par être très éloignées de ce qui leur avait été enseigné initialement.
3/ L’évolution des besoins de l'entreprise
Une entreprise est un organisme vivant : ses processus, ses façons de travailler et l’utilisation de ses logiciels évoluent. Une formation ne peut donc pas être la même cinq ans après le déploiement d’un ERP : elle doit s’adapter elle aussi aux changements des modes de travail de l’entreprise et aux nouveaux usages et fonctionnalités du logiciel, sans pour autant tomber dans l'engrenage des développements spécifiques de l'ERP à l'infini.
Déployer un ERP flambant neuf sans s’assurer régulièrement que les utilisateurs n’adoptent pas de mauvaises habitudes, c’est un peu comme se mettre au volant d’une voiture en ayant pris une seule leçon de conduite sur un parking : on restera bloqué en première ou, pire, on ira droit dans le mur. La solution : faire des piqûres de rappel. On vous explique tout dans notre article sur l'importance d’une formation continue à l’ERP. Et vous, avez-vous identifié d’autres dérives lors de l’utilisation du logiciel de gestion de votre entreprise ?
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
