<img src="http://trker1.azalead.com/azalead_tracker/piwik.php?idsite=855&amp;rec=1" style="border:0" alt="">

Vous êtes AMOA, Consultant Aide au Choix pour un client ou Chef de Projet Interne ?
Vous recherchez un ERP métier pour une société de services ?
Akuiteo vous aide à choisir un ERP en 6 étapes !

Rappel 
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

La définition d’un ERP

Le terme ERP est l’acronyme de « Enterprise Resource Planning », ce que l’on traduirait littéralement par « Planification des ressources de l’entreprise ». En bon français, en revanche, on a pu utiliser la notion de « progiciel de gestion intégré » (PGI), qui est aujourd’hui tombée en désuétude. Plus concrètement, un ERP est un logiciel de gestion d’entreprise qui centralise les données essentielles au bon fonctionnement d’une société.

Un ERP peut être généraliste ou verticalisé : un ERP généraliste est conçu pour couvrir de nombreux secteurs d’activité ; à l’inverse, un ERP verticalisé est un ERP qui a été pensé pour les besoins métier d’un secteur d’activité en particulier.

Logiciel ERP : quelques fondamentaux

  • Un ERP est développé par un éditeur, une société qui conçoit, réalise et maintient le logiciel de gestion. C’est ensuite l’intégrateur qui est chargé de la mise en place de l’ERP chez le client qui va l’utiliser. Il est aussi possible qu’une entreprise prenne en charge les deux missions : on parle alors d’éditeur-intégrateur.

  • Un ERP est composé de modules, des domaines fonctionnels qui représentent les possibilités offertes par le logiciel de gestion. Il peut par exemple s’agir de la gestion de la comptabilité, de la gestion des commandes ou des stocks, de la gestion de production… Le nombre de modules présents dans un ERP peut varier en fonction des besoins des utilisateurs, et évoluer au fil du déploiement.

  • Une entreprise qui souhaite s’équiper d’un ERP attend un certain nombre de fonctionnalités permettant de répondre à des besoins définis. On parle alors de périmètre fonctionnel, et de couverture fonctionnelle pour désigner l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans un ERP, par rapport à celles que l’entreprise et ses utilisateurs attendent. La pertinence d’un ERP est calculée grâce au taux de couverture fonctionnelle, soit le nombre de fonctionnalités proposées par le logiciel de gestion divisé par le nombre de fonctionnalités attendues.

Les besoins auxquels peut répondre un logiciel ERP

Un logiciel ERP permet de rassembler et de piloter ses processus opérationnels et économiques via une seule plateforme, qui peut prendre en charge de nombreuses fonctions de gestion : commandes, facturation, comptabilité, contrôle des stocks, RH… C’est pourquoi l’ERP, qui répond aux défis de la gestion d’entreprise, est souvent considéré comme la colonne vertébrale des sociétés. Plus précisément, les avantages de l’ERP dépendent du type d’activité exercée.

  • Une entreprise rassemble de nombreux métiers, aux missions variées, sources de données multiples ? L’ERP permet de tout centraliser, d’y voir plus clair et de prendre les décision adaptées.

  • Une entreprise doit mesurer la rentabilité d’un produit ou d’un service ? En facilitant l’analyse des chiffres d’un projet, des missions réalisées par tel collaborateur ou telle collaboratrice, un ERP s’avère être un vrai support pour les décisions stratégiques.

  • Une entreprise travaille avec de nombreux acteurs, comme un bureau d’études ? Un ERP aide à assurer la facturation de façon optimale.

Une entreprise souhaite savoir comment sont occupées ses équipes, quelle est la charge de travail de chacun, pour gagner en visibilité sur le pilotage opérationnel ? Ou encore mieux maîtriser vos engagements forfaitaires ?

Le logiciel de gestion est là pour ça !

Rappel 
Quels sont les différents types de logiciels ERP ?

L’ERP n’a pas qu’une corde à son arc. Les éditeurs de logiciels de gestion se sont adaptés aux différents besoins des entreprises : il en existe aujourd’hui toute une panoplie.

Les divers logiciels de gestion...

Les types d’ERP qui composent le marché sont principalement répartis en fonction de secteurs d’activité. En voici un aperçu !

  • Les sociétés industrielles rencontrent des problématiques liées à l’approvisionnement, à la fabrication, à la chaîne de production, à la gestion des stocks… Afin qu’elles puissent gérer toutes les contraintes liées à leurs métiers et à la chaîne industrielle, l’ERP pour l’industrie est né.

  • De la même manière, les entreprises du bâtiment et des travaux publics se doivent d’assurer productivité et rentabilité avec des exigences et des problématiques spécifiques : études, planning, gestion achats et stocks des matériels et matériaux, suivi de l’avancée… L’ERP pour le BTP est là pour les aider à ne laisser aucune donnée de côté.

  • Les sociétés de transport ont, quant à elles, une logistique impliquant un certain nombre d’activités, des réglementations multiples, des flux divers et différents sites. Les ERP de gestion de transports et les ERP avec module de Supply Chain Management, ou SCM, leur permettent d’assurer la performance.

… et l’ERP par affaire

Les entreprises qui fournissent des prestations intellectuelles autour de la réalisation de projets ne fonctionnent pas comme celles qui ont la production de produits finis ou la logistique pour cœur de métier. Leurs missions, généralement cadrées dans le temps, impliquent un certain nombre de collaborateurs, travaillant pour différents clients. Un tel fonctionnement nécessite de mettre en place un suivi d’affaires (planning, facturation client, notes de frais, éventuels achats, etc.), qui est au centre de l’approche intégrée en gestion de projet. Cela comprend la gestion à l’affaire et ses différentes phases, le contrôle des temps passés sur chaque projet, l’organisation des données par axe analytique, la gestion de la comptabilité et de la facturation, un suivi prévisionnel par tâches…

Les sociétés comme les bureaux d’études, les cabinets de conseil, les agences d’architectures et les éditeurs de logiciels doivent ainsi se munir d’un logiciel ERP spécialisé dans la gestion à l’affaire, ou ERP de gestion par affaires. Cet outil, qui peut être verticalisé et parfaitement s’adapter à des besoins métier très spécifiques, est indispensable pour assurer le maintien et le développement de leur activité. Reste à savoir comment trouver le bon ERP en se posant les bonnes questions !

Quels sont les critères de sélection d’un logiciel ERP ?

Trouver un logiciel ERP ne se fait pas en un claquement de doigt. Pour faire le meilleur choix – autrement dit, être sûr que l’entreprise y gagne du temps et ne pas avoir à récidiver quelques années plus tard –, mieux vaut prendre le temps de questionner les besoins en vue d’adopter l’outil de gestion idéal. Pour cela, il est essentiel de déterminer des critères de sélection, ce qui passe par plusieurs étapes.

  • Réalisez un audit : quelles sont les problématiques actuelles de l’entreprise et du Top Management ? Quels sont les besoins des collaborateurs qui seront impactés par le choix d’un nouveau logiciel de gestion (l’équipe ADV, par exemple) ?

  • Posez-vous la question d’un logiciel spécialisé. Existe-t-il des logiciels adaptés à votre métier ? Si c’est le cas, il peut être pertinent de vous orienter directement vers les logiciels spécialisés, qui auront l’avantage de répondre à tous les besoins définis – les éditeurs connaissent le quotidien des entreprises du secteur sur le bout des doigts ! Le choix sera ainsi restreint, ce qui vous fera gagner du temps.

  • Distinguez les « must-have » des « nice-to-have » : ne confondez pas les fonctionnalités indispensables, qui doivent demeurer prioritaires, et les fonctionnalités « bonus », qui doivent rester secondaires. Prenez donc le temps de poser les besoins clairement en les hiérarchisant.

Enfin, n’essayez pas de trouver les meilleurs logiciels de gestion répondant à TOUS ces critères : vous risquez d’y perdre une fonctionnalité indispensable. Tournez-vous plutôt vers l’ERP qui répond à la majorité des must-have. Votre priorité, c’est que ce nouvel outil réponde au maximum aux besoins des équipes (pour cela, observez-les !), et au plus grand nombre de problématiques rencontrées par l’entreprise en matière de gestion !

Comment sourcer et sélectionner les éditeurs d’ERP ?

Vous avez mis vos idées au clair, écrit noir sur blanc tous les besoins auxquels fait face l’entreprise et les futurs utilisateurs de l’ERP ? Vous avez listé toutes les fonctionnalités recherchées et vos critères de sélection ? Il est temps que tout cela se concrétise avec un sourcing efficace menant à une présélection des éditeurs d’ERP susceptibles de convenir !

Comment réaliser un sourcing d’ERP efficace ?

Se renseigner auprès de ses pairs

Certaines entreprises actives dans le même secteur d’activité et partageant des problématiques similaires sont peut-être déjà équipées de l’outil qui conviendra le mieux. N’hésitez donc pas à vous renseigner auprès de votre réseau en demandant à d’autres sociétés le logiciel de gestion qu’elles utilisent, et ce qu’elles en retirent. Peut-être pouvez-vous également vous tourner vers les concurrents les plus amicaux : ils peuvent avoir de précieuses informations à vous fournir !

Chercher un ERP sur Internet

Commencez par regarder ce que propose votre ami Google. Pour cela, n’hésitez pas à user de mots-clés précis. Par exemple ? « ERP pour une société d’audit et de conseil » si l’entreprise évolue dans ce secteur d’activité. Si les résultats ne sont pas concluants, élargissez votre recherche avec les termes « ERP audit ». Avec le nombre d’informations présentes en ligne, vous devriez ainsi obtenir des sources d’inspiration, et trouver des noms de logiciels de gestion susceptibles de répondre aux besoins. Vous y trouverez peut-être même des retours d’expériences qui vous permettront de présélectionner ou d’éliminer certaines solutions.

Utiliser les comparateurs en ligne

Encore et toujours sur Internet, des comparateurs en ligne peuvent vous être d’une grande aide : Celge.fr ou Appvizer.fr font partie de ces sites recensant les logiciels disponibles pour les entreprises, les comparant en fonction de la taille et du métier de l’entreprise. Ce sont des outils pratiques et faciles d’utilisation pour se faire une première idée des ERP qui s’offrent à vous !

Une fois ces différentes démarches effectuées, vous pourrez sélectionner quelques solutions. Reste à prendre contact avec les éditeurs, ou éditeurs-intégrateurs, en personne. Il est donc temps de réaliser le cahier des charges ERP !

Pourquoi et comment préparer un cahier des charges ERP ?

Afin que les éditeurs puissent avoir une vision claire du projet ERP, ou que vous puissiez leur lancer un appel d’offres, vous devez les consulter avec un document complet, listant problématiques, besoins et attentes. C’est là que la rédaction d’un cahier des charges ERP prend tout son sens. Pour le préparer et en faire un document efficace, vous devez mobiliser les équipes, faire un bilan global et entamer une réflexion sur l’optimisation des process. Ce cahier des charges sera une véritable synthèse de votre projet ERP. Il s’agit d’une étape cruciale, d’autant plus que certaines erreurs peuvent peser lourd dans la balance. Pas question de la négliger, mais veillez tout de même à ne pas y perdre trop de temps !

Découvrez un des outils utilisé au quotidien par nos équipes pour répondre aux  cahiers des charges fonctionnels de nos clients !  Affinez et précisez votre projet pour choisir l'ERP qui remplira au mieux vos  exigences! Téléchargez maintenant !

Pourquoi et comment soumettre votre short list d’ERP à un jeu d’essai ?

Grâce à votre présélection, vous avez désormais une short list d’ERP répondant à bon nombre des besoins essentiels, ainsi qu’un cahier des charges soigneusement rédigé. Il est temps de confronter ces prétendants, éditeurs ou éditeurs-intégrateurs, à la réalité du projet ERP.

Un jeu d’essai ERP, qu’est-ce que c’est ?

Un jeu d’essai, ou POC pour « proof of concept », consiste à fournir à l’éditeur d’un logiciel un scénario opérationnel qui lui permettra de vous prouver l’adéquation entre vos besoins et l’ERP. Une simple démonstration généraliste ne suffit pas : vous devez pouvoir vous projeter, avec un exemple réaliste et concret qui vous permettra de faire le bon choix.

Comparez les éditeurs d’ERP sur un même niveau

Afin de pouvoir vous faire une vraie idée de ce que vaut chaque éditeur d’ERP composant votre short list, proposez à chacun le même scénario. Vous aurez ainsi un référentiel commun pour évaluer chaque solution. Impliquez dirigeants, RAF, DAF ou encore ADV pour que chacun puisse y aller de ses problématiques, et que le jeu d’essai soit le plus concluant possible. Les beaux discours des commerciaux, c’est terminé : une démonstration personnalisée constitue la seule et unique preuve que l’ERP peut répondre aux besoins… ou qu’un autre y répond mieux.

Mobilisez les futurs utilisateurs de l’ERP

Les futurs utilisateurs de l’ERP sont souvent laissés de côté au profit des managers et de la direction lors des étapes précédant le choix. Pourtant, ce sont eux qui seront amenés à l’utiliser au quotidien : sollicitez-les, cela permettra au projet dont vous leur parlez de se concrétiser. Ils pourront vous aider à analyser les résultats de la preuve de concept, y voir des points bloquants et éviter des déconvenues une fois l’éditeur choisi et le logiciel de gestion déployé. Au passage, vous anticiperez la conduite du changement : en participant au choix de l’outil, leur adhésion au projet et l’adoption de l’ERP sera facilitée. Quand on a participé au choix d’un logiciel de gestion, déplorer la décision finale s’avère plus compliqué !

En outre, les utilisateurs seront tous armés de leur propre regard. Un DAF junior n’aura pas la même analyse qu’un dirigeant de longue date. Les compétences et les besoins de chacun seront ainsi associés pour vous aider à faire le meilleur choix. Intuitivité, fonctionnalités ou encore ergonomie, cette mobilisation générale (ou presque) vous permettra de passer au crible tout ce qui résulte du jeu d’essai ! Votre but ultime n’est autre que de satisfaire le plus grand nombre d’utilisateurs pour décupler vos chances de gagner en efficacité !

Ne restez pas focalisé sur vos grilles de notation

Afin d’évaluer avec précision les résultats de votre jeu d’essai, vous devez créer des grilles d’évaluation comprenant chacun des critères attendus. Ces données récoltées pourront ensuite être réparties dans un seul tableau comparatif, qui vous permettra d’y voir clair. Une solution sort du lot ? Ne vous précipitez pas : un ERP ne se choisit pas seulement avec des chiffres.

Pour prendre la meilleure décision, l’humain est au centre : quel plaisir les collaborateurs vont-ils prendre à utiliser telle ou telle solution ? N’oubliez pas que les éditeurs-intégrateurs sont aussi des personnes, comme vous : de quelle qualité sont les premiers échanges ? Comment la future relation semble se dessiner ? L’entreprise et les éditeurs partagent-ils une vision commune ? Cet aspect du projet ERP ne peut être négligé, et doit vous permettre de prendre une décision éclairée. Le meilleur ERP, c’est celui qui répondra aux besoins, mais aussi celui avec lequel tous les utilisateurs auront vraiment envie de travailler !

Comment choisir le meilleur ERP ?

Vous arrivez au terme de votre recherche de l’ERP idéal. Il est temps de prendre la décision finale avant que l’entreprise puisse envisager le déploiement du logiciel de gestion. Si le sentiment de soulagement est déjà présent, attention à ne pas confondre vitesse et précipitation : cela pourrait vous pousser à faire un mauvais choix – ce qui est impensable après tout ce travail de recherche, nous sommes d’accord !

Avant de donner une réponse à un éditeur tiré de votre short list, voici donc tout ce qu’il faut encore avoir en tête pour prendre la meilleure décision.

  • Les futurs utilisateurs de l’ERP :
    si nous l’avons déjà évoqué, il est toujours bon de le rappeler. La mise en place d’une nouvelle solution de gestion va impacter toute l’entreprise, donc de nombreux collaborateurs avec des attentes particulières. Vous devez le prendre en compte, car ces futurs utilisateurs – du consultant au contrôleur de gestion, en passant par le top management, et ce, quelle que soit la fréquence d’usage – auront besoin d’interfaces différentes. Pensez donc souplesse, adaptabilité et confort d’utilisation pour tous !

  • Les avantages de l’ERP métier, ou ERP spécialisé.
    Si l’option de l’ERP généraliste peut être rassurante, l’outil ne couvrira peut-être pas toute votre activité et l’intégrateur pourrait bien vous proposer du développement spécifique – ce qui rime avec développement, maintenance et mises à jour complexes (et coûteuses). Au contraire, un ERP métier vous sera proposé par un expert du secteur : son évolution, qui ne sera pas propre à l’entreprise concernée, sera optimisée et simplifiée. Pesez bien les avantages et les inconvénients de chaque solution.

  • L’agilité de l’éditeur.
    Le logiciel doit pouvoir évoluer en fonction des réglementations, du marché, de vos besoins. L’éditeur doit donc développer régulièrement de nouvelles fonctionnalités, être en mesure de répondre à de nouvelles problématiques identifiées suite au déploiement… Cette flexibilité sera la garantie d’un bon usage de l’ERP de la part des utilisateurs, qui ont besoin d’être accompagnés et guidés, et d’une bonne réactivité !

  • Le mode de commercialisation du logiciel de gestion peut également changer la donne.
    Est-il en on premise ou en SaaS ?

    Quand l’un est un achat qui permet d’héberger l’outil mais contraint en matière de maintenance, l’autre est un abonnement, un droit d’utilisation qui permet d’avoir une solution « tout inclus ». Pensez alors culture d’entreprise, tarifs et trésorerie : le bon choix dépend avant tout de l’usage de l’ERP !

  • Les coûts cachés de l’ERP !
    Il faut absolument voir plus loin que l’achat d’un outil ou d’une licence d’utilisation : le temps passé dans l’administration fonctionnelle ou technique de l’ERP, les pertes de productivité liées à l’outil… Pour éviter la mauvaise surprise, demandez-vous combien devrait coûter chaque solution et quel serait son impact sur les activités facturables. S’il ne s’agit que d’évaluations, elles peuvent faire la différence !

Vous souhaitez approfondir un sujet ?

Trouvez la réponse sur le Mag Akuiteo !