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L'onboarding collaborateur, un processus clé de l'expérience en entreprise

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L'onboarding et l'expérience collaborateur vus par Akuiteo

Exit le « cycle de vie de l’employé », bonjour l’expérience collaborateur ! Né de l’expérience client, le concept recouvre l’ensemble des interactions entre le collaborateur et son entreprise, depuis son recrutement jusqu’à son départ. Pour les ressources humaines, il s’agit d’un nouvel enjeu qui passe notamment par un processus d’intégration, ou onboarding, optimisé. Nous décryptons le sujet avec Catherine Prêtre, responsable sociale et comptable d’Akuiteo !

L’onboarding collaborateur, qu’est-ce que c’est ?

Une étape clé de l’expérience collaborateur

Si une bonne expérience collaborateur passe notamment par le recrutement et se consolide par le suivi des salariés sur le long terme, l’onboarding fait figure d’étape cruciale. Il y a quelques années encore, c’était au collaborateur de profiter de ces premiers points de contact pour faire bonne impression… mais la donne a changé : aujourd’hui, l’entreprise doit faire tout son possible pour que le processus d’intégration satisfasse la nouvelle recrue.

Les chiffres sont formels : une intégration ratée peut avoir des conséquences à la fois sur le salarié et sur l’entreprise, puisque 20 % des contrats à durée indéterminée (CDI) sont rompus pendant la période d’essai (2). Un pourcentage qui s’explique par des erreurs de recrutement, certes, mais aussi par des manquements dans le processus d’intégration. À l’inverse, un salarié bien intégré comprend mieux les codes et la raison d’être de l’entreprise, témoigne d’un engagement plus fort, et travaille plus efficacement.

Processus RH et lien social, les deux piliers de l’onboarding

Si l’onboarding a tant d’importance dans l’expérience collaborateur, c’est qu’il représente deux piliers complémentaires.

  • Les processus RH, d’ordre administratif ou technique, avec l’accueil des nouveaux collaborateurs, la prise en main du poste de travail et des missions, les formations liées au métier.
  • L’aspect relationnel, le lien social qui s’établit entre l’entreprise, ses représentants et le collaborateur : invitation à déjeuner le premier jour, présentation aux collègues, visite des locaux, retours d’expériences, etc. Le collaborateur doit prendre en main ses tâches, mais également se sentir à l’aise dans son nouvel environnement de travail.

Ces deux aspects sont essentiels à la mise en place d’un processus d’onboarding cohérent et efficace. Piloté par la fonction RH, il suppose de prendre à bras-le-corps l’intégration du collaborateur dans l’équipe et son installation à son poste. C’est, en quelque sorte, une forme de « marketing interne » ayant pour objectif la satisfaction des collaborateurs. Pour se faire une idée plus précise de cette étape clé, rien de tel qu’un peu de concret…


À lire : Florian Girard vous raconte sa vie de consultant chez Akuiteo !

L’onboarding collaborateur vu par Akuiteo : l’interview

Responsable sociale et comptable chez Akuiteo, Catherine Prêtre détaille pour vous le processus d’onboarding mis en place dans l’entreprise. Un processus destiné à favoriser l’accueil des nouveaux collaborateurs, et à veiller à ce que leur intégration se déroule sans heurt.

Quel est votre rôle au sein d’Akuiteo ?

Je suis en charge des ressources humaines, de la comptabilité et de la gestion administrative du personnel, en relation avec le DAF. Dans ce cadre, je m’occupe également de l’intégration des collaborateurs dans l’entreprise. Nous avons mis en place un processus d’onboarding qui est le fruit d’un long travail de réflexion, afin d’accueillir nos nouveaux talents dans des conditions optimales.

Pourquoi avoir lancé cette réflexion autour de l’onboarding ?

Pour répondre à un défi de taille : la croissance rapide de l’entreprise. Depuis 2018, Akuiteo a accueilli 18 collaborateurs ! Il nous fallait un processus d’intégration adapté.

À l’origine, chaque service menait sa barque de son côté. Nous avons travaillé à uniformiser ces processus hétérogènes pour bâtir une politique unique d’onboarding, un cheminement commun à tous les acteurs de l’entreprise. Seuls les consultants se distinguent par un rituel appelé « Qui est-ce ? », une présentation du nouveau collaborateur devant ses collègues. Mais ce rite de passage n’est pas une obligation, et chacun est libre de le faire s’il le souhaite !

Comment se déroule le processus d’onboarding chez Akuiteo ?

Notre processus d’onboarding se déroule en trois temps : préparation, intégration, suivi.

La première étape consiste à organiser l’arrivée du nouveau collaborateur, en amont. Un parrain ou une marraine est chargé(e) de l’accueillir et de l’accompagner dans ses premiers pas. L’idée, c’est de tisser un lien informel, moins strict que s’il s’agissait d’un manager. Nous établissons aussi un planning de formation sur 3 semaines. De son côté, le futur collaborateur reçoit une courte vidéo explicative, sorte de « mode d’emploi Akuiteo », qui montre comme les choses se passent dans l’entreprise : horaires de travail, code vestimentaire – surtout pas de costume / cravate ! –, tutoiement, rôle du parrain / de la marraine, guide du premier jour (passage par les RH, présentation, prise de poste), etc. En bref, tout ce qu’il faut pour éviter le stress de l’arrivée, mieux connaître la société et ses valeurs.

La deuxième étape est focalisée sur l’accueil du collaborateur le jour J. L’objectif, c’est qu’il soit bien intégré d’emblée dans l’équipe, donc que tout soit prêt : poste de travail fonctionnel, matériel disponible, messagerie paramétrée… Sur son bureau, il trouve un « package de bienvenue » avec de petites attentions – parmi lesquelles l’indispensable tasse à café !

La dernière étape repose sur le suivi du processus d’intégration du collaborateur. Nous lui demandons un premier feedback après 3 semaines (ressenti à chaud, pistes d’amélioration…), et un second après 3 mois (retour à froid, qui peut être l’occasion d’un déjeuner avec les dirigeants). Puis, tous les mois, via la newsletter interne, nous proposons aux nouveaux arrivants d’évoquer un sujet qu’ils aiment particulièrement – ce qui peut être une passion, un hobby, etc. – de manière très informelle. Cela leur permet de mieux se faire connaître de leurs collègues.

Quel bilan tirez-vous de ce processus d’onboarding made in Akuiteo ?

Un bilan très positif. Globalement, les collaborateurs nouvellement intégrés se disent satisfaits de l’accueil proposé. Ce processus a valu à Akuiteo d’être labellisé Great Place to Work en 2019, une certification qui distingue les entreprises où il fait bon travailler, et de se classer dans le top 20 des sociétés de moins de 50 salariés. Cela nous rend très fiers, mais c’est surtout un encouragement à poursuivre : comment améliorer encore les choses ? Comment garantir le bien-être des collaborateurs – pas seulement des nouveaux arrivants, mais de tous les autres ? C’est un défi de chaque instant !


Retrouvez d’autres retours d’expérience sur notre blog


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Nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents !

Merci à Catherine Prêtre pour son implication dans la réalisation de cet article.

(1) Parlons RH, L’expérience collaborateur : de la théorie aux pratiques
(2) CoWork.io, Les étapes à suivre pour une expérience collaborateur réussie

Crédit image : Designed by Freepik

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À propos de l'auteur

Jérémie TEROL Jérémie TEROL
Responsable Marketing - Akuiteo SAS
Akuiteo

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