Transaction courante au sein des grands groupes, la gestion des intercos peut pourtant vite devenir un vrai casse-tête pour vos services. Fastidieux, chronophage et parfois même source de litiges juridiques, ce processus nécessite des solutions efficaces pour fiabiliser son suivi de la commande à la réconciliation comptable. C’est dans cette optique que Mazars France a opté pour le module de gestion de sous-traitance d’Akuiteo. Après 5 ans d’utilisation, ils font le point sur l’impact de ce nouvel outil.
Mazars France : un cabinet comptable de renommée internationale
Partenaire international fiable au service de la croissance des entreprises, Mazars France accompagne les professionnels dans leur stratégie financière via audits, conseils fiscaux, expertises comptables et services juridiques. En somme, il propose des solutions sur mesure !
- 79 ans d’expérience
- 2,45 milliards d’euros de CA généré en 2024
- Une présence dans + 100 pays
- 50 entités en constante collaboration réparties en France (Paris et régions)
Flux intercos : contexte et enjeux de départ
Un besoin de simplification et d’optimisation des flux intercos
En mars 2018, Mazars France change d’ERP et fait le choix d’intégrer Akuiteo à son système d’information. Parmi l'ensemble des solutions proposées, le module gestion des flux intragroupe se présente comme une opportunité pour le groupe d’optimiser la gestion de ses nombreuses sous-traitances internes s’opérant entre les antennes d’Île-de-France et en région. Un choix qui engendre toute une série de transformations : process, méthodes, habitudes…
Jusque-là, faute d’outil dédié, la gestion des flux intercos nécessitait des échanges fréquents entre les différentes entités :
- envoi de mandats ;
- création de contrats avec des prestataires ;
- génération de bons de commande ;
- facturation…
Le volume croissant de transactions internes s’accompagnait souvent d’un manque de traçabilité, de processus imprécis et de problèmes de fluidité. En conséquence, les litiges entre les équipes lors du règlement des factures et de la réconciliation des intercos devenaient courants. Résultat ? Des encaissements retardés, beaucoup de temps perdu à débattre et à justifier chaque ligne, et l’insatisfaction des équipes.
Corinne Bachelet, Membre de la direction financière chez Mazars
5 ans plus tard : une gestion totalement maîtrisée des intercos
Bénéfice #1 : une méthode standardisée
En établissant une marche à suivre standardisée pour toutes ses entités en France, le groupe Mazars a favorisé une communication intra-groupe fluide. Grâce à un accompagnement rapproché et attentif, la conduite du changement s’est opérée en toute sérénité.
Les règles et modalités de paiement, définies en amont du projet dès l’émission des bons de commande dans le module Akuiteo, ont permis d’éliminer de nombreux rejets de facture en bout de chaîne.
Bénéfice #2 : des flux simplifiés
Au-delà de l’élimination des rejets, la simplification des flux et des processus de validation des factures a également accéléré les encaissements et donc réduit le volume de créances et de dettes entre les différentes Business Units.
Corinne Bachelet, Membre de la direction financière chez Mazars
Bénéfice #3 : une traçabilité des flux renforcée avec Akuiteo
Grâce à l’outil Akuiteo, le groupe Mazars bénéficie d’une traçabilité accrue des flux intercos. Chaque dépense est suivie de près et est associée automatiquement à une facture.
Cette transparence se traduit par une réduction significative des allers-retours relatifs à la mission, ce qui simplifie et fiabilise les temps de réconciliation des intercos. Les factures de sous-traitance sont désormais facilement identifiables et ne se perdent plus dans les méandres des processus.
Corinne Bachelet, Membre de la direction financière chez Mazars
Bénéfice #4 : un gain de temps dans l’opérationnel
L’automatisation des flux avec Akuiteo permet au groupe Mazars de gagner un temps précieux sur des tâches opérationnelles chronophages et de fluidifier les paiements. Les flux automatisés se comptabilisent simultanément au sein des deux entités du groupe, simplifiant ainsi les travaux de comptabilisation et de réciprocité des comptes.
Adieu la double saisie des données et la duplication fastidieuse, d’une année à l’autre, des missions et affaires prestataires. L’équipe peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et ne perd plus de temps à recréer des dossiers manuellement.
Grâce à ce process optimisé, le groupe Mazars a géré en toute simplicité plus de 4 700 factures de sous-traitance sur l’exercice 2023. Bénéficiez, vous aussi, d'une gestion financière plus assidue en choisissant le bon outil.
À propos de l'auteur :
Par Jérémie Terol
Directeur Marketing - Akuiteo SAS
