La sous-traitance intragroupe demeure souvent imperceptible pour le client, surtout lorsque la mission est réussie. Pourtant, en coulisse cette apparente fluidité cache un défi complexe pour le service comptable : une gestion de flux pouvant se transformer en casse-tête.
Dans le cadre de prestations au forfait, le succès financier de chaque mission repose sur le suivi précis du temps passé et des dépenses engagées par les sous-traitants. C’est là que l'ERP se révèle être une solution incontournable… Découvrez comment en image !
Les flux intragroupes exigent une gestion minutieuse et peuvent se manifester de deux manières distinctes.
Le premier cas : la sous-traitance interne. Elle intervient lorsqu'une entreprise est divisée en différentes Business Unit, et que la sous-traitance est réalisée entre ces entités au sein d'une même entreprise.
Dans ce contexte, l'objectif principal est de suivre les coûts et les revenus de chaque établissement, sans avoir à tenir compte du chiffre d'affaires.
En revanche, dans le cas des flux intragroupes impliquant deux sociétés distinctes au sein d'un même groupe, la dynamique change. En effet, ces entités se facturent mutuellement, générant ainsi un chiffre d'affaires tracé, soumis à la TVA et visible dans le compte de résultat.
Toutefois, peu importe la configuration, un suivi de gestion global reste indispensable. Cela implique une détermination précise :
À la clé de cette approche exhaustive ? Une évaluation de la rentabilité effective de chaque entité, favorisant ainsi une gestion éclairée des flux intragroupes.
Dans le cadre d’une sous-traitance au forfait, le montant de la facturation est défini à l’avance entre les deux acteurs et ne dépend ni des temps passés ni des frais engagés par le sous-traitant.
La refacturation, quant à elle, s’effectue tout au long de la prestation selon un échelonnement défini entre les parties prenantes avant le démarrage de la prestation, lors de la négociation commerciale. Ce fractionnement repose le plus souvent sur des jalons (ou milestones) logiques qui marquent le passage d’une étape projet à un autre (20 % après la phase d’étude, 30 % après le paramétrage…).
Dans ce cadre, le pilote du projet n’a pas besoin d’informations sur les temps passés et les dépenses engagées pour enclencher une facturation au réel. Cependant, le sous-traitant doit impérativement suivre l’avancée du projet pour s’assurer de sa rentabilité.
Le risque majeur est d’entraîner une dérive par rapport au nombre de jours commandés, engendrant :
La solution pour anticiper toutes ces problématiques ? Un suivi rigoureux de l’avancement et du reste à faire.
À chaque étape, des tableaux de bord personnalisés permettent aux chefs de projets et au service comptabilité de suivre l’avancement de la prestation et de la facturation.
Dans le cadre d’une prestation au forfait, l’ERP Akuiteo offre la possibilité de paramétrer une alerte suivant votre échelonnement de facturation. Ainsi, vous pouvez réagir rapidement en cas de dépassement de la date de facturation prévisionnelle.
L’ERP Akuiteo, couvrant le déclenchement de la commande jusqu'à la réconciliation comptable, simplifie votre suivi des missions intragroupes. Son approche automatisée assure une exécution rapide, une fiabilité accrue, et une transparence totale, contribuant ainsi à optimiser la rentabilité de vos projets.