Comment organiser votre sous-traitance intragroupe au sein du cabinet ?

Le 15 février 2022

Focus métier

Quel type de sous-traitance intragroupe pour experts-comptables ?

La sous-traitance intragroupe en cabinet d’expertise comptable… vaste sujet ! En fonction des tâches à sous-traiter, du nombre d’experts-comptables et de l’organisation de votre groupe, différentes méthodes sont envisageables. Avez-vous la bonne pour analyser avec exactitude la performance globale de chaque mission ? Faisons le point sur vos enjeux… et sur deux solutions qui s’offrent à vous !

L’importance de la sous-traitance intragroupe entre experts-comptables

Imaginons un cabinet d’expertise comptable composé de plusieurs entités, avec différentes localisations : Lyon et Paris, par exemple.

Quand un contrat est vendu et réalisé par l’entité lyonnaise, pas de problème : l’organisation est un jeu d’enfant, ou presque. En revanche, quand un contrat est signé à Lyon et que la mission est réalisée par un expert-comptable de l’agence de Paris, c’est une autre affaire !

Un certain nombre de questions arrivent : comment gérer les plannings ? Comment mesurer la part du chiffre d’affaires réalisé par chaque agence ? Selon la taille de votre groupe, faites-vous appel aux compétences d’un confrère, ou sous-traitez-vous toute la mission à une autre entité ?

Une bonne organisation de la sous-traitance intragroupe s’impose. Facile à dire, n’est-ce pas ? Il s’agit de trouver les bons outils pour facturer, évaluer, communiquer… Sans que cela ne change rien pour le client - tant que la mission est réussie ! -, vous devez pouvoir gérer vos intercos de manière optimale. Questionnez-vous sur la marge, le pourcentage attribué à chaque entité… Selon la méthode, les missions peuvent être plus ou moins rentables !

L’enjeu : s’adapter à la taille de votre cabinet d’expertise comptable

Organiser la sous-traitance intragroupe d’un cabinet de quelques experts-comptables

Pour un cabinet d’expertise comptable avec un nombre de collaborateurs relativement peu élevé, les flux intragroupes peuvent n’être que ponctuels. Vous pouvez alors avoir tendance à utiliser des outils de travail collaboratif basiques : un fichier Excel, par exemple ! C’est une méthode de gestion manuelle qui peut fonctionner… mais qui a vite ses limites.

Certes, votre cabinet comptable de Lyon peut communiquer facilement avec l’expert du cabinet de Paris lorsqu’un besoin se présente. Visioconférence, partage de documents… Vous coopérez comme s’il était un membre de votre équipe en télétravail, même si l’organisation des agendas est parfois plus délicate. Tant qu’il y a peu d’intervenants, cela se gère. Mais quand vient l’heure d’établir la facturation intragroupe et de mesurer la participation de chaque agence au chiffre d’affaires de la mission, les choses se compliquent.

L’organisation de la sous-traitance intragroupe avec plusieurs sociétés

Pour un cabinet qui a plus de sociétés, avec des flux beaucoup plus importants, le défi est différent. Un Excel est loin d’être suffisant ! Si un groupe a une vingtaine de société, 400 collaborateurs… on vous laisse imaginer le nombre de flux que cela représente chaque année !

Forcément, le risque de perdre des informations et de créer des approximations est plus grand. Le retraitement est souvent manuel, et cela pose un vrai problème. D’autant plus que L’Ordre des experts-comptables exige beaucoup de rigueur et de transparence. Vous devez être irréprochable dans votre gestion des intercos.

Sans automatisation, la facturation intragroupe est longue, avec des mois passés pour rapprocher les données et vérifier la cohérence des flux. Un logiciel de gestion interne peut faciliter le tout : plannings, pilotage, communication, facturation… Quelques minutes peuvent suffire pour avoir une excellente visibilité sur l’avancement des missions et la rentabilité de chaque cabinet !


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Quelle solution choisir pour la sous-traitance intragroupe entre vos experts-comptables ?

Solution n° 1 : la sous-traitance intragroupe au forfait

Par exemple…

Votre cabinet de Lyon souhaite sous-traiter une prestation à votre cabinet de Paris, avec un montant forfaitaire de X € honoraires et des conditions connues à l’avance. Vous demandez un engagement de résultats.

Dans une telle situation, vous pouvez opter pour une sous-traitance intragroupe au forfait. Un outil de gestion interne pour cabinet d’expertise comptable peut automatiser cette opération, et une commande d’achat dans le cabinet de Lyon peut générer une commande de vente auprès du cabinet de Paris. En bref, toutes les étapes peuvent s'enchaîner automatiquement jusqu’à la facturation et la génération d’écritures comptables correspondant aux intercos.

Bien sûr, une certaine flexibilité reste de mise. Vous pouvez choisir d’automatiser les processus mais aussi d’associer des approbations à chaque étape. Chaque collaborateur peut alors saisir du temps sur sa mission pour que les imprévus soient pris en compte.

Solution n° 2 : la sous-traitance intragroupe en mode régie ou « cross-org »

Par exemple…

Votre cabinet d’expertise comptable de Lyon remporte une mission et fait appel au cabinet parisien pour qu’il mette certains de ses experts à disposition. N’étant pas en mesure d’évaluer le temps à allouer à la mission, vous préférez partir sur un engagement de moyens, avec un forfait journalier négocié à l’avance.

Dans le cas d’une telle sous-traitance intragroupe en régie, ou « cross-org », moins de contraintes : avec un engagement de moyens plutôt qu’un engagement de résultat, vous pouvez planifier plusieurs personnes sur une même mission et facturer en temps réel plutôt qu’à la tâche.

Votre logiciel de gestion interne peut créer un profil de rémunération pour chaque intervenant, s’appuyer sur les temps saisis et gérer le planning de chacun. Les écritures comptables peuvent être générées automatiquement en classe 9, donc en pur analytique.

Bien sûr, ces méthodes de sous-traitance intragroupes ne sont pas les seules qui existent. Il y a même autant de situations de sous-traitance que d’organisations ! Rien ne vous empêche de mixer ces deux options pour mettre en place une sous-traitance en régie forfaitée… Mais quoi qu’il en soit, un logiciel de gestion adéquat peut vous aider à assurer la gestion interne de votre cabinet d’expertise comptable. Que vous soyez une dizaine de collaborateurs dans deux villes ou une firme de 4 000 experts sur tout le territoire, vous pourriez y gagner un temps précieux !

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Article publié le 15 février 2022