La sous-traitance intragroupe demeure souvent imperceptible pour le client, surtout lorsque la mission est réussie. Pourtant, en coulisse cette apparente fluidité cache un défi complexe pour le service comptable : une gestion de flux pouvant se transformer en casse-tête.
Dans le cadre de prestations au forfait, le succès financier de chaque mission repose sur le suivi précis du temps passé et des dépenses engagées par les sous-traitants. C’est là que l'ERP se révèle être une solution incontournable… Découvrez comment en image !
Rappel : flux intragroupes, de quoi parle-t-on ?
Les flux intragroupes exigent une gestion minutieuse et peuvent se manifester de deux manières distinctes.
Le premier cas : la sous-traitance interne. Elle intervient lorsqu'une entreprise est divisée en différentes Business Unit, et que la sous-traitance est réalisée entre ces entités au sein d'une même entreprise.
Dans ce contexte, l'objectif principal est de suivre les coûts et les revenus de chaque établissement, sans avoir à tenir compte du chiffre d'affaires.
En revanche, dans le cas des flux intragroupes impliquant deux sociétés distinctes au sein d'un même groupe, la dynamique change. En effet, ces entités se facturent mutuellement, générant ainsi un chiffre d'affaires tracé, soumis à la TVA et visible dans le compte de résultat.
Toutefois, peu importe la configuration, un suivi de gestion global reste indispensable. Cela implique une détermination précise :
- des prestations réalisées ;
- des ressources mobilisées ;
- du temps investi par chaque établissement.
À la clé de cette approche exhaustive ? Une évaluation de la rentabilité effective de chaque entité, favorisant ainsi une gestion éclairée des flux intragroupes.
Les défis à relever dans le cadre d’une sous-traitance au forfait
Comment ça marche ?
Dans le cadre d’une sous-traitance au forfait, le montant de la facturation est défini à l’avance entre les deux acteurs et ne dépend ni des temps passés ni des frais engagés par le sous-traitant.
La refacturation, quant à elle, s’effectue tout au long de la prestation selon un échelonnement défini entre les parties prenantes avant le démarrage de la prestation, lors de la négociation commerciale. Ce fractionnement repose le plus souvent sur des jalons (ou milestones) logiques qui marquent le passage d’une étape projet à un autre (20 % après la phase d’étude, 30 % après le paramétrage…).
Quels enjeux faut-il prendre en compte lors d’une sous-traitance au forfait ?
Dans ce cadre, le pilote du projet n’a pas besoin d’informations sur les temps passés et les dépenses engagées pour enclencher une facturation au réel. Cependant, le sous-traitant doit impérativement suivre l’avancée du projet pour s’assurer de sa rentabilité.
Le risque majeur est d’entraîner une dérive par rapport au nombre de jours commandés, engendrant :
- des retards ;
- des dérapages budgétaires ;
- une dégradation du taux journalier moyen (TJM).
La solution pour anticiper toutes ces problématiques ? Un suivi rigoureux de l’avancement et du reste à faire.
L’automatisation : un atout majeur pour la gestion de vos intercos
Les avantages de l’automatisation
- Une meilleure documentation et transparence sur les temps passés – essentielle pour le suivi de la marge de sous-traitance.
- La fin des tâches à faible valeur ajoutée pour vos collaborateurs – ainsi que les erreurs potentielles, la perte de temps et la frustration qui y sont associées.
- Une traçabilité optimisée des missions, du bon de commande, de la facturation et de la reconnaissance comptable.
- La sécurisation de votre piste d’audit vous assurant la conformité légale.
Les fonctionnalités d’un ERP intégré pour votre sous-traitance au forfait
L’ERP Akuiteo est bien plus qu’un simple outil de comptabilité, il vous offre une gestion complète de votre activité via :- un workflow permettant une réception et validation rapide de la demande de l’entité pilote côté sous-traitant ;
- un module ergonomique de suivi des temps et dépense en temps réel – le sous-traitant peut s’assurer du respect du plan de charge et ainsi contrôler le rythme de la prestation ;
- une génération automatique des factures (d’achat et de vente) sur base de l'échelonnement défini au démarrage du projet ;
- une génération automatique des écritures intercos sur la base de ces factures (pour les flux inter BU ou intragroupes) ;
- un archivage à valeur légale des factures relative à l’opération.
À chaque étape, des tableaux de bord personnalisés permettent aux chefs de projets et au service comptabilité de suivre l’avancement de la prestation et de la facturation.
Dans le cadre d’une prestation au forfait, l’ERP Akuiteo offre la possibilité de paramétrer une alerte suivant votre échelonnement de facturation. Ainsi, vous pouvez réagir rapidement en cas de dépassement de la date de facturation prévisionnelle.
L’ERP Akuiteo, couvrant le déclenchement de la commande jusqu'à la réconciliation comptable, simplifie votre suivi des missions intragroupes. Son approche automatisée assure une exécution rapide, une fiabilité accrue, et une transparence totale, contribuant ainsi à optimiser la rentabilité de vos projets.
À propos de l'auteur :
Par Imed Mansouri
Product Owner Comptabilité - Akuiteo SAS
