Parce qu’on ne change pas une équipe qui gagne… Votre société d’ingénierie organise son activité par affaires. D’accord, mais avez-vous le bon logiciel pour faciliter la gestion des missions ? Pour piloter plus efficacement votre société, vous devez avoir une visibilité fine sur chacune d’elles, ainsi qu’une vision globale. Le rôle d’un ERP, c’est celui-là : faciliter la gestion de vos affaires avec une approche analytique, un contrôle de gestion efficace et une organisation capable d’accompagner votre transformation digitale.
La clé pour gérer un portefeuille de projets, c’est d’abord de disposer d’une approche transverse et collaborative où les affaires sont au cœur de l’organisation.
S’organiser en société d’ingénierie peut être complexe lorsque votre activité se répartit sur plusieurs niveaux, entre projets et lots de projet, ou qu’une dépendance entre les différentes missions existe. C’est justement pour répondre à cette complexité qu’un ERP métier, pensé pour les sociétés de services organisées par affaires, devient un véritable levier de pilotage.
Dans un ERP de gestion par affaires, chaque affaire est découpée en tâches, qui sont ensuite affectées aux collaborateurs. Ces tâches peuvent alors être regroupées en lots, et même en sous-lots si nécessaire, pour structurer plus finement le projet global.
Le logiciel vous permet d’affecter des ressources humaines avec les compétences nécessaires pour la réalisation de l’affaire, et des ressources matérielles – telles que la disponibilité de locaux, de machines, de véhicules… – qu’il est possible de réserver.
La planification des projets est intégrée, avec la possibilité de définir des échéances et jalons. Votre société peut ainsi mieux anticiper les besoins, les charges à venir et les risques éventuels sur les missions en cours ou à venir.
La gestion du budget par affaire est également incluse dans l’outil, où il est possible d’affecter des budgets et des imputations comptables, mais aussi d’identifier les achats de sous-traitance et de matériel spécifique aux projets. Vous pouvez répartir des frais généraux entre les affaires, si cette option est pertinente pour vous !
Par exemple, la demande peut concerner une prestation de sous-traitance – car les compétences ne sont pas disponibles en interne, qu’il n’y a pas de collaborateur disponible ou qu’il est impossible de recruter car le processus serait plus long que la durée du projet.
Enfin, l’ERP vous permet de produire vos livrables et de centraliser les éléments essentiels à la bonne conduite de vos projets : données clients, ressources, budgets, achats, temps passés, documents, jalons et indicateurs de suivi.
En plus de structurer vos projets, une solution ERP met à votre disposition une vue complète sur l'ensemble des affaires réalisées, en cours ou à venir.
Ainsi, l'outil agrège l’ensemble des éléments impactants du projet : devis, contrats, ressources, compétences, budgets, temps passés, achats, documentations, et tous les événements marquants de l'affaire. Rien n’est oublié !
Il permet un suivi rigoureux de l’avancement d’un projet, avec la saisie des temps par le collaborateur, mais aussi la possibilité d’indiquer les activités passées en regard des projets et/ou lots affectés au collaborateur avec une base heures, forfait semaine ou bien journalier.
Un avantage supplémentaire ? Pouvoir associer un collaborateur à plusieurs projets et/ou lots grâce à une vue en temps réel de son planning et de son taux d’occupation.
En prime, une option de report d’échéances du livrable d’un projet, dû à un retard, une difficulté à recruter, etc., est contenue dans le progiciel, avec la possibilité de créer des contrôles budgétaires qui permettent de visualiser la charge prévue au devis et la charge réelle à la clôture de la mission.
Enfin, pour finaliser le suivi d’un projet de A à Z, la revue d’affectation des budgets et des ressources est une autre option disponible.
Un ERP pour société d’ingénierie aide aussi à suivre avec précision les coûts du projet, les budgets alloués comme réels, et son avancement selon les échéances et jalons déterminés. Ce suivi permet d’anticiper les risques, tant sur le plan opérationnel que sur le plan financier. Utiliser un progiciel de gestion intégré est donc un atout pour maîtriser sa trésorerie.
Le logiciel permet d’établir un bilan précis pour chacune des affaires, afin de vous aider à mesurer leur rentabilité. Un tel bilan peut :
Vos données financières sont ainsi consolidées, et prêtes à être intégrées lors de la constitution du bilan actif net réévalué (ANR) afin de justifier de l’utilisation des fonds perçus pour vos projets.
En tant que société d’ingénierie, vous opérez une gestion par affaires. Et pour cela, vous êtes sans doute déjà équipé d’outils de gestion. Des outils qui vous ont rendu de bons et loyaux services pendant des années, mais qui sont peut-être vieillissants, dispersés ou arrivés au bout de leurs capacités.
Votre prochaine solution devra alors impérativement vous accompagner dans votre croissance et s’adapter à vos exigences. Elle devra aussi vous permettre de gérer vos soucis quotidiens en tant que société d’ingénierie, sans alourdir le travail de vos équipes.
Un logiciel tout intégré permet de fluidifier la gestion de votre société en embarquant un maximum d’éléments : gestion des ressources, ventes/achats, CRM, comptabilité, fiabilité des données, suivi de gestion sécurisé… Tout est compris dans un bon outil ERP !
Un ERP moderne doit aussi être agréable à utiliser, ergonomique et accessible aux différents profils de l’entreprise. Une application mobile dédiée peut par exemple faciliter certaines actions du quotidien, comme la déclaration des notes de frais, la saisie d’informations ou le suivi d’éléments opérationnels.
Déclaration des notes de frais, reconnaissance des caractères, valeur probante, signature électronique… Rien ne doit être laissé au hasard en ce qui concerne les performances de votre futur outil !
Chez Akuiteo, nous ne souhaitons pas que vous deveniez simplement acquéreur de notre ERP… mais plutôt que vous en deveniez pleinement acteur !
Tout d’abord, nous vous proposons une solution pensée pour répondre à vos besoins de société de services organisée par affaires. Autrement dit ? Sa structure est adaptée à vos processus et à l’organisation d’une société d’ingénierie, avec une profondeur de paramétrage adéquate. Tout cela avec une prise en main simple !
Lors du projet, un transfert de compétences vous permettra d’avoir la main sur tous les paramétrages basiques d’Akuiteo, afin que vous puissiez avoir un maximum d’autonomie. Ainsi, vous serez seul maître à bord et n’aurez pas besoin de faire systématiquement appel à nos équipes.
Vous pourrez procéder aux ajustements nécessaires dans les paramétrages de l’outil afin de personnaliser la plateforme à votre convenance. L’idée, c’est que vous disposiez de toutes les clés pour en faire un véritable levier de votre croissance.
Notre seule intervention ? Faire de votre futur ERP une machine bien huilée lors de son déploiement !
Comment choisir entre Akuiteo et un géant de l’ERP ?
L’onglet paramétrage vous permet de mettre les mains dans le logiciel afin de gérer la solution selon vos besoins, sans demander la moindre intervention.
Toutes les dimensions liées à un projet sont donc prises en compte par un ERP pensé pour votre métier. Il vous permet de visualiser et de gérer la totalité de votre portefeuille d’affaires, sur une seule et même plateforme. De quoi assurer une gestion complète de vos projets, mais aussi planifier et prendre les meilleures décisions stratégiques sur le long terme !
En choisissant un ERP adapté aux sociétés d’ingénierie, vous pourrez devenir pleinement acteur de votre transformation digitale. Liberté de gestion, gain de temps, personnalisation... Akuiteo vous accompagne dans tous vos changements et facilite l’intégration de nouveaux processus.