Comment un ERP pour société d’ingénierie peut vous changer la vie

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Parce qu’on ne change pas une équipe qui gagne… Votre société d’ingénierie organise son activité par affaires. D’accord, mais avez-vous le bon logiciel pour faciliter la gestion des missions ? Pour piloter plus efficacement votre société, vous devez avoir une visibilité fine sur chacune d’elles, ainsi qu’une vision globale. Le rôle d’un ERP, c’est celui-là : faciliter la gestion de vos affaires avec une approche analytique et un contrôle de gestion efficace !

Un ERP ingénierie pour la structuration du projet

La clé pour gérer un portefeuille de projets, c’est d’abord de disposer d’une approche transverse et collaborative où les affaires sont au cœur de l’organisation.

S’organiser en société d’ingénierie peut être complexe lorsque votre activité se répartit sur plusieurs niveaux, entre projets et lots de projet, ou qu’une dépendance entre les différentes missions existe.

Dans un ERP de gestion par affaires, chaque affaire est découpée en tâche, qui sont ensuite affectées aux collaborateurs. Ces tâches peuvent alors être regroupées en lots, et même en sous lots si nécessaire, pour structurer plus finement le projet global.

Le logiciel vous permet d’affecter des ressources humaines avec les compétences nécessaires pour la réalisation de l’affaire, et des ressources matérielles – telles que la disponibilité de locaux, de machines, de véhicules… – qu’il est possible de réserver.

La planification des projets est intégrée, avec la possibilité de définir des échéances et jalons.

La gestion du budget par affaire est également incluse dans l’outil, où il est possible d'affecter des budgets et des imputations comptables, mais aussi d’identifier les achats de sous-traitance et de matériel spécifique aux projets. Vous pouvez répartir des frais généraux entre les affaires, si cette option est pertinente pour vous !

Par exemple, la demande peut concerner une prestation de sous-traitance – car les compétences ne sont pas disponibles en interne, qu’il n’y a pas de collaborateur disponible ou qu’il est impossible de recruter car le processus serait plus long que la durée du projet.

Enfin, l’ERP vous permet de produire vos livrables !



Le suivi de l’avancement du projet, de son évolution aux écarts

En plus de structurer vos projets, une solution ERP met à votre disposition une vue complète sur l'ensemble des affaires réalisées, en cours ou à venir.

Ainsi, l'outil agrège l’ensemble des éléments impactants du projet : devis, contrats, ressources, compétences, budgets, temps passés, achats, documentations, et tous les événements marquants de l'affaire. Rien n’est oublié !

Il permet un suivi rigoureux de l’avancement d’un projet, avec la saisie des temps par le collaborateur, mais aussi la possibilité d’indiquer les activités passées en regard des projets et / ou lots affectés au collaborateur avec une base heures, forfait semaine ou bien journalier.

Un avantage supplémentaire ? Pouvoir associer un collaborateur à plusieurs projets et / ou lots grâce à une vue en temps réel de son planning et de son taux d’occupation.

En prime, une option de report d’échéances du livrable d’un projet (dû à un retard, une difficulté à recruter, etc.) est contenue dans le progiciel, avec la possibilité de créer des contrôles budgétaires qui permettent de visualiser la charge prévue au devis et la charge réelle à la clôture de la mission.

Enfin, pour finaliser le suivi d’un projet de A à Z, la revue d’affectation des budgets et des ressources est une autre option disponible.

La facturation et le suivi budgétaire

Un ERP pour société d’ingénierie aide aussi à suivre avec précision les coûts du projet, les budgets (alloués comme réels) et son avancement selon les échéances et jalons déterminés. Ce suivi permet d’anticiper les risques, tant sur le plan opérationnel que sur le plan financier. Utiliser un progiciel de gestion intégré est donc un atout pour maîtriser sa trésorerie.

Le logiciel permet d’établir un bilan précis pour chacune des affaires, afin de vous aider à mesurer leur rentabilité. Un tel bilan peut :

  • mettre en avant les contrôles budgétaires des projets & des lots, une comparaison du prévisionnel et du réalisé suivant différents niveaux ;
  • permettre d’anticiper des dérives éventuelles et le résultat des affaires (en pourcentage d’avancement en regard du reste des coûts, des marges, des révisions, etc.).

Vos données financières sont ainsi consolidées, et prêtes à être intégrées lors de la constitution du bilan actif net réévalué (ANR) afin de justifier de l’utilisation des fonds perçus pour vos projets.

Toutes les dimensions liées à un projet sont donc prises en compte par un ERP pensé pour votre métier. Il vous permet de visualiser et de gérer la totalité de votre portefeuille d’affaires, sur une seule et même plateforme. De quoi assurer une gestion complète de vos projets, mais aussi planifier et prendre les meilleures décisions stratégiques sur du long terme !

 

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Article publié le 20 septembre 2022