Signature électronique de documents dans Akuiteo avec Universign

Le 05 janvier 2021

Actus

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C’est signé ! Nous avons décidé de proposer la signature électronique des devis et des bons de livraison en incluant, en natif, la solution Universign dans notre logiciel ERP. Zoom sur cette nouvelle fonctionnalité, sur les raisons de ce partenariat et sur cette nouvelle avancée en matière de gestion documentaire !

La signature électronique avec Universign, gage d’expertise

Prestataire de services de confiance (PSCo), Universign propose une plateforme SaaS de signature électronique, horodatage et cachet électronique. Pour accéder à ces fonctionnalités, deux possibilités : se connecter via un portail web ou les intégrer directement à travers une API (Application Programming Interface). Chez Akuiteo, nous avons opté pour la seconde option !

Les 3 niveaux de signature électronique

Pour assurer un service de qualité aussi bien pour le commanditaire que pour le signataire, Universign intègre les trois niveaux de signatures électroniques mis en place par le règlement européen eIDAS.

  • La signature simple, avec la réception par mail d’un lien de confirmation et d’un code par SMS. C’est la solution souvent utilisée en B2B avec des adresses mail professionnelles.

  • La signature avancée, avec l’émission d’un certificat après vérification des pièces d’identité des deux parties.

  • La signature avancée avec certificat qualifié, qui passe par une rencontre de la personne en face-à-face.

Ainsi, Universign allie à la fois une expérience utilisateur fluide à un processus solide permettant une transaction contractuelle en bonne et due forme.

Et ce, sans être qu’un simple prestataire : nos équipes commerciales et techniques sont accompagnées pour prendre complètement en main cette nouvelle solution !


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Les avantages de la signature électronique pour l’ERP

Alors oui, la signature électronique permet de signer des documents en ligne. Mais non, l’idée n’est pas simplement d’économiser des stylos !

  • La signature électronique permet un niveau de sécurité optimal pour les deux parties signataires d’un contrat.

  • Pour des missions facturées à l’heure, par exemple pour des consultants, l’horodatage est une solution efficace pour attester d’une signature à une date et un horaire précis.

  • Enfin, la signature électronique garantit la conformité d’une transaction électronique. Car la signature n’est pas uniquement un sujet technique : cette opération à caractère légal vaut comme preuve en cas de litige entre les deux parties !
L’identification et l’intégrité

La solution Universign intègre les deux principes fondateurs du règlement européen :

  • L’identification, vérification de l’identité du signataire.
  • L’intégrité, en qualifiant le document contractuel avec la date et l’heure de sa signature.

Un partenariat sous le signe de la sécurité et de la facilité d’utilisation

Si on peut faire mieux, on ne va quand même pas arrêter d’innover, n’est-ce pas ? Résolument tournés vers la gestion des contrats, nous avons souhaité intégrer les fonctionnalités Universign dans notre solution ERP pour plusieurs raisons. En tête, la volonté de proposer un service toujours plus innovant !

Les bénéfices de la solution Universign pour Akuiteo

  • Une facilité d’utilisation : la solution de signature électronique mise en place devait avant tout permettre à nos utilisateurs d’envoyer facilement devis ou bons de commande. L’idée, c’était que l’acte de signature soit un jeu d’enfant !
  • Un haut niveau de sécurité : avec l’authentification des signatures contractuelles grâce à l’empreinte numérique du document d’origine, c’est un niveau supplémentaire de sécurité que nous pouvons proposer.
  • Une réduction des coûts : en dématérialisant la chaîne documentaire, nous réduisons aussi nos dépenses. Et avec la solution d’Universign vient un suivi limpide. Fini le temps où il fallait chercher un classeur des heures pour retrouver une information !
  • Une amélioration de l’efficacité commerciale : avec l’intégration en natif de la signature électronique, nos utilisateurs voient s’améliorer leurs taux de conversion.

La signature électronique étape par étape

Piloté par les équipes Akuiteo, le process mis en place avec la solution Universign vous accompagne pas à pas. L’objectif : qu’il soit fluide et intuitif !

  • Demande de signature déclenchée par le commanditaire.
  • Réception de la demande : le signataire destinataire reçoit un mail lui notifiant cette demande de signature. Il clique sur le lien lui permettant d’accéder au document.
  • Signature : le signataire lit consciencieusement son document et valide différents éléments juridiques, tels que les CGU / CGV, en cochant des cases directement sur son contrat.
  • Authentification du signataire : il saisit son numéro de mobile sur la page de signature pour recevoir un SMS validant son identité.
  • Validation : après avoir validé le contrat, le signataire reçoit une copie de ce document, envoyée simultanément au commanditaire.

Alors que ces derniers mois ont été synonymes de distanciation et de digitalisation des pratiques, les relations professionnelles perdurent malgré les kilomètres !

Chez Akuiteo, on s’adapte et on ne cesse d’évoluer, avec cette nouvelle signature électronique directement intégrée à notre ERP. Parfait pour tous vos autographes, non ?

 

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Article publié le 05 janvier 2021