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Archivage à valeur probante : vers la fin des notes de frais papier ?

Gestion d'entreprise, Les enjeux de l'ERP, Toutes sociétés de service
Jérémie TEROL Par Jérémie TEROL
 Akuiteo SAS

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Tous les ans, l’éternelle question revient sur le tapis : « Comment puis-je me passer des justificatifs papier de mes notes de frais ? ». On parle ici de dématérialisation, plus techniquement connue sous le nom d’archivage numérique à valeur probante (AVP). Mais comment le mettre en place dans votre entreprise ? Voyons ça !

La loi en matière de dématérialisation

  • 30 mars 2017, un arrêté prévoit l’acceptation des justificatifs dématérialisés par le Fisc. 

Et pourtant, le problème subsiste : il faut conserver ses justificatifs papiers en cas de contrôle par l’URSSAF. La dématérialisation n’est pas complètement acquise aux yeux de la loi.

  • 23 mai 2019, un nouvel arrêté précise la dématérialisation. L’URSSAF accepte cette méthode.

Toutefois, cet arrêté n'est entré officiellement en vigueur qu’au 1er juillet 2019.

Si vous étiez sur le point de mettre vos justificatifs papier à la poubelle, attendez une minute ! 
Il n’y a pas de rétroactivité : il faut conserver vos pièces ou documents en version papier datant de la première moitié de l’année 2019, jusqu’au 1er juillet.

Eh oui, en cas de contrôle cela vous sauvera car pour rappel, un contrôle fiscal pour ces justificatifs peut être effectué jusqu’à 3 ans après l’année de leur émission.

Quelle procédure suivre pour une dématérialisation en bonne et due forme ? 

La loi a tout prévu, mais c’est très confus. Décryptons ensemble la procédure réelle, il vous faut :                

  • « […] un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile »

Le cachet serveur sur certificat conforme, c’est en gros un coffre-fort géré par un établissement reconnu par l’État comme sécurisé et fiable. Ce cachet est injecté dans le fichier PDF du justificatif comme une sorte de tampon pour sceller les données qu’il contient. Le référentiel RGS est un guide de sécurité en la matière.

  • « […] une empreinte numérique »

C’est une technique cryptographique appliquée à un document. Elle est créée par un algorithme de hachage et possède une valeur unique. À quoi sert-elle ? À tracer le document pour s’assurer qu’il ne soit pas altéré à l’insu du propriétaire du document.

  • « […] une signature électronique »

Retour en cryptographie, la signature électronique ou numérique est peu ou prou l’équivalent d’une signature réelle : elle authentifie son auteur et permet de dater un document.

  • « […] ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de Trust-service Status List (TSL)»

C’est-à-dire que vous pouvez vous référer à la liste d’établissements fiables identifiés par l’État pour choisir votre dispositif (cf. Sources). 

Et l’archivage à valeur probante dans tout ça ?

L’archivage à valeur probante désigne l’ensemble des mesures technologiques et organisationnelles misent en place pour numériser, enregistrer, stocker et restituer un justificatif papier. Le but est d'en assurer la bonne conservation et l'inaltérabilité afin qu'il conserve sa valeur légale. 

En somme, c’est la meilleure façon de dématérialiser en étant en règles. La bonne nouvelle de l’Archivage à Valeur Probante ? Vous pouvez enfin dire adieu aux petits papiers éparpillés !

 

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Sources :

  • L’arrêté du 22 mars publié au Journal officiel fixant les modalités de numérisation des factures papiers (liées à l’application de l’Art. L.102 du livre des procédures fiscales).
  • L’arrêté du 23 mai fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier (en application de l’Art. L.243-16 du code de la sécurité sociale et reprenant les conditions prévues par l’Art. L102 du livre des procédures fiscales).
  • L’article L102 du livre des procédures fiscales prévoyant la procédure de dématérialisation des justificatifs sur support papier.
  • La Trust-service Status List.

 

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À propos de l'auteur

Jérémie TEROL Jérémie TEROL
Responsable Marketing - Akuiteo SAS
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