Dématérialisation des factures : bienvenue dans le futur de la facturation !

Le 09 novembre 2021

Dématérialisation des factures

Dématérialiser or not dématérialiser ? Telle est la question que l’on se pose depuis quelques années ! Si certaines entreprises ont déjà une longueur d’avance, d’autres se demandent encore comment s’y prendre en matière d’e-facturation. Alors qu’elle sera obligatoire dès 2023, les éditeurs d’ERP français doivent se montrer prêts à intégrer cette option au sein de leur solution. Mais la dématérialisation des factures, qu’est-ce que cela implique pour vous ? Comment bien vous équiper ? C’est parti pour un petit tour d’horizon de l’e-facturation !

Pourquoi et comment dématérialiser la facturation ?

Pour commencer, la dématérialisation des factures a deux objectifs :

  • fluidifier les échanges entre les entreprises ;
  • lutter contre les incohérences, les erreurs, mais surtout les fraudes à la TVA.

En effet, la facturation électronique est perçue comme le principal outil de contrôle et de récupération de la taxe sur la valeur ajoutée. C’est une des raisons pour lesquelles l’État demande aux entreprises qui travaillent avec lui de passer par la plateforme Chorus Pro depuis quelques années.

Mais d’ici 2023 à 2025, l’e-facturation deviendra la norme, puisque la loi de finances obligera les entreprises privées à ne plus procéder à la facturation papier entre elles. Il faudra alors émettre et recevoir des factures électroniques conformes, authentiques, intègres et lisibles.

Mais avant ça, vous devez bien sûr commencer par considérer les enjeux administratifs et opérationnels qu’implique la mise en place des factures dématérialisées au sein de votre entreprise.

De nombreuses ressources peuvent être remaniées, comme votre environnement de travail et vos équipes !

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures implique ?

Identifier votre situation

Vous pouvez être dans deux cas de figure...

  1. Votre entreprise travaille avec un ERP unique : puisque votre environnement de travail est déjà unifié, le virage vers l’e-facturation sera plus simple.
  2. Votre entreprise travaille avec plusieurs outils : il sera nécessaire de revoir l’architecture globale de vos logiciels, mais aussi de vos équipes pour obtenir une organisation cohérente avec la dématérialisation.

En bref, la mise en place de l’e-facturation peut nécessiter du temps, pour la formation de vos collaborateurs mais aussi pour l’adaptation et la mise en œuvre.

Accompagner le changement

La dématérialisation fiscale touche également à un enjeu de transformation des fonctions financière et support au sein de votre entreprise.

Ainsi, votre DAF de demain pourrait être accompagné pour mieux comprendre les enjeux financiers de l’e-facturation. Il s’agit de voir le projet dans sa globalité, et même de considérer cette nouveauté comme une opportunité de remanier vos processus avec un point de vue différent.

En effet, un tel projet de transformation permet de réallouer vos ressources, et non pas forcément de vous séparer de vos équipes. On passe simplement d’une logique de production à une autre de contrôle des données !

Unifier et globaliser l’e-facturation

Toutefois, dématérialiser la facturation passe par l’adoption d’une approche commune ou, tout du moins, d’un format commun à toutes les entreprises. La solution de dématérialisation Factur-X est là pour apporter une réponse claire et simple à implémenter !

Factur-X : le futur de la facturation électronique ?

Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique, publié en France le 9 juillet 2017 par le Forum National de la Facture Électronique (FNFE).

Et autant dire qu’il est en passe de devenir LE format de référence de la facture dématérialisée.

Tous les éditeurs d’ERP sont actuellement en train de se rallier sur ce format : un type de facture hybride, car lisible par l’homme et la machine. Factur-X se présente comme un fichier au format PDF, ce qui permet :

  • une lecture facilitée des éléments sans outil ;
  • l’incorporation d’un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée pour une lecture via l’outil.

 


À lire : Les modes de facturation dans les sociétés de service


Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La dématérialisation des factures présente plusieurs bénéfices pour votre entreprise !

Un meilleur ROI

Le coût de traitement des factures papier prend du temps et de l’argent : en moyenne 27 € par facture, dont 2/3 pour celui qui reçoit et 1/3 pour celui qui émet.

La facturation électronique, quant à elle, permet une plus grande rapidité de paiement (temps de traitement réduit, envoi rapide, etc.), sans passer par un intermédiaire. Elle représente une réduction des coûts.

Une visibilité en direct

L’e-facturation permet de visualiser l’information de manière quasi-instantanée, et de garantir une certaine fluidité dans la communication.

Une relation client / fournisseur fluide

Parce que les factures électroniques peuvent être partagées de manière conjointe, la communication client / fournisseur est plus qualitative.

Un atout pour le développement durable

En excluant complètement le format papier, l’e-facturation répond aux enjeux du développement durable – pas de transport, pas de stockage matériel...

Une externalité positive

La dématérialisation simplifie la gestion du service après-vente et les éventuelles corrections. Dans un même temps, elle permet au facturé de tenir une comptabilité plus organisée et de traquer plus facilement les manquements !

Quels sont les principaux freins à l’e-facturation ?

Il existe trois freins notables à la mise en place d’une e-facturation globale.

La complexité des textes

Ceux-ci sont rédigés par des fiscalistes experts en fraude, pas des informaticiens. Aussi, il existe une difficulté de la correspondance opérationnelle quant au cahier des charges technique.

L’organisation de l’entreprise

Souvent, les entreprises françaises fonctionnent avec un ERP international, ce qui a pour effet de complexifier l’environnement de travail en interne. L’organisation peut être simplifiée par la mise en place d’un ERP français.

L’investissement financier

Toutes les entreprises n’ont pas les fonds nécessaires pour s’équiper et moderniser leur environnement de travail en interne !


📓 Découvrez l’horrible histoire du traitement et de la facturation d’une commande !


Quel futur pour la facture électronique ?

Pour le moment, il n’y a pas de très grande lisibilité sur la mise en place de l’e-facturation, malgré la date butoire qui approche. Pour les grands groupes, un des freins majeurs réside dans la multiplicité de logiciels et / ou des outils utilisés en interne.

Par ailleurs, les enjeux et impacts du changement peuvent être plus complexes si les équipements actuels ne sont pas adéquats. Un changement d’environnement total peut donc être nécessaire !

Il existera probablement des disparités entre les entreprises, notamment avec celles travaillant à l’échelle internationale. En effet, la gestion dématérialisée n’est pas encore rendue obligatoire à l’étranger, et c’est pourquoi de nombreuses entreprises facturent encore au format papier.

Pour l’État français, il s’agit de lutter contre l’accroissement d’une économie souterraine ainsi que contre la fraude à la TVA. L’objectif de la facture électronique est donc de pouvoir mettre en place une intelligence artificielle capable de traquer les incohérences, les erreurs, et potentiellement les fraudes.

Adieu le format papier, voici venir le futur de la facturation ! Si vous fonctionnez encore avec un ERP international, il sera peut être plus compliqué d’être rapidement en conformité… En effet, les éditeurs étrangers commencent par assurer les changements de leurs marchés cibles avant de se tourner vers les spécificités françaises. Entre le passage de la loi et les ajustements nécessaires pour correspondre aux nouveaux standards, du temps risque de s’écouler. De leur côté, les éditeurs français sont bien plus avancés sur le sujet, prêts à intégrer des solutions d’e-facturation au sein de leur outil !

Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation électronique ?

Dites-nous tout !

 

Crédit image : Designed by Freepik / Vectorjuice

Article publié le 09 novembre 2021