Derrière l’étape cruciale de la reprise de données se cache… la phase de recette. Une étape tout aussi importante pour réussir la mise en production d’un ERP, puisqu’elle consiste à vérifier que les fonctionnalités seront bel et bien utilisables dans la solution une fois celle-ci déployée. Il s’agit donc de confronter les besoins à la réalité de l’exploitation et de valider les hypothèses formulées en amont. Et ce, en rédigeant un cahier de recette. Dans cet article, bâti avec le concours de notre expert maison Rabah Boufassa, nous décryptons pour vous ce cahier, ses objectifs et la technique pour le rédiger !
Dans le cadre d’un projet ERP, le cahier de recette est un document qui réunit tous les points permettant de vérifier :
Le cahier de recette, qui sert ainsi de support entre le donneur d’ordre et les équipes en charge du projet, a donc pour objectif de garantir la réussite de la mise en production. Si tous les feux ne sont pas au vert, il permet également de corriger le(s) problème(s) avant l’ultime phase du déploiement.
En bref, le cahier de recette liste une série de tests à mener en fonction de scénarios correspondant aux différents processus métier, à partir des besoins auxquels doit répondre l’ERP. Ces tests ont pour objet la validation des paramétrages de l’ERP en vue de la mise en production.
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On peut distinguer deux sortes de cahiers de recette :
L’ennemi commun de ces deux cahiers de recette ? Le risque de régression !
La préparation d’un cahier de recette commence avec la constitution d’une équipe projet, épaulée par l’éditeur-intégrateur et éventuellement par un consultant AMOA. Au sein de l’équipe projet, on nomme des utilisateurs référents, ou key users, formés à la tâche, et chargés de réaliser les tests à partir des spécifications fonctionnelles qui les concernent. De fait, chaque key user doit être le porte-drapeau d’un métier ou d’une fonction en particulier.
Si l’accompagnement par un consultant AMOA est la promesse d’un énorme gain de temps, expérience oblige, il n’est pas question de le laisser en complète autonomie. Seule l’équipe projet a la connaissance et le recul nécessaire concernant les processus de l’entreprise.
La durée d’une phase de recette dépend avant tout de l’étendue du périmètre fonctionnel. Pour la recette d’un ERP Akuiteo, il faut compter entre 2 et 4 mois, mais ce n’est pas une durée fixe : avec les ressources adaptées, il est possible d’y passer moins de temps. À l’inverse, l’entreprise peut choisir de segmenter les recettes – avec plusieurs personnes, une par lot spécifique, donc autant d’interlocuteurs à intégrer au projet –, ce qui allonge le délai moyen.
D’ailleurs, peu importe le temps passé ou le nombre d’interlocuteurs. L’objectif est toujours le même : valider la solution avant la mise en production.
Si l’objectif premier d’un cahier de recette est de valider les fonctionnalités de l’outil avant sa mise en production, ce n’est pas le seul. Rentrons plus en détail dans les bénéfices que vous devez en tirer !
Cadrer et orienter : telles sont les raisons d’être du cahier de recette. Cette phase ne se limite pas à une simple succession de tests : elle consiste à créer un document de référence qui fixe un cap et dresse la liste des grandes étapes à suivre pour atteindre l’objectif – la mise en production sans heurt, sans régression et sans faire dérapé le planning du projet.
Tous les paramétrages validés (ou non) par les key users sont reportés dans ce cahier, qui permet de visualiser facilement la progression de la recette.
Puisque la phase des recettes suit celle de la reprise des données, elle doit également permettre de s’assurer que les données en question ont bien été intégrées à la solution et que la continuité d’exploitation sera garantie.
Chaque cas de test et chaque anomalie relevée sont décrits avec soin dans le cahier de recette.
Les key users synthétisent chaque point de blocage avant d’imaginer des correctifs.
Prenons un exemple : les utilisateurs référents éprouvent des difficultés à s’adapter à une nouvelle fonctionnalité. Nul doute que le même problème se posera avec la majorité des utilisateurs finaux. Il s’agit alors de retravailler le paramétrage pour que la fonctionnalité en question réponde mieux aux besoins des utilisateurs. Le cahier de recette contribue ainsi à détecter les anomalies suffisamment en amont de la mise en production.
L’objectif final, c’est que tout le monde puisse se saisir de l’outil et l’utiliser au quotidien. Ce qui passe aussi par la formation continue. En identifiant les éventuels obstacles et en les ajoutant au cahier de recette, les key users repèrent et indiquent au chef de projet les besoins des utilisateurs en termes de formation.
Le cahier de recette n’est pas un document de formation. Il ne fait que lister des cas pratiques dans l’optique de mener des tests.
Un cahier de recette peut être découpé en trois grandes parties : les objectifs généraux de la recette, les fiches de tests, et le tableau récapitulatif de l’ensemble des points soulevés. Cette succession permet de réaliser des tests concrets et d’en noter les résultats, en fonction de l’objectif désigné.
Par exemple...
À partir de ces trois fondamentaux, on doit ajouter, en annexe, les références indispensables à consulter – modes opératoires, spécifications, etc. – ainsi que les paramétrages supplémentaires en cas de développements spécifiques prévus dans l’ERP.
Le recettage informatique ne se limite pas à une simple étape de validation : il s’agit d’un processus structuré visant à garantir l’adéquation entre les besoins métiers et les fonctionnalités livrées. Cette phase repose sur la mise en œuvre de tests exhaustifs, souvent appuyés par un modèle de fiche de recette gratuite, permettant d’organiser et d’harmoniser les vérifications. Ce document est particulièrement utile pour documenter chaque test, relever les anomalies et structurer les ajustements nécessaires.
Par exemple, lors du recettage, l’équipe projet peut identifier qu’une interface utilisateur n’est pas intuitive pour les utilisateurs finaux. Grâce à la fiche de recette, ces observations sont consignées avec précision, accompagnées de recommandations concrètes pour optimiser l’ergonomie ou ajuster les paramétrages.
Un bon modèle de fiche de recette doit inclure plusieurs éléments clés :
Ce modèle, personnalisable, peut être utilisé pour structurer efficacement vos processus de recette informatique tout en assurant une traçabilité des tests et des validations.
Mener une recette en informatique dans les règles de l’art offre de nombreux avantages :
En somme, investir dans une recette informatique rigoureuse, appuyée par des outils comme un modèle de fiche de recette, est un atout majeur pour la réussite de tout projet numérique.
Il permet de consolider le déploiement d’une nouvelle solution (ou d’une nouvelle version) et de garantir le bon déroulement de la mise en production. Confiez cela à des utilisateurs référents, qui connaissent les processus métier à tester, et veillez à la synergie entre les différentes parties prenantes.
Surtout, ne vous contentez pas d’un template standard pioché sur le web : votre cahier de recette doit être spécifique à votre entreprise !