Autorisation de dépassement de plafond sur une dépense
Auparavant, après avoir créé une dépense dont le montant dépassait le plafond, le plafond de remboursement pouvait être modifié directement depuis la dépense lorsque le plafond était par dépense (non journalier). Le montant au-delà du plafond ne pouvait ainsi pas être remboursé.
Désormais, le plafond ne peut plus être modifié directement depuis le formulaire de la dépense. À la place, l'option Autoriser le dépassement du plafond a été ajoutée et est accessible :
- depuis l'Application Desktop en allant sur la note de frais en modification (Gestion > Achats > Notes de frais) puis en faisant un clic droit sur la ligne de dépense concernée > Autoriser le dépassement du plafond.
- depuis le nouveau Portail Collaborateur > Manager > Notes de frais, en cliquant sur l'icône sur la ligne de dépense concernée.
L'option permet d'afficher une fenêtre sur laquelle vous pouvez renseigner le nouveau plafond autorisé sur la dépense. Cette modification s'applique uniquement sur la dépense concernée et concerne uniquement le plafond par dépense. Le plafond journalier reste donc inchangé.
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Approbation à la ligne de dépense
Selon le paramétrage mis en place dans la société, la note de frais d'un collaborateur doit être approuvée par différents approbateurs.
Auparavant, l'approbation d'une note de frais se faisait uniquement à la pièce. La note de frais était approuvée ou refusée dans sa globalité (ou certaines dépenses pouvaient être refusées unitairement). Désormais, il est possible de mettre en place un processus d'approbation par ligne de dépense : chaque dépense d'une note de frais devra être approuvée ou refusée par les différents approbateurs.
Dans le paramétrage des approbations (Paramétrage > Paramétrage Général > Ressources et Main d’œuvre > Approbations), le paramètre Type d'approbation a été ajouté dans les règles d'approbation avancées pour les notes de frais. Il permet de cocher l'option Pièce ou Ligne afin de choisir le type d'approbation à utiliser.
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Il est possible d'approuver ou refuser une ligne de dépense depuis l'Application Desktop (voir Approuver ou refuser des notes de frais ou des dépenses), le nouveau Portail Collaborateur > Manager > Approbations (voir Gérer les demandes d'approbation).
Le batch RelanceAppro a également été ajouté. Il permet de relancer automatiquement les destinataires paramétrés dans le batch lorsque des dépenses sont en attente d'approbation et/ou non approuvables (voir Batch RelanceAppro).
Adaptation du montant et de la quantité sur les natures de dépense (type normal ou Restaurant / triple TVA)
Des adaptations ont été apportées aux natures de dépense (Outils > Paramétrage > Paramétrage Général > Notes de frais > Natures de dépense) dont le Type est Normal ou Restaurant / Triple TVA. Il est désormais possible de moduler le montant de dépense ainsi que les quantités pour ces natures de dépense.
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Calcul des indemnités kilométriques ville à ville
Auparavant, lors de la saisie de dépense kilométrique, le nombre de kilomètres pouvait uniquement être renseigné manuellement.
Akuiteo peut désormais s'interfacer avec certaines API Google afin de faciliter le calcul du nombre de kilomètres sur le nouveau Portail Collaborateur et Akuiteo Mobile.
Les API concernées sont :
- Place Autocomplete qui permet de renseigner une adresse de départ et une adresse d'arrivée à partir d'une saisie libre.
- Distance Matrix qui permet de calculer et renseigner automatiquement le nombre de kilomètres en fonction des adresses de départ et d'arrivée renseignées préalablement.
Ainsi, les champs Adresse de départ et Adresse d'arrivée sont affichés lors de la saisie de dépense :
De plus, à côté du champ de kilomètres, l'icône suivante a été ajoutée :
sur le Portail Collaborateur.
sur Akuiteo Mobile.
Elle permet de calculer et de renseigner automatiquement la distance entre les deux adresses renseignées.
Si besoin, le calcul peut être effectué en évitant les péages et les autoroutes.
Plus d'infos sur la mise en place dans la Release note v5.5, Rubrique TRANSVERSE.
