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Vocabulaire ERP : le glossaire des termes à connaître

Gestion d'entreprise, Choisir un ERP, Votre projet ERP

Tout le vocabulaire ERP dans notre glossaire !

SaaS, AMOA, module, éditeur-intégrateur, maintenance, licence… L’univers de l’ERP et des projets SI est peuplé de termes obscurs et de métiers très spécifiques qui peuvent sembler déroutants. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons réalisé un glossaire réunissant les mots les plus couramment utilisés. Une sorte de guide pour ne pas se perdre dans le vocabulaire ERP !

 

AMOA

L’acronyme AMOA désigne l’assistance à la maîtrise d’ouvrage, soit la mission qui consiste à aider une société à mettre en place un logiciel chez elle. C’est une mission qui est contractualisée par une société. Par extension, on parle d’AMOA pour désigner un consultant en charge de cette mission.

À ne pas confondre avec la maîtrise d’œuvre.

Cahier des charges

Un cahier des charges correspond à la formalisation des besoins et désirs d’une entreprise. On y retrouve généralement des informations relatives à ses processus, des clauses administratives, techniques, un périmètre fonctionnel… Le cahier des charges est souvent utilisé pour trouver une solution logicielle adaptée.

Conduite du changement

La conduite du changement est l’ensemble des opérations effectuées dans une entreprise pour que celle-ci puisse s’adapter à un changement.

C’est un facteur clé de la réussite d’un projet ERP : l’introduction d’un nouvel outil tel qu’un logiciel de gestion impacte toute une entreprise. Elle suppose donc une phase d’acceptation, incontournable pour que les utilisateurs finaux s’approprient l’outil. Il s’agit alors de répondre à une question : comment faire en sorte que les humains composant l’entreprise acceptent et tirent parti du changement ? De nombreux leviers sont à activer, de la communication en amont autour du projet à la formation des utilisateurs.

Couverture fonctionnelle

La couverture fonctionnelle est l’ensemble des fonctionnalités fournies par un logiciel, par rapport à celles attendues par une société. Autrement dit, le point situé entre les modules proposés par la première et les besoins exprimés par le second.

Pour juger de la pertinence d’un ERP, on calcule le taux de couverture fonctionnelle : le nombre de fonctionnalités proposées par la solution d’un prestataire divisé par le nombre de fonctionnalités attendues – sachant que celles-ci peuvent être pondérées. Par exemple, la fonctionnalité « gestion des stocks » peut avoir un coefficient de 2 alors que les achats ont un coefficient de 1.

À ne pas confondre avec le périmètre fonctionnel.

Déploiement ERP

Le déploiement ERP est l’ensemble des actions destinées à mettre en place un ERP au sein d’une société jusqu’à sa mise en production et au-delà. On parle aussi d’intégration.

Développement progiciel

Le développement progiciel est le développement informatique d’une fonctionnalité qui est intégrée au standard d’un logiciel et qui est donc disponible pour toutes les sociétés. C’est l’éditeur-intégrateur qui décide de ce qui appartient au développement progiciel, puisqu’il est garant de son offre.

Le développement progiciel s’oppose au développement spécifique, qui permet de créer des fonctionnalités qui ne sont pas prévues dans la version standard et qui sont développées pour l’usage d’une seule société.

Développement spécifique

Le développement spécifique est un développement informatique réalisé pour l’usage d’une seule société. Il intervient quand le standard d’un logiciel ne couvre pas tous les besoins critiques de la société et que l’éditeur-intégrateur ne souhaite pas y ajouter les fonctionnalités concernées. Le développement spécifique, qui est financé par la société qui va l’utiliser, s’accompagne généralement d’une redevance de maintenance, souvent annuelle.

Le développement spécifique permet donc à une entreprise de déployer un ERP adapté à des besoins spécifiques. Si la tentation du développement spécifique est forte au sein des entreprises, elle n’est pas sans inconvénient. En contrepartie d’un outil parfaitement adapté, il faut composer avec une solution plus coûteuse et plus complexe à gérer en termes de maintenance et d’évolutivité.

Éditeur

L’éditeur est la société qui conçoit, qui réalise et qui maintient un logiciel. Son modèle économique est basé sur la vente du logiciel (licence et maintenance), qu’il s’agisse d’une solution on premise ou SaaS.

S’il est éditeur-intégrateur, il fait de la maîtrise d’œuvre, développe un outil de A à Z et gère sa commercialisation et son intégration.

Par exemple, Microsoft est l’éditeur du logiciel Word… mais il ne l’installe pas chez vous ! Il est donc éditeur, mais pas intégrateur.

ERP

Le sigle ERP vient de l’anglais « Enterprise Resource Planning », que l’on pouvait parfois traduire, en français, par « progiciel de gestion intégré » (PGI) – une expression tombée en désuétude.

L’ERP désigne un logiciel de gestion d’entreprise qui centralise les données essentielles au fonctionnement d’une société, permettant de piloter l’ensemble de ses processus opérationnels et économiques depuis un même outil. Il prend généralement en charge la plupart des fonctions de gestion : gestion des commandes, facturation, contrôle des stocks, comptabilité, RH, e-commerce, etc.

Si un ERP est souvent considéré comme la colonne vertébrale d’une entreprise, qui lui permet de fonctionner au quotidien, il ne s’agit pas forcément d’une solution coûteuse et longue à mettre en place. Il ne faut pas oublier que l’ERP reste avant tout un logiciel : un outil informatique qui centralise des données… en plus complet !

ERP généraliste

Un ERP généraliste est un logiciel de gestion qui n’a pas été conçu pour un secteur d’activité spécifique. Il propose des modules très différents, susceptibles d’intéresser des fonctions différentes dans l’entreprise. Il s’oppose à l’ERP verticalisé.

ERP verticalisé

Un ERP verticalisé est un logiciel de gestion standard conçu pour les besoins métier d’un secteur d’activité spécifique.

L’éditeur ou l’intégrateur peuvent être à l’origine de la verticalisation. Avec un ERP verticalisé et un développement progiciel, un logiciel standard peut être parfaitement adapté aux attentes d’un secteur d’activité particulier.

À ne pas confondre avec un ERP généraliste !

Hébergement

L’hébergement désigne toute l’infrastructure et tous les services pour mettre à disposition un logiciel de gestion : serveurs, réseaux, accès par Internet…

Interface

Une interface est une système de communication entre deux logiciels distincts, soit le fait de connecter deux systèmes qui ne parlent pas le même langage. Il peut être réalisé grâce à des API, un échanges de fichiers plats, ou l’utilisation d’une ETL (Extract Transform Load), un outil qui récupère des données, les transforme éventuellement, et les transmet.

Une interface permet par exemple l’échange d’informations entre un ERP et un CRM.

Intégrateur

L’intégrateur est l’entité en charge de la mise en place d’un logiciel dans une société – contrairement à l’éditeur, qui ne s’occupe que de créer le logiciel.

L'intégrateur va prendre en charge des actions aussi diverses que des études de cadrage, du paramétrage, de l’installation, de la formation, de l’assistance au paramétrage… Dans certains cas, il peut également être amené à pratiquer du développement spécifique ou à proposer sa propre verticalisation de l’ERP.

Quand une seule entité prend en charge les deux fonctions, on parle d’éditeur-intégrateur.

Intégration

Voir déploiement ERP.

Licence

C’est le droit d'usage d’un logiciel par un ensemble de personnes dans une organisation. On n’achète donc pas le logiciel à l’éditeur, mais seulement le droit de l’utiliser pour une durée convenue ou de manière perpétuelle. Dans le cadre des projets ERP, la licence est assortie d’une maintenance. L’ensemble est parfois globalisé dans une offre SaaS incluant également l’hébergement.

Logiciel on premise

Un logiciel on premise est un logiciel installé sur une infrastructure appartenant à une société.

C’est le processus historique : un prestataire vient, sur place, installer le logiciel sur un ou plusieurs postes utilisateur / serveurs. Choisir un logiciel on premise permet de tirer parti d’une infrastructure existante. C’est la société qui aura la responsabilité de tout l’hébergement : sauvegarde, supervision, évolution de l'infrastructure… Elle peut ainsi conserver le contrôle de son infrastructure informatique. En revanche, la société sera contrainte de confier ce contrôle à des collaborateur, ce qui sera coûteux en temps et en ressources.

Logiciel SaaS

L’acronyme SaaS signifie « Software as a Service », ou « logiciel en tant que service ». Il désigne un modèle de distribution avec lequel on consomme un logiciel comme on le ferait d’un service : en payant en abonnement et sans se soucier des aspects techniques comme l’hébergement. La commercialisation du logiciel prend alors la forme d’une offre « package » qui inclut la licence du logiciel, l’hébergement et la maintenance.

À l’inverse du on premise, le logiciel n’a donc pas besoin d’être installé au sein de la société. Son utilisation nécessite généralement une simple connexion Internet.

Maintenance

La maintenance désigne l’ensemble des opérations de correction et / ou d’évolution d’un logiciel. Dans le cadre d’un projet ERP, souscrire un contrat de maintenance est absolument indispensable.

On peut parler de maintenance corrective et de maintenance évolutive :

  • la maintenance corrective est destinée à corriger les anomalies, les bugs constatés au cours de l’utilisation d’un logiciel ;
  • la maintenance évolutive, quant à elle, est destinée à l’installation des nouvelles versions, des mises à niveau réglementaires, des fonctionnalités qui arrivent dans le logiciel, etc.

La maintenance est généralement assurée par l’éditeur du logiciel, parfois par l’intégrateur, ou par les deux à la fois.

Maîtrise d’œuvre

La maîtrise d’œuvre désigne l’entité qui conçoit et met en place le logiciel : l’intégrateur ou l’éditeur-intégrateur.

Il s’agit donc de la personne – physique ou morale – choisie par le maître d'ouvrage pour la conduite opérationnelle des travaux en matière de coûts, de délais et de choix techniques, le tout conformément à un contrat et un cahier des charges.

Maîtrise d’ouvrage

La maîtrise d’ouvrage (ou MOA) désigne la société qui reçoit la prestation. Lorsqu’il se fait aider, on parle d’AMOA.

Module

Un module est un domaine fonctionnel, un ensemble de fonctionnalités d’un logiciel. Il peut s’agir, par exemple, de la gestion des achats, du contrôle des stocks, de la comptabilité-trésorerie…

Le choix des modules peut se faire au fur et à mesure lors de l’avancée dans un projet ERP. Cela permet un déploiement plus progressif.

Périmètre fonctionnel

Un périmètre fonctionnel désigne un ensemble de fonctionnalités attendues par un utilisateur, ou proposées par une solution logicielle.

À ne pas confondre avec la couverture fonctionnelle.

Phase de paramétrage

La phase de paramétrage désigne l’ensemble des opérations, prévues dans le logiciel, permettant de modifier son comportement pour qu’il s’adapte aux besoins des utilisateurs. Ces opérations sont menées main dans la main par l’intégrateur et la société.

Reprise des données

C’est la phase qui consiste à importer dans un nouveau logiciel les données existantes de la société. Cela passe donc par la préparation des données, leur injection dans un nouveau logiciel puis le contrôle des données injectées.

Quand une entreprise se lance dans un projet ERP, récupérer l’ensemble de ses données est indispensable. La qualité des données existantes et la multiplicité des sources de données rendent cette phase particulièrement délicate. Il s’agit d’une étape critique lors du déploiement d’un ERP, qui ne dépend pas que de l’éditeur, mais aussi de la société et de ses données existantes.

Urbanisation

L’urbanisation est la discipline qui consiste à organiser et faire communiquer les composants du SI – dont l’ERP fait partie, pour soutenir l’entreprise dans ses objectifs.

Elle permet de se poser de multiples questions : comment organiser le SI dans son ensemble ? Quelles sont les interfaces à mettre en place ? Lesquelles sont nécessaires, ou facultatives ? Lesquelles sont communes à plusieurs utilisateurs ?

Vous vous lancez dans un projet de logiciel de gestion ? Gardez ce vocabulaire de l’ERP sous la main pour ne passer à côté de rien ! Une définition vous manque ? Une notion reste obscure à vos yeux ? N’hésitez pas à nous en faire part !

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Product Manager - Akuiteo SAS
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