Qu’est-ce qu’un bon à payer (BAP) ?
Le bon à payer est un élément comptable automatisable – papier ou électronique – qui permet de finaliser un achat : l’acheteur peut autoriser le règlement d’une facture et le responsable financier valider le paiement.
En bref, le BAP est la confirmation qu’un vendeur a bien fourni le produit ou exécuté la prestation auprès d’un acheteur.
S’il n’est pas obligatoire, cet outil de traçabilité des factures d’achat peut être utilisé par les entreprises comme une sécurité supplémentaire lors d’une commande. La facture ne peut ainsi être réglée que lorsque les deux parties confirment le respect de la bonne réception de la prestation.
Si le bon à payer est lié à la facturation, le bon de livraison concerne, quant à lui, l’envoi et la réception d’un produit ou d’une prestation. Il certifie que le client a bien reçu ce qu’il avait commandé, et que les modalités de livraison correspondent à ses attentes.
Automatiser les bons à payer : quels avantages ?
Pour réaliser vos bons à payer, deux possibilités s’offrent à vous : vous pouvez les faire manuellement ou les automatiser via un ERP par exemple. Choisir de les éditer et de les envoyer de manière automatique a ses avantages, vous pourrez :
- créer des alertes pour les deux parties (réception, signature…) ;
- suivre l’avancement de la facturation ;
- ajuster le pourcentage du bon à payer en fonction de la réception.
Pour rappel, une fois que la facture, envoyée par le fournisseur, est enregistrée par la comptabilité, un bon à payer est envoyé à l’acheteur qui a commandé la prestation. Ce dernier peut alors donner son accord à la comptabilité pour autoriser le paiement.