Qu’est-ce qu’un comité de projet (COPRO) ?
Un comité de projet (COPRO) est une réunion organisée par les chefs d’un projet. Ces derniers, qui connaissent les tenants et aboutissants de l’ensemble de leur projet sur le bout des doigts, font ainsi des points d’étapes qui permettent de soumettre au comité de pilotage d’éventuels points d’arbitrage.
COPRO et COPIL : quelle différence ?
Le COPRO est un meeting, le plus souvent hebdomadaire, qui réunit un chef de projet client et un chef de projet chez le prestataire. Les opérationnels concernés peuvent ainsi coordonner le projet et s’assurer qu’il avance comme il se doit ! C’est l’occasion de remonter d’éventuelles problématiques ou retards, mais aussi et surtout de trouver une solution pour organiser la suite des événements.
À noter : à la suite d’un COPRO, un comité de pilotage exceptionnel peut avoir lieu pour arbitrer.
Moins fréquent que le COPRO, le comité de pilotage (COPIL) est une réunion lors de laquelle les instances dirigeantes, chez le client ou chez l’éditeur, se rassemblent. Le chef de projet est amené à faire le bilan des grandes lignes du projet. Un premier comité de pilotage, aussi appelé « kick-off meeting », a généralement lieu avant le démarrage du projet. Ensuite, il peut intervenir lors des étapes clés du projet (fin de phase de cadrage, avant la mise en production…) pour valider les prises de décision.
Qui doit participer à un comité de projet ?
Les collaborateurs qui se réunissent lors d’un COPRO sont :
- les responsables des lots fonctionnels, métier et informatique ;
- les « key users » ;
- les consultants internes et externes.
Tous les membres de l’équipe projet peuvent aussi être invités à rejoindre la réunion en cas de besoin !
Quel est le rôle du COPRO ?
Les comités de projet réguliers sont là pour plusieurs raisons ! Ils permettent notamment :
- d’assurer le suivi du projet (qualité des services, respect des délais…) ;
- de gérer le planning des intervenants (pic de charge, sollicitation des key users…) ;
- de remonter les problèmes auprès du COPIL.
Quelles sont les tâches et les responsabilités du COPRO ?
Les participants au comité de projet s’engagent à :
- coordonner les équipes opérationnelles ;
- suivre l’avancement et vérifier la cohérence de toutes les étapes du projet ;
- actualiser le planning (ajout ou décalage d’une tâche…) ;
- analyser les risques liés à la mise en place du projet ;
- faire appel au COPIL en cas de difficulté.