Définition du cahier des charges
Le cahier des charges d’un ERP liste les besoins et les attentes d’une entreprise. Il reprend aussi bien des clauses techniques et administratives que le périmètre fonctionnel.
Rédiger un cahier des charges pour un ERP permet de cibler une solution logicielle sur-mesure et appropriée.
Pourquoi rédiger un cahier des charges ERP ?
Avant de procéder à un comparatif des différentes solutions ERP, il est nécessaire de rédiger un cahier des charges précis, clair et détaillé. Ce dernier doit prendre en compte les besoins fonctionnels et les développements spécifiques de l’entreprise.
Cependant, la réussite de votre projet ERP ne doit pas seulement reposer sur le cahier des charges. Il est déconseillé de prendre une décision sans avoir vérifié la capacité du logiciel ERP à se conformer à vos besoins métier et à votre stratégie de développement.
Qui doit participer à la rédaction du cahier des charges ?
L’un des objectifs de la mise en place d’un ERP est de pouvoir fédérer les différents utilisateurs autour des processus clés de l’entreprise. L’ERP devient en ce sens un élément essentiel dans la culture d’entreprise. Il est donc important que tous les métiers de l’entreprise soient impliqués dans la rédaction du cahier des charges.
Lister les fonctionnalités et les regrouper par domaine (gestion des stocks, des ressources humaines…) a été pendant longtemps la démarche mise en œuvre. Mais celle-ci apparaît aujourd’hui insuffisante, voire inadaptée, si l’on veut combler les exigences de rapidité, de qualité et d’agilité des directions générales.
C’est pourquoi il est plus judicieux d’adopter une méthode plus transversale et stratégique pour la création du cahier des charges d’un ERP. L’approche doit notamment englober trois besoins fondamentaux des directions d’entreprise, à savoir leurs orientations, leurs axes d’amélioration et les modifications organisationnelles à prévoir. L’objectif ? Identifier les enjeux et les attentes liés à la mise en place de l’ERP.
Les projets d’ERP qui réussissent sont portés par les différents métiers de l’entreprise et pilotés selon ses objectifs stratégiques.
Cahier des charges et couverture fonctionnelle
Formaliser et regrouper toutes les demandes fonctionnelles est fondamental pour mettre en place un ERP adapté et répondre aux enjeux de l’entreprise. Ainsi le cahier des charges permet d’apprécier les différences de couverture fonctionnelle entre plusieurs solutions et de les comparer. Cela aboutit aussi à faire émerger des critères objectifs et pertinents.
La recherche d’agilité ne doit pas prendre le pas sur la définition des besoins fonctionnels. Donc, pour trouver sa solution ERP, l’entreprise doit privilégier une approche axée sur ses attentes métier et cibler des systèmes d’information spécialisés pour son secteur d’activité.
Cahier des charges et POC (Proof of Concept) : deux étapes clés
Pour raccourcir les délais des projets ERP, les directions générales préfèrent des approches plus agiles et globales. C’est là où le concept du POC (Proof of Concept), s’est imposé. Si le cahier des charges aide à structurer la démarche de sélection, le POC, lui, valide la capacité de l’entreprise et de l’intégrateur à mettre en place le projet ERP.
Cependant, le POC étant généralement payant, les éditeurs proposent souvent un jeu d’essai en guise d’alternative. Réalisé à partir d‘un scénario et de données fournies par le prospect, il permet de voir la solution, avec les fonctionnalités attendues, en action. C’est donc une démonstration personnalisée qui peut s’avérer suffisante pour savoir si l’éditeur et son logiciel peuvent répondre aux attentes.