Vous avez choisi votre solution ERP, elle est installée et paramétrée...
Vous allez entamer l'import de vos données dans ce nouveau système. Mais avez-vous bien anticipé cette étape ?
Découvrez les éléments clés pour réussir votre reprise de données 

Qu’est-ce qu’une reprise de données ?

Définition :

Dans un projet ERP la reprise des données est la phase qui consiste à récupérer un ensemble de données existantes pour les importer dans un nouveau logiciel.

Elle implique donc la préparation des données, l’injection dans un nouvel outil, mais aussi le contrôle de ces données injectées. La qualité des informations existantes, tout comme la multiplicité des sources de données, font partie des facteurs qui influencent la réussite de la démarche. Si cette réussite ne dépend donc pas seulement de l’entreprise ou de l’éditeur-intégrateur, la reprise de données est une étape cruciale qui ne peut être négligée dans le cadre d’un projet ERP..

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Le projet de reprise de données, une étape complexe du projet ERP

Quand une entreprise se lance dans un projet ERP, elle voudra rependre les données qu’elle a stockées. Et avant d’importer des données dans le logiciel cible, il convient de toutes les prendre en considération. Or, celles-ci peuvent être nombreuses et provenir de différentes sources, ce qui peut interroger : quel est la bonne méthodologie d’une reprise de données ? Quel doit être le plan d’une reprise de données ? Une migration passe par un certain nombre d’étapes :

  • le nettoyage des données – et les questions qui en découlent :
    que faire des données fournisseurs, des clients, mais aussi des factures impayées, des commandes non honorées et des temps passés par les consultants ;
  • la vérification des données ;
  • l’import des données ;
  • le contrôle des données final.

Véritable sous-projet du projet ERP, la reprise de données nécessite bien souvent la constitution d’une équipe dédiée. C’est elle qui devra se poser toutes les bonnes questions, identifier les informations à reprendre et poser la stratégie. Quelles sont les données que l’entreprise doit absolument reprendre ? Faut-il reprendre les projets des 5 dernières années ? Etc.

Bien qu’elle soit souvent sous-estimée, la reprise de données est une étape critique, mais aussi et surtout indispensable.

L’objectif : injecter des données fiables dans l’ERP

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D’une reprise de données efficace dépend, en partie, la réussite d’un projet ERP. Si vous ne devez pas la négliger, c’est notamment parce qu’elle doit vous permettre d’atteindre un objectif précis : injecter des données fiables dans le nouveau logiciel de gestion.

L’entreprise, tout comme l’éditeur-intégrateur, aimerait que tout aille vite. Mais une reprise de données demande du temps. Parvenir à une vraie qualité des données sans faire preuve de patience est impossible : il faut voir en cette phase cruciale l’opportunité de mettre toutes les informations dont on dispose au propre, et de repartir sur de bonnes bases… ce qui passe, évidemment, par un processus de nettoyage des données. Fichier client, fournisseurs, factures payées ou non, commandes ou encore temps passés : aucune donnée ne doit être laissée de côté. Il est temps de trier, de consolider, de faire le ménage pour que le nouvel ERP puisse être composé de données saines.

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de classer les données par catégorie et de prioriser. Il restera ensuite à établir une stratégie de reprise des données précise, puis à lier toutes les informations à la nouvelle solution de gestion.

 

Quelles données sont concernées par la migration ?

S’il est important, pour ne pas dire essentiel, de faire l’inventaire de l’intégralité des données que l’entreprise a à sa disposition, toutes ne se valent pas : elles doivent être classées. On distingue alors trois catégories de données…

Les données de structure

Une première catégorie doit comprendre les données de structure : le plan comptable, les axes analytiques, la numérotation des pièces de gestion… Il s’agit de l’étape la plus simple, puisque les volumes de données sont généralement relativement faibles, et que les informations peuvent être saisies directement à la main dans le nouvel ERP.

Les données de référentielles

La seconde catégorie, les référentiels, regroupe les clients, les fournisseurs, les contacts, la nomenclature des produits vendus et achetés… Au cœur de celle-ci se trouve le fichier client, qui comporte souvent des données manquant de fiabilité, en plus d’être éclaté dans différents systèmes. Il complexifie ainsi la démarche, d’autant plus que les référentiels doivent ensuite être reliés aux données de structure – qui peuvent grandement varier entre l’ancien et le nouveau logiciel.

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Les données de gestion

Troisième et dernière catégorie, les données de gestion regroupent les factures de ventes et d'achats avec leurs soldes, les commandes client et fournisseur en cours, le stock… Il s’agit aussi de l’étape la plus complexe, qui implique la mise en œuvre d’une véritable stratégie et un certain nombre d’interrogations, telles que : faut-il reprendre les données des trois dernières années pour pouvoir faire des comparatifs, ou bien uniquement les projets en cours ? Faut-il se baser sur les données de l’ancien système, ou sur les données comptables ?

 

Ces catégories permettent de classer les données et d’avancer méthodiquement :
les données de structure d’abord
, les référentiels ensuite, et les données de gestion pour finir.

 

Les difficultés de la reprise de données ?

Évidemment, savoir précisément quelles sont les données concernées et comment prioriser ne fait pas tout. C’est peut-être le plus grand défi de votre projet ERP… alors forcément, certaines difficultés entrent dans la balance d’un bon processus de reprise des données !

Les multiples sources de données

Avoir plusieurs sources différentes pour un seul et même type de données peut s’avérer problématique. Faut-il les fusionner, les centraliser dans un fichier source unique ? Ou bien choisir une seule source et sacrifier les autres ? Le bon choix dépend du temps, mais aussi des informations dont vous disposez.

La granularité des données

Un nouvel ERP est censé offrir un niveau de détail plus élevé que l’ancien. Mais les données sont-elles prêtes pour cela ? Il faut faire en sorte que le futur logiciel puisse accueillir les anciennes données, même si la granularité n’est pas la même.

Des données par milliers

Bien souvent, les données accumulées sont nombreuses. Voire très nombreuses. Voire innombrables. Si cela peut être effrayant, c’est aussi l’occasion de faire un grand tri dans ces données. Priorisez, commencez par les données nécessaires au démarrage avant de vous attaquer aux données historiques !

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Le format des données à reprendre

Les anciennes données sont-elles dans un format compatible avec le nouvel ERP ? Des fonctions d’export sont-elles présentes ? Ou bien faut-il recourir à un prestataire ? Le format des données est l’un des critères qui peut décupler le temps de migration, et retarder la mise en production : mieux vaut y penser en amont...

L’import des données

Un import de données passe souvent par plusieurs étapes, et il est rare – pour ne pas dire impossible – de le réussir dès le premier coup : paramétrage des codes, mauvais formats, espaces parasites… La patience est de mise !

Le contrôle de données

Une fois les données importées, le travail est terminé ? Non ! Si l’étape du contrôle peut être considérée comme un écueil, c’est qu’elle est bien souvent négligée, voire oubliée. Pourtant, pour ne pas s’en mordre les doigts plus tard, l’intégrité des informations présentes dans le logiciel de gestion cible doit être vérifiée. Parce que les obstacles d’une reprise de données peuvent avoir de fâcheuses conséquences, mieux vaut prévenir que guérir !

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Comment réussir une reprise de données ?

Anticiper la reprise de données

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Un projet de reprise de données est, en quelque sorte, un sous-projet du changement d’ERP. Son importance est telle qu’il faut à tout prix l’anticiper : plus la reprise de données démarre tôt, plus vous gagnerez du temps, et plus le déploiement sera agile (et réussi) ! Dès la phase d’analyse, il convient de s’intéresser de près aux formats d’import des données, aux sources de données, et d’établir sa stratégie de reprise de données.

Alors, c’est là que les principales questions déjà évoquées précédemment doivent se poser : quelles données doivent être reprises ? Faut-il récupérer l’historique des deux dernières années, ou seulement les informations concernant les projets en cours ? Le prévisionnel peut-il être automatiquement repris de l’ancien logiciel ? Identifiez bien les sources de données et les données à reprendre pour avancer de façon stratégique et structurée.

 
 

Les étapes clés de la reprise de données

Pour réussir une reprise de données, pas question de négliger la moindre étape. Il est indispensable d’avancer pas à pas, du tri de l’existant au contrôle des données. Voici la marche à suivre !

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1 – Faire le tri parmi les données sources

En premier lieu, une reprise commence par un tour d’horizon des données existantes : lesquelles faut-il absolument reprendre ? Comment est-il possible de les hiérarchiser pour avancer de manière progressive ? Attention à ne pas céder à la tentation de tout reprendre, et à se focaliser sur les éléments vraiment nécessaires pour le fonctionnement de la société.

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2 – Vérifier les sources de données

Recenser et vérifier les sources de données, parfois dispersées aux quatre coins de l’entreprise, peut être une étape fastidieuse. Il est important d’accorder un maximum d’attention aux capacités d’extraction, à la fraîcheur des données, à la granularité des informations et aux formats acceptés par le nouvel outil, pour se concentrer sur les bonnes sources.

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3 – Importer les données dans l’ERP

Une fois les données triées et les sources vérifiées, la migration peut commencer, en suivant l’ordre recommandé par l’éditeur-intégrateur, qui connaît l’outil mieux que quiconque, et en établissant une base « test ». Pensez également données de structure, référentiels et données de gestion ! Des essais, hors base de production, doivent permettre de repérer les erreurs et de les corriger, pour ne pas avoir à tout reprendre en fin de projet.

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4 – Assurer le contrôle des données

Pas question de s’arrêter une fois l’import des données terminé. L’une des étapes les plus importantes est la dernière, trop souvent négligée : le contrôle des données. Vérifiez que toutes les données se retrouvent dans le nouvel ERP, en effectuant des recherches similaires dans les deux logiciels, source et cible, pour vérifier l’adéquation des résultats.

 

En bref – Quelques conseils pour réussir une reprise de données

  • Préparer un plan de migration comportant l’inventaire des données, des sources et des tables cibles, les règles de mapping, le plan de nettoyage, de consolidation et de transcodification.
  • Choisir un outil pour réaliser la migration, qu’il s’agisse d’outils de BDD, d’un ETL ou d’Excel.
  • Utiliser les fonctionnalités d’import standard de votre nouvel ERP, pour plus de sécurité.
  • Travailler sur des échantillons pour valider la stratégie de reprise des données et avancer avec agilité.
  • Contrôler la reprise des données : c’est indispensable pour éviter d’avoir à revenir en arrière bien plus tard !

Qui impliquer dans un projet de reprise de données ?

Constituer une équipe interne dédiée à la reprise de données

Vous aimeriez que la reprise données soit entre les mains d’un AMOA, qu’il vous dise que vos données sont parfaitement propres et qu’il les importe dans le nouvel ERP, d’un coup de baguette magique ? En réalité, c’est impossible ! Vous pouvez constituer une équipe dédiée, mais en interne : celle-ci doit maîtriser le contenu de votre ancien système d’information pour extraire les données avant de les injecter dans le système cible.

Un chef de projet doit organiser la reprise de données et s’assurer, auprès de tous les services concernés, d’avoir l’intégralité des sources de données et les formats correspondants. Par exemple, il est possible que les données clients soient stockées dans la base de la comptabilité… tandis que les consultants utilisent leur propre outil. Il convient alors de recouper toutes les informations pour ne pas passer à côté d’une source de données « fantôme », importante mais invisible.

Faire appel à un prestataire pour assurer la reprise des données

Une fois les différentes sources de données identifiées, certains problèmes techniques peuvent surgir pour l’extraction. Dans ce cas, il est possible de faire appel à un prestataire externe, un expert chez l’intégrateur ou chez l’éditeur, qui saura vous aider à récupérer les bonnes données, que vous avez précédemment définies. Cette demande de prestation doit être soigneusement préparée, d’autant plus qu’elle peut engendrer des coûts supplémentaires.

À noter :
Si le précédent logiciel a fait l’objet d’un développement spécifique, que seul le concepteur du logiciel peut en extraire les données, l’opération peut s’avérer très compliquée. Il en va de même si seule la personne responsable du service informatique, partie de l’entreprise depuis, maîtrisait l’outil. Dans de telles situations, un prestataire externe est le bienvenu.

LE cas délicat : plusieurs sources de données... pour une seule donnée

Parfois, une seule et unique donnée peut être présente dans deux sources de données. Des informations clients qui se retrouvent sur le logiciel de compta et dans le CRM, par exemple. C’est sans doute l’opération la plus compliquée d’une reprise de données.

Deux solutions existent :

  1. Fusionner les données.
    Réunir les deux sources de données, les extraire pour avoir une base de donnée propre et complète (en choisissant les données les plus pertinentes si elles ne sont pas les mêmes dans les deux sources). Il faut alors arbitrer champs par champs... Cela prend énormément de temps, mais garantit un véritable “best of” des données.

  2. Choisir une source de donnée, arbitrairement.
    Une solution bien plus simple, qui évite de passer des mois à croiser de nombreuses sources de données différentes. Quitte à faire des concessions, c’est un vrai gain de temps !

Il n’y a ni bonne, ni mauvaise solution… mais il convient de faire le bon choix, en fonction des sources existantes, de leur qualité et du temps que vous avez devant vous. La constitution des fichiers de reprise de données est un gros chantier, mais crucial. Sur cet aspect, les arbitrages sont si délicats qu’un AMOA peut intervenir, à moins que la DSI ne puisse aider. La question reste fonctionnelle, autant que technique : l’AMOA ne pourra pas arbitrer en toute autonomie !

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En bref, la reprise des données...

Vous l’aurez compris : la reprise de données est une phase essentielle de tout bon projet ERP. Elle doit être rondement menée pour que le changement de logiciel de gestion soit une réussite. Que vous choisissiez d’impliquer des prestataires experts ou simplement une équipe dédiée en interne, vous devez suivre la migration des données de A à Z, du tri des sources de données existantes aux contrôle des données importées.

C’est l’une des clés du succès de votre projet ERP !

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