Demandez une démo

Reprise de données ERP : 6 obstacles à surmonter

Integration d'ERP, Votre projet ERP

La reprise de données et ses obstacles

Les roses ont leurs épines, les projets ERP ont leur étape fastidieuse. La reprise de données en est une. Réputée pour donner des boutons et favoriser la pousse des cheveux blancs, cette phase complexe et délicate est sans doute LE défi majeur auquel vous serez confronté durant le processus de changement d’ERP. Afin que vous puissiez savoir à quoi vous attendre, nous vous avons listé les 5 obstacles que vous allez, à tous les coups, rencontrer... et nos conseils pour les contourner !

Obstacle n° 1 – Vous avez plusieurs sources différentes pour un seul et même type de données

Et c’est l’angoisse totale au moment de faire le point : faut-il fusionner ces sources ? En choisir une seule ? Vous pouvez...

  • Centraliser les données dans un fichier source unique. Si vous avez, par exemple, quatre sources de données différentes, vous pouvez les regrouper pour n’en obtenir qu’une seule. Mais sachez que cela prend un temps fou, puisque vous devez arbitrer, pour chaque champ, quelle source conserver : est-ce un luxe que vous pouvez vous autoriser ?

  • Choisir une seule source, quitte à ignorer les autres, sacrifiées sur l’autel du temps gagné et de l’efficacité. Il convient alors de vous tourner vers les sources les plus fiables – pour la liste des projets en cours, elle se trouve sans doute du côté du consulting, par exemple.

Obstacle n° 2 – Vos données n’ont pas la même granularité…

Bien souvent, le nouvel ERP offre un niveau de détail plus élevé que l’ancien - et c’est bien votre volonté. Mais alors comment procéder, lors de la reprise, quand le système exige de vos données un niveau de détail que vous ne pouvez pas lui fournir ? Impossible de créer de la matière…

Bien souvent, la solution se trouve dans un complément de paramétrage de votre nouveau logiciel qui, moins précis que votre cible initiale, vous permettra d’accueillir l’existant : article nommé « reprise », collaborateur nommé « ancien collaborateur », etc.

Cela vous permettra de relier l’ancien monde au nouveau, sans avoir à résoudre la quadrature du cercle. Mais attention à faire en sorte que ce nouveau paramétrage « de dépannage » ne soit plus utilisable lors de la mise en production ! La cible reste la cible, même si l’on doit souvent opérer quelques raccourcis pour se faciliter la vie.

Obstacle n° 3 – Vous avez 10 trillions de données à reprendre…

Et il faudrait – au moins ! – 200 ordinateurs de la NASA fonctionnant à plein régime pendant les trois prochains siècles pour espérer les récupérer en totalité. C’est illusoire. D’autant que vous n’avez pas besoin de toute cette data au quotidien...

Dites-vous que le changement d’ERP est l’occasion de faire un grand ménage dans vos données. Profitez-en pour prioriser : les données nécessaires et suffisantes pour démarrer la production d’abord, et les données « d’historique » plus tard. Quand ce sera possible, et seulement si c’est indispensable.



Obstacle n° 4 – Le format de vos anciennes données est à retravailler

Vous connaissez le format d’import du nouvel ERP, certes. Mais avez-vous vérifié comment vous pouvez extraire les anciennes données et les convertir au nouveau format ? Vous devez être sûr que cela est possible avant de rentrer dans le vif de la reprise de données.

Alors, existe-t-il des fonctions d’export dans vos anciens logiciels ? Tous les champs sont-ils exportables ? Avec quel format ? Allez-vous devoir faire appel à un prestataire pour les extraire ? Voilà autant de questions que vous devez anticiper au plus tôt… sous peine de rallonger dramatiquement le déploiement de votre nouveau système.

Obstacle n° 5 – L’import des données semble bloquer

Spoiler alert : un import de données ne fonctionne jamais du premier coup ! Les raisons peuvent être diverses : des codes qui n’ont pas été paramétrés, des mauvais formats parmi la multiplicité des données, des espaces parasites… À vous de faire preuve de patience, de trouver les erreurs et de les corriger !

Obstacle n° 6 – Vous n’avez pas contrôlé les données reprises

Et vous risquez d’avoir de mauvaises surprises dès la mise en production de votre nouvel outil... c’est-à-dire lorsque ce sera bien plus compliqué d’y remédier.

Une fois la reprise de données bouclée, prenez donc le temps de vérifier l’intégrité des informations présentes dans votre nouvel ERP. Réalisez une même recherche dans le logiciel source et le logiciel cible pour vérifier la cohérence des données. Vous pourrez ainsi immédiatement repérer la moindre différence, puis la corriger !

Aucun de ces obstacles, que l’on rencontre bien souvent lors d’une reprise de données, n’est une fatalité. Ces quelques conseils vous permettront de prévenir ou de résoudre de tels aléas, et d’assurer le succès de cette phase cruciale. Vous aurez alors fait le plus dur !

 

Vous sentez-vous prêt pour votre projet ERP ?
Découvrez notre infographie ludique et tentez d'éviter tous les pièges !

Infographie : Déploiement ERP - le jeu !

 

Crédit image : Designed by Dooder / Freepik

Integration d'ERP, Votre projet ERP

À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
Akuiteo

À propos d'Akuiteo

Akuiteo, c’est le logiciel de gestion des sociétés de service heureuses ! Opérations, commerce et finances : gérez toutes les dimensions de votre business par affaire et en temps réel.

En savoir +