Réussir sa reprise de données en quelques étapes !

De toutes les étapes d’un projet de changement d’ERP, la reprise de données n’a rien d’une promenade de santé. Au contraire : il s’agit de la phase la plus complexe, et la plus délicate. Inventaire, vérification des sources, importation ou contrôle des données récupérées sont autant de défis majeurs sur la route du succès. Tous requièrent une excellente préparation, et nous avons pensé à vous : voici les 4 étapes à suivre pour garantir la réussite de votre reprise de données !

1 – Faites le tri parmi les données existantes

La phase de reprise de données s’apparente à un déménagement. Vous allez passer d’un logiciel A à un logiciel B, un peu comme si vous changiez de maison. Bien entendu, vous ne partez pas de rien. Au fil des années, ce sont des montagnes de données que vous avez accumulées dans votre système d’information. Ce remue-ménage est donc l’occasion de faire un tri !

De quoi aurez-vous vraiment besoin pour faire fonctionner votre nouvel ERP ? Quelles sont les informations référentielles sans lesquelles l’entreprise ne pourrait avancer ? Une hiérarchisation préalable des données à récupérer s’avère incontournable pour mener cette phase dans les meilleures conditions.

La tentation de TOUT reprendre et de ne pas avoir à choisir peut être grande. Si cette idée vous a effleuré l’esprit, sachez que cela reviendrait à vous embarquer dans un chantier de longue haleine. Et ce, en raison des nombreux obstacles qui risquent de compliquer votre itinéraire : différences de granularité des informations, nécessité d’adapter le format des données au nouvel outil, etc.

Voyez donc cette étape comme une opportunité : celle de vous focaliser sur les éléments qui sont vraiment nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Dites-vous que c’est en lâchant du lest que l’on parvient à voler plus haut… mais encore faut-il choisir le bon lest !

2 – Vérifiez vos sources de données avant la reprise

Au même titre qu’un journaliste, un chef de projet ERP doit toujours vérifier ses sources, celles d’où sont issues les informations à transférer dans le nouvel outil. Or, ces sources peuvent être dispersées un peu partout dans l’entreprise, ce qui complique forcément le processus de récupération des données. Prenez la base clients, par exemple : les commerciaux conservent certaines sources, les marketeurs en conservent d’autres, la comptabilité aussi, etc. Doivent-ils tous participer à la reprise de données ? Toutes les sources ont-elles la même valeur ?

Faute de pouvoir compter sur des données centralisées, il est essentiel d’organiser des arbitrages en interne, pour déterminer s’il faut consolider toutes ces sources (ce qui prend beaucoup de temps) ou privilégier les plus fiables. À ce stade, il y a plusieurs paramètres à avoir en tête...

• Les capacités d’extraction : l’exportation des données, en vue de leur réinjection dans le nouvel ERP, peut nécessiter l’intervention d’un prestataire extérieur – en cas d’incompatibilité de format, par exemple. Attention : en fonction des disponibilités, le recours à un prestataire peut nécessiter plusieurs semaines d’attente !
• La qualité et la fraîcheur des données : posez-vous la question de la fraîcheur des données, et de leur caractère exhaustif. Ciblez les données récentes et qualitatives, vous gagnerez un temps précieux.
• La granularité des informations : votre nouvel ERP doit vous faire gagner en niveau de finesse ? Vous souhaitez non seulement récolter les temps passés par projet et par consultant, ce que vous avez déjà, mais aussi par nature – formation, consulting, paramétrage, par exemple ? Il vous faut alors prévoir des aménagements pour que vos données puissent entrer dans un réceptacle avec un nouveau niveau de granularité.
• Les formats acceptés par le nouvel ERP : tous les formats ne sont pas pris en charge par l’ERP que vous avez choisi : pour éviter les mauvaises surprises, assurez-vous de cette compatibilité avant de vous lancer dans la phase de reprise de données !

Ce n’est qu’en franchissant toutes ces étapes que vous pourrez parvenir à l’importation des données.

3 – Importez vos données dans le nouvel ERP

Ne soyez pas surpris : un apport de données ne fonctionne JAMAIS du premier coup. Le moindre espace mal placé dans une case du fichier CSV peut coincer. Pour optimiser l’import de vos données, suivez ces deux conseils...

• Importez les données dans l’ordre préconisé par l’éditeur-intégrateur du logiciel. Celui-ci sait exactement quels sont les points de blocage récurrents et comment les contourner. Suivez ses conseils pour assurer la fluidité (et la réussite) du processus.
• Établissez une base de test avant d’importer la totalité des données. Créez une base « bac à sable », hors base de production, pour faire un essai d’importation. Une centaine de lignes suffit pour un premier test. Aucun souci rencontré ? Vous pouvez essayer toutes les données en base test. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez les importer pour de bon, en mode production. Des erreurs par-ci, par-là ? Corrigez-les et recommencez jusqu’à la réussite complète. Reproduisez ce schéma pour l’ensemble de vos bases, en créant systématiquement une version « bac à sable » destinée aux tests, avant de les importer quand tout fonctionne bien.

Vous êtes sur la bonne voie. Maintenant, plus qu’à tout contrôler !

4 – Faites des vérifications et assurez le contrôle des données !

Trop souvent négligé voire toujours oublié, le contrôle des données n’est certes pas l’étape la plus plaisante du processus de reprise. Cependant, c’est l’une des plus importantes, puisqu’elle consiste à vérifier que toutes les données visibles se retrouvent dans l’ERP. Si vous ne savez pas par où commencer, voici une méthode bien pratique : lancez des recherches similaires dans les deux logiciels, cible et source, pour vous assurer que le résultat est identique.

L’idée, c’est de repérer les erreurs, comprendre leurs origines et les corriger. Une anomalie est plus simple à rectifier pendant le projet qu’une fois tous les utilisateurs en production !

La phase de reprise de données est particulièrement critique dans le cadre d’un changement d’ERP. Le bon fonctionnement de votre outil et la poursuite de votre activité dans des conditions optimales dépendent en partie d’elle ! Mieux vaut donc ne pas la prendre à la légère…  Découvrez notre dossier complet : Comment réussir la reprise de données dans un projet ERP ?

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