Qu’est-ce qu’un comité de pilotage (COPIL) ?
Un comité de pilotage, aussi appelé COPIL, est une réunion réalisée au service de la gestion de projet. Il est destiné à garantir le bon déroulement d’un projet : l’avancée des travaux, la réalisation des objectifs, le respect des délais, la qualité, les coûts financiers…
S’il est lié au COPRO, qui prend généralement la forme d’un meeting hebdomadaire, il intervient moins régulièrement.
Il peut d’ailleurs avoir lieu exceptionnellement, en cas de besoin, pour arbitrer les prises de décision du COPRO, si les équipes ou le client rencontrent des difficultés.
Quel est le rôle du COPIL ?
Le COPIL a plusieurs rôles. Les responsables du projet qui y participent s’engagent notamment à :
- suivre le budget (et l’ajuster) ;
- assurer la cohérence du planning des équipes ;
- écrire des rapports sur l’avancée du projet et les prises de décision ;
- délimiter, avec le COPRO, le temps de réalisation du projet ;
- consigner les écarts par rapport au termes originaux du contrat ;
- décider, si nécessaire, des modifications à apporter au projet.
Quelles sont les personnes qui composent un comité de pilotage ?
- Un représentant de la direction chez le client. Il peut être le directeur du projet, un membre de la direction, ou encore un sponsor. Il a conscience des enjeux du projet ; c’est lui qui a le rôle d’arbitre et porte la voix du client auprès des équipes.
- Un directeur de projet chez l’éditeur.
- Des chefs de projets des deux parties, qui ont pour tâche de préparer et de présenter les éléments du projet aux équipes et au client.
COPIL : focus sur les types de réunion
Pour piloter un projet, différentes réunions de COPIL sont organisées, selon les besoins des équipes, du client, mais aussi le déroulement de la mission. Parmi les points de COPIL, on retrouve bien souvent...
- La réunion de lancement de projet (avec la participation de toutes les parties prenantes).
- La réunion en fin de phase d’analyse.
- La réunion exceptionnelle, pour arbitrer ou prendre une décision à la suite d’un COPRO, alors qu’une difficulté a été soulevée et remontée par un chef de projet.
- Un rendez-vous périodique (toutes les deux semaines, tous les mois…) peut également être prévu pour créer des moments d’échange récurrents !
La plupart du temps, le COPIL intervient avant ou après la réalisation d’une étape clé du projet !