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Comment amener vos collaborateurs à mieux saisir leurs temps ?

Gestion d'entreprise

comment-amener-collaborateurs-mieux-saisir-temps-akuiteoDans le monde du service, il y a deux types de collaborateurs : ceux qui ont la saisie des temps dans le sang, et ceux qui ne l’ont pas. Les premiers ont baigné dans la prestation de services et ont pu bénéficier d’une formation aux métiers ad hoc. Les seconds n’ont jamais été habitués à ce type d’exercice ; ce nouveau mode de saisie s’apparente à une contrainte chronophage que certains considèrent même, à tort, comme du flicage. Dans ce contexte, une bonne conduite du changement s’avère indispensable en vue d’amener ses collaborateurs à mieux saisir leurs temps. Voici quelques règles à connaître pour y parvenir !

Responsabiliser plutôt que surveiller

La saisie des temps est encore trop souvent confondue avec le fait de badger au moindre mouvement. Pourtant, la badgeuse, devenue peu à peu le cauchemar de nombreux salariés, reste du ressort des ressources humaines : elle sert essentiellement à comptabiliser le temps de travail et à mesurer une prise de poste. Rien de plus.

La saisie des temps, de son côté, est uniquement déclarative. Pas question de surveiller, de placer un œil de Sauron veillant sur chaque poste de travail. L’idée est simplement que chaque collaborateur indique le temps passé sur tel projet. 6 heures un jour et 10 heures le lendemain, par exemple. Dans la plupart des cas, sa saisie n’est pas horodatée : qui sait s’il est arrivé à 9h ou 9h30 le matin, s’il a pris trois pauses-café de 20 minutes dans la journée ou s’il a trop traîné pendant le déjeuner ? Cela relève uniquement du domaine des RH !

L’intérêt de la saisie des temps, c’est avant tout l’information qu’elle permet de recueillir :

  • sur les heures passées sur les différentes missions ;
  • sur la répartition des missions futures dans le planning.

Pour que la conduite du changement se déroule dans de bonnes conditions, les collaborateurs doivent donc être responsabilisés et savoir que ces indications ne servent qu’à améliorer le pilotage des projets.

Penser « projet » plutôt que « personne »

La saisie des temps n’a donc rien du flicage. Il s’agit simplement d’une vraie responsabilisation des collaborateurs en vue d’optimiser le fonctionnement de l’ensemble de l’entreprise. Un objectif qui s’appuie sur les trois piliers suivants.

  • La rentabilité des projets : s’il faut passer 20 heures sur un projet A et 30 heures sur un projet B pour une facturation équivalente, mieux vaut se focaliser sur le premier !
  • Le rapport entre le temps passé et le temps prévu : dans le cadre d’une facturation forfaitaire, il est possible de confronter l’estimation à la réalité et d’affiner ses prévisions.
  • Le bien-être du consultant, à qui l’on ne demandera pas de boucler une mission en trois jours en sachant qu’il en faut au moins cinq pour que les choses soient faites correctement.

Le prisme est donc celui du projet, et non pas celui de la personne. D’ailleurs, la consultation des temps saisis est généralement le fait du chef de projet : celui-ci n’est pas forcément le supérieur hiérarchique du collaborateur dont les temps sont dûment notés. Le manager zélé prêt à tomber à bras raccourcis sur son consultant n’est qu’un mythe !

Laisser chaque collaborateur saisir ses temps comme il l’entend

Finalement, le processus de saisie des temps n’a rien de bien effrayant. Mais une fois la bonne parole transmise à vos collaborateurs, une autre objection apparaît : certains d’entre eux craignent de passer trop de temps à faire leur saisie.

Dans ce cas, il s’agit de faire preuve de pédagogie. Il y a les « cigales » qui préfèrent tout noter au fur et à mesure, puis réaliser leur saisie en fin de journée pour ne plus avoir à y penser. Et il y a les « fourmis », qui accumulent les données avant de saisir les temps à la louche en fin de semaine. Quelle que soit la méthode privilégiée, elle est viable dès lors qu’elle permet d’atteindre l’objectif : obtenir une vue d’ensemble des temps passés grâce à une saisie régulière.


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En somme, laissez chacun de vos collaborateurs saisir ses temps comme il l’entend, avec une unique limite à ne pas franchir : au-delà d’une semaine, la marge d’erreur grossit sensiblement...

Si la saisie des temps peut s’avérer chronophage au premier abord, il s’agit simplement d’une habitude à prendre. Au bout du compte, deux minutes par jour, soit dix minutes par semaine, suffisent largement à une bonne conduite du changement... et c’est un gain considérable pour l’entreprise. L’astuce en plus ? Optez pour un outil (vraiment) simple d’utilisation, vos collaborateurs vous en seront reconnaissants ! 

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À propos de l'auteur

Sachot Jean-Baptiste Sachot Jean-Baptiste
Ambassador and speaker at Akuiteo
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