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DAF – Comment assurer la conformité de votre FEC ?

Focus métier

daf-assurer-conformite-fec.jpgVous le savez : d’un point de vue fiscal, les entreprises ont des droits, mais aussi des devoirs. Et, parmi eux, il y a l’obligation de communiquer à l’administration fiscale un fichier spécifique appelé FEC (fichier des écritures comptables), et ce, avant tout contrôle de comptabilité. Ce document facilite l’intervention du vérificateur et permet à tout le monde de gagner du temps… à condition qu’il soit parfaitement conforme aux exigences !

Qu’est-ce que le FEC (fichier des écritures comptables) ?

Le fichier des écritures comptables est un document à remettre à l’administration fiscale en cas de vérification de la comptabilité. Il sert de base de travail au vérificateur qui peut ainsi recouper les données entre les documents comptables mis à sa disposition et la liasse fiscale déposée par l’entreprise lors de la clôture de son exercice. Non seulement le FEC lui permet de s’assurer que les contribuables ne contournent pas les règles fiscales à l’aide de leur logiciel informatique, mais il offre en outre un gain notable de temps et d’efficacité au moment du contrôle.

Avant un contrôle fiscal, toutes les entreprises et tous les contribuables relevant du régime réel d’imposition et qui tiennent une comptabilité via un logiciel comptable sont dans l’obligation de fournir une copie du fichier des écritures comptables. Cette obligation court depuis le 1er janvier 2014. À défaut de présenter votre FEC, vous risquez une sanction financière pouvant aller jusqu’à 5 000 € et une majoration de 10 % en cas de rectification fiscale.

Que doit contenir le FEC et sous quel format le présenter ?

Présenté sous forme dématérialisée, le FEC contient l’ensemble des écritures des journaux comptables existants (au titre de l’exercice visé lors de la vérification), ainsi que les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux. Le tout, en respectant le plan de comptabilité générale.

Le FEC doit absolument respecter les normes édictées par l’administration fiscale, notamment :

  • être rédigé en français ;
  • comporter les 18 zones prévues, listées dans un ordre prédéfini ;
  • se présenter sous la forme d’un fichier à plat avec organisation séquentielle et structure zonée ;
  • utiliser des caractères spécifiques (normes ASCII, ISO 8859-15 ou UTF-8) ;
  • être nommé suivant une nomenclature particulière.

Vous devez remettre ce document au vérificateur sur un support informatique (clé USB, disque compact, DVD, disque dur externe). Il sera détruit après utilisation.

Comment générer son FEC et vérifier sa conformité ?

L’entreprise ayant l’obligation de remettre le fichier des écritures comptables dès le début de l’opération de contrôle, il est important de vous préparer à cette éventualité. Le FEC peut être généré directement depuis votre logiciel de comptabilité ; si vous faites appel à un expert-comptable, veillez à ce qu’il soit en mesure de créer ce document.

Pensez aussi à tester la conformité de votre FEC bien avant l’intervention de l’administration fiscale afin d’en valider tous les aspects… et d’éviter les mauvaises surprises ! Pour cela, vous pouvez utiliser des outils de test en ligne (comme celui de la Direction générale des finances publiques) qui se basent sur des technologies identiques à celles de l’administration fiscale. 

Vous êtes garant de l’adéquation de votre FEC avec les attentes de l’administration fiscale et de la qualité des données inscrites – mieux vaut vous assurer en amont que votre fichier des écritures comptables est conforme aux règles !

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À propos de l'auteur

Loic Pelletier Loic Pelletier
Chef de produit - Akuiteo SAS
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