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ERP mis à jour, garant de l'agilité de l'entreprise

Votre projet ERP, Déploiement ERP

Vous vous lancez dans la mise en place d'un ERP pour votre entreprise de service. Félicitations ! Cependant, il est important de vous mettre en garde dès maintenant. Il y a de grandes chances que votre ERP soit obsolète dès le jour de sa mise en production. 

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Explication : Si l'on considère que l'éditeur de logiciel à terminé d'écrire sa version à une date "d", sa mise sur le marché a probablement été faite à la suite d'une série de tests et de correctifs qui a duré probablement 4 mois. Le commercial qui vous l'a présentée ne l'a probablement pas fait le lendemain, mais quelques mois après. Disons 5 à 6 mois. S’en est suivie la rédaction de votre cahier des charges, l’appel d’offres, la phase de démonstration et de selection. Durée que l'on peut facilement estimer à au moins 8 mois pour un travail sérieux avec les utilisateurs. 

Mais à ce stade-là, nous n’avons pas encore parlé de la phase projet... Bien que cela puisse varier en fonction des sociétés, la mise en place d’un ERP dure en moyenne 12 mois. Au final, au jour de sa mise en production, votre ERP est déjà obsolète de plus 2 ans et demi ! 

Une réglementation qui évolue

Cependant, ce constat ne doit pas vous alarmer outre mesure. En effet, il y existe une solution simple pour avoir un outil à jour, c’est la montée de version. Être à jour dans les versions de logiciel, ce n'est pas un luxe. C'est souvent une nécessité car le contexte réglementaire et économique des sociétés de service évolue constamment : virements et prélèvements SEPA, fichier FEC, dématérialisation des déclarations fiscales, avènement de nouveaux modes de facturation,… Si votre outil de gestion n’intègre pas ces évolutions, vous compliquez votre tâche inutilement. L'agilité de l'entreprise en pâtit.

Mise à jour de la productivité

Les nouvelles versions des ERP regorgent de nouveautés qui sont bonnes pour votre business ! Certaines peuvent vous paraitre anodines, mais peuvent fluidifier grandement le travail des utilisateurs : les petites améliorations ergonomiques sont d'une grande valeur pour des utilisateurs qui passent à cet endroit 100 fois par jour. Ainsi, vous augmentez leur productivité et leur satisfaction !

Les mises à jour vous apporteront également des services supplémentaires. Ce sont celles qui répondent aux enjeux « actuels » des entreprises et non aux enjeux d’il y a 2 ans et demi. Les ERP savent désormais communiquer avec les services en ligne plébiscités par vos utilisateurs qui sont de véritables outils de travail et de productivité en entreprise : Dropbox, Google Apps, Office 365,…  Mettre à jour, c’est travailler la satisfaction de ses équipes et on ne vous dira jamais assez à quel point il est important de se préoccuper de cet aspect.

Une règle d'or : la régularité

Ce qu’il faut avoir en tête : les mises à jour doivent se faire régulièrement. Faire un petit effort chaque année est beaucoup moins coûteux que l’effort énorme que vous devrez fournir pour rattraper plusieurs années d’immobilisme. Entre les tests, la recette, vos paramétrages spécifiques, la mise à jour de votre documentation interne, le complément de formation, la fainéantise peut couter très cher. Il y a même des chances que la mise à jour ne soit plus possible… 

Votre entreprise se doit d’être agile pour rester pertinente sur son marché, il est donc préférable que son système d’information le soit aussi !

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
Akuiteo

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