Gestion des flux intragroupes : le cas de la régie

Certains projets imposent de mobiliser des expertises externes à vos services afin d’apporter une réponse optimale à votre client. Contrairement à ce que vous pourriez croire, opter pour une sous-traitance au sein de votre propre groupe ne rime pas toujours avec simplicité opérationnelle. Alors que le suivi des flux intercos est souvent un réel casse-tête pour vos équipes comptables, il devient plus complexe dans le cadre d’une sous-traitance en régie… L'ERP peut vous aider à fluidifier ce processus, la preuve en image !

Rappel : flux intragroupes, de quoi parle-t-on ?

Les flux intragroupes peuvent se présenter sous deux formes distinctes nécessitant une gestion attentive.

Tout d'abord, on parle de sous-traitance interne lorsqu’une société est organisée en plusieurs Business Unit et que la sous-traitance s'opère entre ces structures au sein d'une même entité. Dans ce contexte, l'objectif est de tracer les coûts et les revenus de chaque établissement, sans qu'il soit pour autant question de chiffre d'affaires.

En revanche, dans le cas des flux intragroupes, impliquant deux sociétés distinctes au sein d'un même groupe, la dynamique change. Ces entités se facturent mutuellement, générant ainsi un chiffre d'affaires tracé, soumis à la TVA et visible dans le compte de résultat.

Quelle que soit la configuration, le suivi de gestion global demeure essentiel. Il implique la détermination précise des prestations effectuées, des ressources mobilisées et du temps investi par chaque établissement. Cette approche exhaustive vous aide à évaluer la rentabilité effective de chaque entité, favorisant ainsi une gestion informée des flux intragroupes.

Les défis opérationnels de la sous-traitance en régie

Comment ça marche ?

Dans le cadre d’une sous-traitance en régie, l'engagement de moyens se matérialise par l'établissement d'un coût journalier défini. La refacturation en temps réel des tâches se poursuit jusqu'à l'achèvement de la mission.

Le suivi et la comptabilisation de ce type de sous-traitance se déroulent en deux étapes clés :

• une saisie précise des temps et des dépenses effectuée au fur et à mesure de l'avancement de la prestation ;
• une facturation qui s'opère avec un lien minutieux entre la facture de vente et d'achat, facilitant la traçabilité des transactions.

L'intégration de tous les détails affectés complète ce processus. Résultat : la gestion des prestations en régie est complète et transparente.

Quels sont les enjeux d’une sous-traitance en régie ?

Les défis liés à ce type de sous-traitance sont les mêmes que pour toute autre prestation réalisée en régie. Vous devez vous baser sur les temps passés et les dépenses réelles pour enclencher votre facturation.

Et pour cause, la rentabilité de votre projet repose sur une gestion précise des temps investis et des frais imputés. Le suivi de l'avancement du projet en temps réel facilite votre pilotage de la mission et garantit l'enregistrement correct des montants dans le bilan comptable.

L'absence d'un outil de suivi des temps ou des notes de frais précis vous expose au risque de perte de chiffre d'affaires, notamment lorsque les temps sont difficiles à tracer à l'aide de simples tableaux Excel.

L’automatisation au service de la gestion de vos intercos

Quels sont les avantages de l’automatisation ?

Si la gestion de vos flux intragroupes n’est pas automatisée, plusieurs inconvénients :

• la collecte d'informations se fait manuellement, rendant difficile la visualisation globale des tâches réalisées ;
• les données ne sont ni agrégées ni centralisées, et nécessitent donc une compilation laborieuse ;
• la saisie manuelle – et notamment la double saisie – expose au risque d'erreurs et augmente le temps nécessaire à la création de la facture.

Quelles sont les fonctionnalités d’un ERP intégré ?

Les fonctionnalités d'un ERP, tel qu'Akuiteo, vont au-delà de la simple comptabilité pour offrir une solution complète. Découvrez ses multiples avantages !

• Un module comptable, l’ERP Akuiteo propose un workflow permettant une réception et validation rapides des demandes de l'entité pilote.
• Un suivi des temps et dépenses avec une plateforme ergonomique permettant aux opérationnels de saisir leurs données régulièrement. Les chefs de projet ont ainsi un accès en temps réel, leur permettant de suivre le tempo de la mission.
• Des temps et dépenses liés à la mission directement imputés lors de leur saisie, enclenchant ainsi la génération automatique des factures d'achat et de vente.

• Une génération automatique des écritures intercos en se basant sur ces factures (qu'il s'agisse de flux inter BU ou intragroupes), et l'association automatique des flux à des factures.
• Un archivage à valeur légale des factures relatives à l'opération complète les fonctionnalités de cet ERP intégré.

Au-delà du workflow automatisé de suivi et facturation intégré à l’ERP, les tableaux de bord personnalisés représentent un réel atout dans la gestion de projet :

• ils permettent aux opérationnels et financiers le suivi en temps réel de l’avancée du projet, facilitant notamment l’anticipation de retards ou décalages ;
• ils vous alertent, comme pour toute autre opération des retards de facturation.

Ainsi, ce process complet offre une plus grande transparence dans la gestion des flux intragroupes. En cas de désaccord avec les données collectées (temps et notes de frais) et les sommes facturées, le service comptable peut rapidement accéder au détail de la mission.

Les fonctionnalités complètes d'ERP comme Akuiteo, de la saisie des temps à la génération des factures, simplifient le suivi des missions intragroupes. L'automatisation offre rapidité, fiabilité, et transparence, optimisant ainsi la rentabilité de vos projets.