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Optimiser les devis pour améliorer la facturation prévisionnelle

Gestion d'entreprise
Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

Le devis est une étape primordiale pour tout contrat entre un client et un prestataire. Si sa forme est relativement standardisée, un devis bien exploité peut se révéler être un instrument stratégique pour l'entreprise. Alors, comment optimiser les devis pour améliorer la facturation prévisionnelle et donc la gestion à long terme ?

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Des devis centralisés pour une meilleure gestion

Pour optimiser la gestion commerciale, la première étape est d'organiser en conséquence la fonction 'commerce' de l’entreprise. En effet, il est nécessaire de pouvoir comparer les devis similaires et les retrouver facilement. En ajoutant par exemple des commentaires, il sera possible de comprendre ceux qui n'ont pas été signés et pourquoi.

Il est donc nécessaire de constituer une seule et même base contenant tous les devis, quel que soit l'endroit où la personne qui l'ai saisi. En disposant d’un référentiel unique, fiable et régulièrement actualisé, on atteint un meilleur point de vue du pipe commerciale. 

Des devis augmentés

Ci-dessus nous avons évoqué la possibilité de faire des commentaires à propos d'un devis. Pour améliorer la compréhension et ainsi la valeur du document, il est préférable d'augmenter le nombre d'informations rattachées à celui-ci comme : l'auteur, un récapitulatif, sa rentabilité, l'historique des actions menées, un lien direct à l'agenda partagé et les tâches associées, les emails et l'historique des envois et pour finir un tracking des envois et des consultations. Un système de scoring peut être mis en place pour estimer la qualité de l'hypothèse proposée et de la signature estimée.

Prévoir une date de signature fiable

Fiabiliser la signature des devis est la seconde étape pour améliorer la facturation prévisionnelle.
Il convient donc d'inviter vos équipes de vente à vous fournir une estimation sur la réalisation prévisionnelle de leurs propositions commerciales en cours (ont-ils par exemple le BANT du prospect Budget Autorité Nature du besoin et Temps imparti pour le projet).

Grâce à l'expérience et à des process mutualisés, l'équipe commerciale aura de meilleures informations pour estimer la date de signature du contrat donc celle du démarrage projet.

Définir (avec précaution) la date de facturation prévisionnelle

Une fois la date de démarrage projet estimée au plus juste, on peut travailler à partir d'hypothèses permettant de fixer une date relative pour les deadlines projets. Cela permet d’avoir à la fois une vue sur la date de facturation du projet en cours et sur la trésorerie en général.

Si le client sait généralement la date à laquelle il souhaite voir son projet finalisé, le commercial connaît quant à lui quel est le phasage classique du projet qu’il vend. Ces hypothèses ne sont bien entendu pas figées : elles sont faites pour être mises à jour, que ce soit par le commercial ou par le chef de projet.

En alliant cette double vision, à la fois précise et globale on augmente la visibilité à court et moyen terme, on peut donc piloter avec plus de précision.
Cependant, il faut faire preuve de souplesse et d'une certaine tolérance vis-à-vis de ces prévisions, car il s’agit d’hypothèses raisonnables et non pas de dates gravées dans le marbre.

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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