Projet ERP : les étapes clés jusqu'au contrat

Si vous êtes ici, c’est que vous avez terminé votre veille et vos recherches de solutions ERP. Vous avez noué un premier contact avec les éditeurs et écarté les logiciels qui ne conviennent pas. Voyons ensemble les étapes qu'il vous reste à franchir pour mener à bien votre projet ERP.

Prochaine étape, et pas des moindres : la rédaction du cahier des charges.

C’est une étape importante puisqu’en effet la qualité et la précision dans la formulation des besoins et attentes client permettra aux candidats de votre appel d’offres – les éditeurs donc – de gagner en temps et en clarté pour répondre au mieux à votre annonce.

Fort des réponses à votre CDC et des présentations des différentes solutions, vous avez maintenant à départager votre short list. Il vous faut donc réfléchir à un jeu d’essai.

Pour cela, vous devez demander à votre client d’imaginer un scénario type (ou plusieurs) d’utilisation d’ERP afin que les éditeurs puissent les concrétiser avec leurs solutions. Il est important de rassembler les futurs utilisateurs de l’ERP autour des différentes propositions d’éditeurs, afin de s’assurer que la comparaison des solutions est représentative.

Pour faire votre choix, à la suite des différents jeux d’essais réalisés, c’est très simple. Reprenez votre tableau de critères essentiels et additionnels et transformez-le en grille de notation pour chacun des éditeurs en course.

La grille fonctionnelle, le meilleur outil pour choisir

Vous avez pu constater les différentes propositions, et y ajouter les remarques de votre client. Il ne vous reste plus qu’à les consolider au sein d’un document qui les rassemblera et permettra plus facilement de déterminer les solutions qui ressortent le plus du lot. Cela constituera votre grille fonctionnelle finale.

Voilà ! Vous disposez désormais de tout le processus de choix de la solution ERP la plus adaptée. Bien sûr, le processus n’est pas tout à fait terminé. Après le choix vient le temps du contrat.

Comment bien se préparer à la négociation contractuelle de son projet ERP ?

Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il y a 3 aspects incontournable à expliciter dans votre futur contrat.

1. Les modalités, échéances et circonstances de paiement
   Qu’il s’agisse de forfait ou de facturation en régie pour un contrat de licence ou en SaaS, la démarche reste la même : discutez, explicitez et spécifiez chacun des détails. Tout ce qui est écrit noir sur blanc (ou tapé noir sur blanc) constitue un point de désaccord potentiel en moins.
2. Les engagements de chacune des parties
   Il semble parfois si évident que le prestataire fournisse tel ou tel service complémentaire qu’un oubli de mention au sein du contrat peut arriver. Pour être sûr de ce à quoi il s’engage – et ce à quoi votre client s’engage – il vaut mieux être consciencieux et l’inscrire directement.
3. La clause de réversibilité
   Cette clause prévoit la restitution de contrôle des données dans le cadre d’une résiliation d’abonnement de la solution ERP. L’idée est simple : il s’agit de prévoir la récupération des données qui auront été traitées au sein de l’ERP. Cela évite tout problème le moment venu et permet à l’utilisateur de ne pas être contraint par son choix de solution.

Bien préparée, chaque étape s’avère simple à réaliser si tant est que l’on possède de bons outils. Cette préparation permet une meilleure optimisation du temps dédié au projet et une plus grande efficacité dans son avancée. Pour retrouver la version complète du déroulé, rendez-vous sur notre page dédiée :