Dans un précédent article, Akuiteo revenait sur l’intérêt de faire appel à un AMOA externe dans le déploiement d'un ERP. Avec sa double expertise « besoins de l’entreprise / logiciels de gestion », l’AMOA (assistant à maîtrise d’ouvrage) est à la fois conseiller et médiateur entre client et éditeur. Découvrez trois conseils pour orchestrer au mieux ce complexe ménage à trois et cadrer la relation entre client et éditeur ERP !
1/ Distinguer clairement les rôles entre AMOA, éditeur / intégrateur et client
En tant qu’AMOA, il est de votre ressort d’expliciter le rôle et les redevabilités de chaque membre du trio et de veiller à ce qu'ils soient respectés.
Le client détient la maîtrise d'ouvrage
Il a un besoin d'ERP et des exigences à respecter mais développement et déploiement ne font pas partie de son métier. Il doit donc être accompagné. Veillez à ce qu’il reste dans un rôle de « commanditaire » avec des exigences et impératifs, mais sans empiétement sur les questions trop techniques ou sur les moyens d’arriver à un résultat.
L'éditeur / intégrateur détient la maîtrise d'oeuvre
Il a l'expertise des SI et a développé le logiciel, mais il ne connaît pas précisément les process de l'entreprise. Assurez-vous que l'éditeur se place dans une démarche d’apporteur de solutions techniques et cohérentes avec la demande. Soutenez-le ou recadrez-le le cas échéant.
AMOA, avec votre double expertise, vous faites le lien entre client et éditeur / intégrateur
Vous apportez vos conseils et votre regard d’expert sur l’ERP et son déploiement et vous jouez également un rôle essentiel de médiateur entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage, pour que chacune des parties travaille le plus efficacement et sereinement possible. Votre objectif ? Le bon déroulement du projet ERP.
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2/ Communiquer, communiquer, communiquer (et pas par mail)
La fluidité de la communication est d’autant plus importante qu’elle a lieu entre trois acteurs (au lieu de deux) qui peuvent parfois ignorer les spécificités métier de l’un ou de l’autre. Dans ce contexte, une collaboration efficace doit être encadrée et très codifiée. Concrètement, veillez à ce que :
- chaque acteur soit informé de chaque point ;
- tout soit écrit ;
- des arbitrages aient lieu ;
- des comptes-rendus réguliers soient rédigés ;
- l'ensemble de ces éléments soient validés (un simple envoi d’informations n'implique pas la prise de connaissance et encore moins l’approbation des destinataires !).
En pratique, renoncez aux mails. Discours à sens unique, ils se perdent, se contredisent, et n’appellent pas toujours de réponse. Privilégiez les plateformes collaboratives où tous les échanges sont centralisés, archivés, les avancées opérationnelles consultables par tous et 24 h / 24. Ces plateformes facilitent également l'avancée du projet en offrant la possibilité de questions / réponses, l'attribution de tâches, la gestion automatique de certaines données, etc.
3/ Rester orienté résultats : objectif ERP !
Enfin, en tant qu’AMOA, gardez en tête l'objectif premier de votre mission : donner naissance à un système de gestion opérationnel. Restez orienté démarrage et résultats. Le client va imposer un certain nombre d'exigences et formuler la demande d'un ERP parfait, livré finalisé. L'éditeur a lui aussi ses contraintes et devra optimiser la mobilisation de ses ressources. En tant que médiateur et garant de la réussite du projet, il vous incombe de pousser les parties vers des démarrages effectifs et dans des délais courts.
AMOA, vous êtes au cœur de la réussite du choix et du déploiement d’un ERP. Favorisez la compréhension mutuelle des rôles de chacun et privilégiez les petits succès générant satisfaction à court terme et efficacité à long terme. Étape après étape, appuyez-vous sur ces succès pour mettre en place un ERP à la hauteur des attentes de votre client. À vous de jouer !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
