Arkhineo : votre solution d’archivage à valeur probatoire

Du papier, du papier, toujours du papier… Il est loin le temps où le documentaliste d’entreprise, reclu dans son petit bureau sans fenêtres, évoluait au milieu de piles de feuilles prêtes à s’effondrer. Aujourd’hui, le numérique garantit une certaine organisation mais ne protège pas de la modification, du vol ou même du piratage. Pour sécuriser la gestion des documents, et en maintenir la valeur probante, on opte alors pour l’archivage à valeur probatoire. L’idéal ? Une solution d’archivage électronique à l’image d’Arkhineo, que nous avons décidé d’intégrer à notre ERP !

Petit guide de l’archivage à l’usage des professionnels

La légende raconte que quelques irréductibles continuent d’évoluer dans un océan de papiers et de dossiers enchevêtrés… Mais aujourd’hui, la plupart des entreprises se tournent vers l’archivage numérique.

Pourquoi conserver ses archives ?

L’archivage de documents administratifs permet aux entreprises de :

• garder un historique précis et valoriser un certain patrimoine ;
• être en conformité avec les obligations légales en vigueur (notamment en matière de durée de conservation) et faire face aux potentiels cas de contrôles fiscaux et sociaux ;
• faire valoir ses droits en justice en cas de contentieux judiciaires ou administratifs.

Qu’est-ce que l’archivage à valeur probatoire ?

L’archivage à valeur probatoire est un système sécurisé pour authentifier et maintenir l’intégrité d’un document numérique, qui lui reconnaît ainsi la même valeur légale que le document papier original.

Il concerne tous les documents qui ont une valeur probante tels que les contrats, les factures, les bons de commande, les bulletins de salaire mais aussi les notes de frais dématérialisées.

Combien de temps stocker ses archives ?

Les délais de prescription varient selon le type des documents et le droit auquel ils sont rattachés. Prenons l’exemple d’un bulletin de salaire !

• Le salarié doit le garder durant 50 ans, soit jusqu’à la fin de sa carrière.
• L’employeur, lui, doit le garder durant 5 ans. Néanmoins, il est d’usage de conserver un bulletin émis pendant 50 ans, afin de pouvoir le fournir à son salarié à tout moment.

Attention, cependant : conserver tous ses documents sans gestion fine des durées expose à de lourdes amendes dans le cadre du RGPD !

La solution : un système d’archivage électronique, bien sûr !

Opter pour du 100% paperless – n’en déplaise aux puristes –, c’est bien. Choisir les outils adéquats pour assurer une meilleure gouvernance des données, c’est mieux !

Qu’est ce qu’un SAE ?

Un système d’archivage électronique (SAE) vous permet d’archiver et de classer vos documents sur le long terme. Adieu les feuilles volantes – ou plutôt, les fichiers flottants dans d’obscurs dossiers !

C’est aussi un outil optimal pour y accéder quand vous le voulez : un SAE vous garantit une gestion active de vos archives, et non pas leur simple stockage sur un support quelconque.

Par exemple ? Ce système associe chacun de vos documents à une durée de conservation et génère une notification à son échéance. Beaucoup plus agréable que d’avoir à chercher pendant des heures, n’est-ce pas ?

Pourquoi un SAE est-il indispensable ?

Au-delà de sa fonction première, un système d’archivage électronique offre des solutions intéressantes et complémentaires.

• Intégrité des documents (et donc recevabilité juridique).
• Sécurité : protection contre la malveillance interne (destruction avec double contrôle) mais aussi externe (cybercriminalité avec rançongiciel).
• Pérennité et lisibilité dans le temps.
• Préservation contre toute erreur de manipulation.

• Traçabilité : cycle de vie complet du document, justificatif de destruction avec jour et heure, etc.

Au vu de son efficacité et de sa facilité d’utilisation, même les irréductibles aficionados de l’archivage papier vont finir par se laisser tenter…

Arkhineo, un SAE approuvé par Akuiteo

Arkhineo, quésaco ?

Arkhineo est une solution proposée par la BU Archivage du Groupe Docaposte, leader français de l’archivage électronique.

En tant que tiers-archiveur, Arkhineo a pour mission de conserver vos documents et de maintenir leur intégrité ainsi que leur confidentialité.

Pour cela, la solution possède des data centers français sécurisés et ne procède à aucun traitement ni à aucune analyse de vos contenus.

Pourquoi intégrer Arkhineo à votre solution Akuiteo ?

La SAE Arkhineo vient compléter notre outil de gestion et nos solutions de stockage directement intégrées à l’ERP. Il peut être pluggé à n’importe quel logiciel de gestion d’entreprise.

Grâce à Arkhineo, tous les documents générés avec l’ERP (factures, bons de commande...) sont automatiquement archivés, indépendamment de celui-ci. Cela permet une conservation pérenne, même en cas de changement d’outil !

Le plus ? Arkhineo offre une sécurité supplémentaire, puisque tous vos documents électroniques engageants sont protégés par un SAE indépendant.

Vous l’aurez compris : l’archivage des documents à vocation probatoire est un point stratégique pour votre entreprise. Alors, à vous de bien vous équiper pour être en conformité avec les contraintes administratives et légales en vigueur ! Besoin d’un coup de pouce ? On est là !

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