Laissez votre ERP simplifier la planification de vos projets

Par Marie-émilie ChappuisIngénieure commerciale - Akuiteo SAS

04 octobre 2022

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planification

On ne parle pas d’une simple saisie des temps dans votre agenda ! Qu’il s’agisse d’anticiper, d’organiser ou de tenir des délais, la planification consiste à affecter des ressources humaines (internes et externes) à la réalisation d’un projet, de gérer sa planification prévisionnelle et de suivre son avancée. Et l’ERP dans tout ça ? Il vous simplifie la tâche.

Planification : quels éléments à intégrer ?

Les contraintes calendaires

La planification est la gestion d’un ensemble de contraintes internes et externes liées à un projet. En bref, une sorte de feuille de route détaillée et datée qui prend en compte le calendrier : congés, jours fériés, fermetures… Personne n’aime travailler un jour chômé.

Cela concerne également la disponibilité des collaborateurs et des intervenants du projet sur la totalité de la durée de la mission. Chacun a son propre agenda (avec les journées de présence, les déplacements et interventions, le télétravail…) : à vous de jongler entre les créneaux de chacun pour avancer sur le projet.

Les compétences des collaborateurs et des intervenants

Chaque collaborateur et intervenant n’a pas à intervenir à toutes les étapes du projet : vous devez prendre en compte leur rôle et leurs compétences, en plus de leur emploi du temps.

La disponibilité des ressources logistiques (achats de matériel) et physiques (véhicules, banc d’essais disponibles), nécessaires à la bonne réalisation de la mission, est également importante et à intégrer lors de la planification d’un projet.

N’oubliez pas de préciser si ces ressources sont à partager sur plusieurs projets ou lots.

Société d’ingénierie : à quoi ressemblerait votre planning ?

Qui fait quoi ?

L’intérêt d’avoir des plannings établis et précis, c’est de pouvoir visualiser les disponibilités de tous les collaborateurs de la société : du directeur de programme et directeur général aux différents intervenants, en passant par le chef de projet.

Le nec plus ultra : définir une vue et une option d’édition élargies pour les parties prenantes extérieures à l’entreprise, liées au projet. Vous pourrez ainsi organiser et avancer sur les missions plus facilement !

La relativité n’a pas sa place dans un planning

Afin de gérer le plus efficacement le portefeuille d’affaires et faciliter la réalisation des missions, visualisez les plannings :

  • par projet ou lots de projet,
  • par période,
  • par ressources.

Il faut également prendre en compte les temps passés sur le projet (défini par tranche, comme des demi-journées ou quart de journée, ou de façon horodatée), les temps administratifs (recherche ou formations) et les temps dédiés aux fonctions supports (définis en pourcentage).

En découpant ainsi la chronologie d’un projet, vous déterminez le taux d’occupation de chaque collaborateur sur telle ou telle tâche.

Les ressources à planifier, à réserver

Toutes les ressources peuvent être mentionnées dans un planning :

  • le capital humain (les collaborateurs internes et externes),
  • les capitaux mobilier et immobilier (matériel, outils divers, bancs d’essais, véhicules, salles, etc.),
  • le capital financier (répartition des différents budgets).

Pourquoi utiliser un ERP comme outil de planification ?

Pour optimiser le suivi des projets grâce à une vue complète de l’activité, rien ne vaut un ERP. Il facilite la gestion de projet via l’affectation des ressources associées selon les compétences et disponibilités de chaque partie prenante (par exemple, des filtres d’affichage pour simplifier la lecture des projets planifiés en fonction des périodes, des tâches ou des intervenants).

L’ERP simplifie également le suivi des temps passés pour réaliser un projet et des indicateurs projets (durée prévisionnelle, réelle, réelle réajustée) sont aussi disponibles pour obtenir un état d’avancement en temps réel du projet ou lot.

Vous préférez visualiser votre planification par ressources, car certaines sont mobilisées sur plusieurs projets ? Pas de souci, l’ERP peut afficher votre planning ainsi.

Bonus : le processus de facturation en regard des tâches et/ou projets terminés peut être automatisé.


Pour planifier l’ensemble de vos activités, tout en tenant compte des contraintes, optez pour un ERP. Les impératifs calendaires, la composition de vos ressources humaines, la facturation… Tout ça dans un seul et même outil. Passez plus de temps à réaliser vos missions, moins à les gérer.

 

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