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Comment identifier vos fuites de facturation ?

Gestion d'entreprise
Jérémie TEROL Par Jérémie TEROL
 Akuiteo SAS

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De la première proposition envoyée au prospect par votre commercial, jusqu’à la facture finale émise par votre ADV, il existe un monde d’étapes intermédiaires. Propositions, devis, contrats, factures, avenants… Ces documents sont gérés et modifiés par plusieurs acteurs et lorsqu’ils utilisent leur propres outils… Les risques d’erreurs de facturation se multiplient.

Les saisies à répétition ou la porte ouverte aux erreurs

Imaginons : un commercial a passé en devis une proposition brouillon suite à une mise au point avec le prospect. Entre à son tour l’administration des ventes qui souhaite prendre connaissance du document pour l’ajouter à son propre outil, mais voilà il y a un écart : la version n’est pas la bonne. Elle a été commentée par le prospect, mais le commentaire ne figure pas dans la nouvelle entrée. Comment tenir compte des recommandations prévues dans ce cas ? Et si l’administration ne s’en rend pas compte rapidement, qui sait quelles retombées cela peut avoir à long terme ?

Si le document était modifiable au sein d’un système centralisé, tel qu’une solution ERP doté d’un module CRM et facturation, chacun aurait pu compléter et retrouver les informations qu’ils lui sont utile.

De possibles aléas tout au long du projets

Si l’erreur est humaine, l’équipement n’est pas anodin dans ces erreurs. En démultipliant les bases de données pour l’avancement du projet, les équipes se compliquent la tâche de manière significative. Sans les bons renseignements au bon moment, difficile d’être à jour.

Par exemple, lorsque l’ADV saisit les prestations pour la facturation, il est important qu’elle soit au courant de celles qui sont réalisées ou non pour éviter d’attendre le dernier moment. Ceci est simple lorsque les prestations sont marquées comme prêtes pour la facturation par le chef de projet via l’outil centralisé, mais l’est moins lorsque les outils ne font pas la passerelle.

Il est évidemment possible d’anticiper les problèmes futurs en mettant en place un processus sécurisé de facturation. La bonne gestion d’un nouveau projet passe par l’élaboration de devis bien rédigés : nombreuses informations renseignées, mises à jour des versions, suivi du projet et des dates prévisionnelles, etc. avec des libellés qui seront uniformisés et bien réutilisés pour la constitution des factures correspondantes.

Une solution unique à de multiples problèmes

La principale façon de simplifier grandement la gestion de ces documents est la centralisation. Si tous les départements se réfèrent à une même base de données, le problème des mauvaises re-saisie peut être radicalement  écarté (le risque de faute de frappe demeure, bien que diminué). Grâce au paramétrage d’une solution centralisée, il sera aisé de définir vos propres modèles de documents, de produits, etc.

Ensuite, tous les collaborateurs en charge de l’édition et de la mise à jour des différentes pièces n’auront pas de souci d’harmonisation : quel libellé ? Quelle version de devis est la bonne à envoyer ou à prendre en compte pour la nouvelle entrée ? Tant de questions qu’ils ne se poseront plus.

Ils pourront également mieux suivre les différentes prestations en cours ou à facturer au client. Et c’est là un point crucial pour l’entreprise : ne pas oublier de facturer et se faire payer l’ensemble de ses prestations !

La centralisation et l’automatisation, clés de la pérennité

Les impayés clients peuvent prendre une tournure catastrophique lorsque la gestion des documents du projet n’a pas été clairement suivie. C’est pourquoi, en plus de centraliser leurs fichiers, les entreprises ont fortement intérêt à disposer d’une option d’envoi automatisé. Au revoir le jeu de piste pour savoir si la facture a bien été envoyée et quand, votre entreprise n’aura plus à en payer les frais au sens figuré comme au sens littéral !

Il n’est plus possible pour le client de faire traîner le paiement car il n’aurait pas reçu la facture par mail… La facture est générée automatiquement et envoyée via l’outil de gestion centralisé, les conditions et délais de paiement sont bien transmis en amont de l’échéance au client.

Et s’il était temps d’optimiser votre processus de gestion de documents et d’opter pour une solution ERP tout intégré ?

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À propos de l'auteur

Jérémie TEROL Jérémie TEROL
Responsable Marketing - Akuiteo SAS
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