Les entreprises appliquant le business modèle de la gestion par affaire doivent suivre leurs marges par projet ou par produit, en fonction de critères multiples, affinés et réajustés au maximum. Le gain de productivité pour l’entreprise s'appréhende en fonction des budgets internes et externes, devant coïncider avec les engagements contractuels acceptés. Cette gestion précise des marges, client par client, permet de suivre la productivité et les marges de l’entreprise à chaque étape d'un projet.
Les éléments qui composent la marge
Pour calculer une marge pour chaque projet, une entreprise gérée par affaire doit répercuter les coûts suivants dans le prix de vente d'une prestation : le coût des achats sur le projet en question, comme la sous-traitance de certaines tâches, les temps à passer sur chaque étape, en heures /jours comme en euros, sans oublier une quote-part des frais généraux calculés (à moins que ces frais votre gestion ne soient déjà intégrés dans le coût des collaborateurs). Ces éléments déterminent le potentiel gain de productivité pour le projet.
Suivre la marge dans le temps
Les anticipations budgétaires les plus précises se heurtent à l'évolution possible des projets, parfois moins linéaire que prévu. Une veille de la marge en temps réel s'impose donc afin d'assurer un gain de productivité pour l’entreprise. Ce suivi s'organise autour de quatre piliers principaux :
1. La définition du budget initial : pour une entreprise gérée par affaire, chaque contrat implique un budget initial basé sur des hypothèses ou des données de gestion comme un devis, une commande . Ce budget servira de référence, lors du déroulement de la prestation. Des évolutions peuvent intervenir, impliquant des ajustements et des révisions budgétaires du fait par exemple de ventes additionnelles.
2. Le réalisé : Il est fortement recommandé de vérifier en temps réel l'ajustement entre le budget initial consacré au projet et son avancée. Les logiciels ERP performants, terme acronyme de l'expression anglo-saxonne Enterprise Ressource Planning, adaptés à la gestion par affaire, permettent de consulter en temps réel les temps déjà passés, les livraisons effectuées et l'état du facturé autant pour les ventes que pour les achats.
3. Le reste à faire : Comme son nom l'indique, il y sera indiqué l'ensemble des charges en termes de planning mais aussi l'engagé non encore réalisé tel que des commandes fournisseurs non réceptionnées et les commandes clients non livrées. En résumé ce qui reste à réaliser dans le futur ! Pour alimenter ce "reste à faire", le chef de projet alimentera l’ERP, soit en temps réel en tenant ses plannings quasi quotidiennement, soit en déclarant périodiquement un niveau d'avancement (méthode assez usuelle dans l'ingénierie et les cabinets d'architectes).
4. La reprévision : Cela permet d'obtenir une projection du projet et donc de ses constituantes à terminaison. En général, il est d'usage d'additionner le réalisé et le reste à faire ce qui donnera une image tenant compte des reprévisions, à moins que vous ne vous contentiez de la soustraction du réalisé au budget initial. Selon les résultats obtenus, cela permettra d'anticiper et donc de réaliser les actions correctrices nécessaires pour garantir un niveau de marge satisfaisant.
Affiner la compréhension des chiffres
La gestion par affaire implique le suivi en temps réel de nombreuses données chiffrées. Certains outils de gestion intégrée permettent d'en affiner la compréhension au travers de l'approche détaillée d'une information agrégée également appelée "Drill Down”. Vous aurez de ce fait une justification immédiate des composantes d'un coût d'un temps passé, d'un chiffre d'affaires…
De plus, si votre comptable passe une OD pour perte à terminaison et que l'information remonte dans ce tableau de contrôle budgétaire, le chef de projet voudra comprendre pourquoi et devra donc en tenir compte.
Enfin, quoi de plus sécurisant pour un DAF que de savoir que ses commerciaux bâtissent leurs offres sur la base de projets similaires passés ?
Avions-nous dégagé de la marge ? Combien de jours y avons-nous réellement passé ? Bref, si vous vous posez les bonnes questions dès le début, vos marges vous en seront reconnaissantes !
À propos de l'auteur :
Par Julien Costerg
Directeur des opérations - Akuiteo SAS
