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La traçabilité des actions menées dans un ERP

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Julien Costerg Par Julien Costerg
 Akuiteo SAS

Un ERP permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise, sa base de données contient de nombreuses informations qui, si elles sont exploitées, deviennent des indicateurs utiles pour les managers.

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L'historisation des données au service de l'intelligence d'affaires

Grâce au suivi des modifications, les services informatiques et les équipes de Hotline ont une source supplémentaire d'information pour aider les utilisateurs.

En conservant le détail des modifications des données, il devient possible aussi de suivre et d'analyser l'évolution d'indicateurs clés pour la société. L'historique des informations de la base de production peut être extrait et stocké dans une base séparée (datawarehouse). Cet environnement informationnel sera exploité, via des outils de restitution et d'analyse, dans le cadre d'un projet d'informatique décisionnelle (BI).

Sécurité et traçabilité : paramètres fondamentaux pour un ERP

L'historisation des données consiste à conserver la trace des modifications effectuées dans la base de données (ajouts, changements et suppressions : traçabilité des actions). Pour tous les objets, vous pouvez savoir qui a effectué des modifications et quand (heure, date : chaque élément est horodaté). Des informations additionnelles (nom du champ impacté, valeur avant et après l'action) sont disponibles pour certains objets.

Ne dépensez pas inutilement votre énergie pour exploiter cet historique de données, vérifier plutôt que chaque collaborateur est efficacement restreint dans ses actions : l'accès aux applications est souvent bien sécurisé. Il existe généralement des milliers de droits que vous pouvez combiner en fonction de vos besoins. Vous créerez ainsi des profils types qui pourront être associés ensuite aux utilisateurs. La souplesse étant nécessaire, il reste toujours possible de gérer les exceptions en termes de droits.

Courriels et pièces jointes, tout peut être conservé !

Au sein d'une solution de gestion intégrée, on peut mener des actions sortant du périmètre interne de l'entreprise comme l'envoi de courriers électroniques. Cette fonctionnalité, très pratique, peut notamment servir dans le module de CRM, pour des envois ciblés, par catégorie de clients ou de prospects ou lors de la planification, pour avertir les collaborateurs de leurs futures assignations. Un bon moyen de joindre systématiquement, la bonne version d'un document.

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À propos de l'auteur

Julien Costerg Julien Costerg
Directeur marketing et commercial - Akuiteo SAS
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