L’un ne va pas sans l’autre : le mode de facturation dépend du mode de gestion choisi. À vous de voir lequel est le plus adapté à l’organisation de votre ESN… Mais comment faire le bon choix ? Découvrez les différents modes de gestion et de facturation qui sont à votre disposition.
Les méthodes de reconnaissance du chiffre d’affaires
Les méthodes de reconnaissance du chiffre d’affaires s’appuient sur la nature des produits que vous allez livrer, et les prestations que vous allez réaliser. Trois options s’offrent à vous : l’achèvement, l’avancement et le prorata temporis.
La méthode à l’achèvement
La comptabilisation à l’achèvement du chiffre d’affaires est similaire au fonctionnement du mode en régie : vous prenez en compte les temps passés sur la période de votre choix, et vous les facturez. Vous devez donc vous assurez que les temps passés par chaque collaborateur sont complets et correctement affectés.
À noterPour pouvoir facturer en temps et en heure, proposez à vos collaborateurs une interface de saisie des temps simple et limitée aux seuls projets auxquels ils sont affectés. |
La méthode à l’avancement
La comptabilisation à l’avancement du chiffre d’affaires est la plus adaptée à la facturation au forfait. Il s’agit de reconnaître les revenus mérités sur la période selon l’avancement déclaré (par le chef de projet, par exemple), calculé par l’outil de gestion, ou l’atteinte d’un jalon.
Voici quelques exemples d’usages constatés chez des clients :
- un client travaillant dans le secteur public a pour règle de commencer à reconnaître du chiffre d’affaires uniquement à partir du moment où il a dépassé les 80 % d’avancement ;
- il est possible de mixer des jalons de facturation liés à des livrables ou à des dates.
Le choix de la méthode de comptabilisation aura mécaniquement un impact sur votre trésorerie !
La méthode au prorata temporis
Comme pour une formule d’abonnement, la méthode au prorata temporis tient compte de la période de facturation. Si vous avez vendu un contrat de maintenance et que vous le facturez annuellement au 1er janvier, par exemple, lorsque vous ferez un arrêté au 31 mars, l'outil de gestion vous proposera de reconnaître 25 % du montant.
Facturation au forfait : quels avantages pour les ESN ?
Un gain de temps
La facturation au forfait vous permet de gagner du temps : vous n’avez pas à justifier chaque action auprès du client, seul le résultat compte – contrairement à la régie où vous devez justifier chaque temps passé, ce qui peut mener à des séances de négociation interminables.
L’organisation est « libre » mais si vous avez mal estimé le temps à passer, et que l’objet du contrat n’a pas évolué du fait du client, vous devrez prendre à votre charge les dépassements. Engagez-vous au forfait uniquement sur des projets où vous avez une réelle expertise !
À noterLe forfait nécessitant un engagement plus fort de votre part, il est d’usage de prévoir une marge de sécurité. Par exemple, 10 à 15 % en plus que lors d’un chiffrage classique ! |
Voyez avec le client quelle durée est acceptable pour la réalisation de son projet, et si vos équipes peuvent la respecter sans négliger la qualité des services vendus.
Des collaborateurs sereins
Le forfait profite aussi à vos collaborateurs ! Ils n’ont plus à justifier la facturation du temps passé sur chaque tâche, ni à tout expliquer au client. Contrairement à la facturation en régie, le forfait vous évite bien des démarches de gestion.
Une confiance renforcée
La durée de la réalisation du projet et l’enveloppe budgétaire qui lui est allouée sont déterminées avant le début de la prestation. Le forfait vous engage à terminer le projet en temps et en heure : de part votre engagement, le client est plus enclin à vous faire confiance, convaincu de bénéficier d’une prestation de qualité.
Un budget maîtrisé
L’enveloppe financière est fixée lors de la signature du contrat : votre client et vous avez ainsi une visibilité optimale sur le budget avant le début de la prestation. Vous pouvez vous projeter plus facilement et définir ce qui est réalisable en fonction du temps disponible et de l’enveloppe.
Pour être rentable, faites bien attention à spécifier les limites au client (ce qui est compris ou non) et à responsabiliser les collaborateurs pour qu’ils respectent les temps estimés !
Anticiper pour mieux facturerVoici deux éléments bien connus de toutes les ESN sur lesquels il est facile d’agir à partir du moment où vous avez connaissance de l’information :
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Pourquoi un ERP est-il essentiel pour les SSII ?
L’intégration d’un ERP pour SSII est devenue incontournable pour optimiser la gestion des ressources et la facturation SSII. Un logiciel de gestion SSII permet de centraliser toutes les informations nécessaires à la bonne marche de votre entreprise, facilitant ainsi la prise de décision et l’amélioration de la rentabilité.
Les principaux avantages d’un ERP pour SSII incluent :
- Centralisation des données : Toutes les informations sont regroupées en un seul endroit, ce qui permet une meilleure visibilité et une gestion plus efficace.
- Automatisation des processus : La facturation, la gestion des projets et des ressources sont automatisées, réduisant ainsi les erreurs et les tâches répétitives.
- Analyse et reporting : Des outils de reporting avancés permettent de suivre la performance de votre entreprise en temps réel et d’anticiper les besoins futurs.
Optimisez la Facturation avec un Logiciel de Gestion Spécialisé
L’utilisation d’un logiciel de facturation SSII est cruciale pour assurer une gestion précise et efficace des finances. Ce type de logiciel permet de gérer les différentes méthodes de facturation, qu’il s’agisse de la régie, du forfait ou du prorata temporis.
Les bénéfices d’un logiciel de facturation SSII :
- Précision et transparence : Chaque facture est générée avec précision, assurant une transparence totale avec vos clients.
- Gain de temps : L’automatisation des processus de facturation permet de gagner un temps précieux, que vous pouvez consacrer à d’autres tâches stratégiques.
- Conformité et sécurité : Les logiciels de facturation sont conçus pour respecter les normes comptables et fiscales, garantissant ainsi la conformité de vos opérations.
La Gestion de la Régie et des Projets au Forfait
La gestion de la régie ESN et des projets au forfait nécessite une approche méthodique et rigoureuse. Un logiciel de gestion facturation pour ESN vous aide à suivre l’avancement des projets, à gérer les ressources et à assurer une facturation précise.
Les points clés pour une gestion efficace :
- Suivi de l’avancement des projets : Utilisez des outils de gestion pour suivre l’avancement des projets en temps réel et ajuster les ressources en conséquence.
- Gestion des ressources : Assurez-vous que chaque collaborateur est affecté aux tâches appropriées et que les temps passés sont correctement enregistrés.
- Facturation précise : Adoptez des méthodes de facturation adaptées à chaque type de projet pour garantir une rentabilité optimale.
En adoptant un ERP SSII et un logiciel de gestion facturation pour ESN, vous optimisez non seulement la gestion de vos projets et de vos ressources, mais vous assurez également une facturation précise et conforme. Ces outils sont indispensables pour améliorer la rentabilité et la performance de votre entreprise, tout en renforçant la confiance de vos clients.
N’attendez plus pour moderniser votre gestion et votre facturation avec des solutions adaptées à vos besoins spécifiques !
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À propos de l'auteur :
Par Jean-baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
