Modes de gestion et de facturation d’une ESN : comment choisir ?

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L’un ne va pas sans l’autre : le mode de facturation dépend du mode de gestion choisi. À vous de voir lequel est le plus adapté à l’organisation de votre ESN… Mais comment faire le bon choix ? Découvrez les différents modes de gestion et de facturation qui sont à votre disposition.

Les méthodes de reconnaissance du chiffre d’affaires

Les méthodes de reconnaissance du chiffre d’affaires s’appuient sur la nature des produits que vous allez livrer, et les prestations que vous allez réaliser. Trois options s’offrent à vous : l’achèvement, l’avancement et le prorata temporis.

La méthode à l’achèvement

La comptabilisation à l’achèvement du chiffre d’affaires est similaire au fonctionnement du mode en régie : vous prenez en compte les temps passés sur la période de votre choix, et vous les facturez. Vous devez donc vous assurez que les temps passés par chaque collaborateur sont complets et correctement affectés.

 

À noter

Pour pouvoir facturer en temps et en heure, proposez à vos collaborateurs une interface de saisie des temps simple et limitée aux seuls projets auxquels ils sont affectés.

 

La méthode à l’avancement

La comptabilisation à l’avancement du chiffre d’affaires est la plus adaptée à la facturation au forfait. Il s’agit de reconnaître les revenus mérités sur la période selon l’avancement déclaré (par le chef de projet, par exemple), calculé par l’outil de gestion, ou l’atteinte d’un jalon.

Voici quelques exemples d’usages constatés chez des clients :

  • un client travaillant dans le secteur public a pour règle de commencer à reconnaître du chiffre d’affaires uniquement à partir du moment où il a dépassé les 80 % d’avancement ;
  • il est possible de mixer des jalons de facturation liés à des livrables ou à des dates.

Le choix de la méthode de comptabilisation aura mécaniquement un impact sur votre trésorerie !

La méthode au prorata temporis

Comme pour une formule d’abonnement, la méthode au prorata temporis tient compte de la période de facturation. Si vous avez vendu un contrat de maintenance et que vous le facturez annuellement au 1er janvier, par exemple, lorsque vous ferez un arrêté au 31 mars, l'outil de gestion vous proposera de reconnaître 25 % du montant.

Facturation au forfait : quels avantages pour les ESN ?

Un gain de temps

La facturation au forfait vous permet de gagner du temps : vous n’avez pas à justifier chaque action auprès du client, seul le résultat compte – contrairement à la régie où vous devez justifier chaque temps passé, ce qui peut mener à des séances de négociation interminables.

L’organisation est « libre » mais si vous avez mal estimé le temps à passer, et que l’objet du contrat n’a pas évolué du fait du client, vous devrez prendre à votre charge les dépassements. Engagez-vous au forfait uniquement sur des projets où vous avez une réelle expertise !

 

À noter

Le forfait nécessitant un engagement plus fort de votre part, il est d’usage de prévoir une marge de sécurité. Par exemple, 10 à 15 % en plus que lors d’un chiffrage classique !

 

Voyez avec le client quelle durée est acceptable pour la réalisation de son projet, et si vos équipes peuvent la respecter sans négliger la qualité des services vendus.

Des collaborateurs sereins

Le forfait profite aussi à vos collaborateurs ! Ils n’ont plus à justifier la facturation du temps passé sur chaque tâche, ni à tout expliquer au client. Contrairement à la facturation en régie, le forfait vous évite bien des démarches de gestion.

Une confiance renforcée

La durée de la réalisation du projet et l’enveloppe budgétaire qui lui est allouée sont déterminées avant le début de la prestation. Le forfait vous engage à terminer le projet en temps et en heure : de part votre engagement, le client est plus enclin à vous faire confiance, convaincu de bénéficier d’une prestation de qualité.

Un budget maîtrisé

L’enveloppe financière est fixée lors de la signature du contrat : votre client et vous avez ainsi une visibilité optimale sur le budget avant le début de la prestation. Vous pouvez vous projeter plus facilement et définir ce qui est réalisable en fonction du temps disponible et de l’enveloppe.

Pour être rentable, faites bien attention à spécifier les limites au client (ce qui est compris ou non) et à responsabiliser les collaborateurs pour qu’ils respectent les temps estimés !

 

Anticiper pour mieux facturer

Voici deux éléments bien connus de toutes les ESN sur lesquels il est facile d’agir à partir du moment où vous avez connaissance de l’information :

  1. Le taux d’activité congés exclus (TACE) : il s’agit du temps d’occupation de vos équipes. Vous pouvez regarder le taux pour chacun des collaborateurs et rééquilibrer les plannings en conséquence. Un consultant occupé à 60 %, par exemple, a peut-être suffisamment de temps disponible pour s’occuper d’une nouvelle mission.
  2. L’inter contrat : il concerne les collaborateurs qui viennent de terminer une mission et sont dans l’attente de nouvelles tâches à effectuer. Il permet de mobiliser une partie de l’équipe sur la réalisation d’un projet interne, et représente un signal pour l’équipe commerciale, qui doit se mettre en quête de nouveaux contrats pour ces collaborateurs. Il est important de pouvoir l’anticiper et de ne pas le découvrir à la dernière minute !

 

Vos modes de facturation doivent pouvoir évoluer selon les exigences de vos clients, la créativité de vos équipes commerciales ou les tendances du marché. Et pour cela, opter pour un ERP représente bien des avantages… Vous pourrez piloter avec une vue synthétique et détaillée de votre rentabilité et de votre atterrissage, et ce, quels que soient les types d’offres et les modes de facturation. Vous souhaitez en savoir plus ?

Découvrez les avantages d'un ERP pour une ESN 

Crédits : vectorjuice – Freepik

Article publié le 18 mai 2021