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Notes de frais : pourquoi opter pour un module intégré à votre ERP ?

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Dans une entreprise, et notamment dans les sociétés de service, la gestion de notes de frais peut vite tourner au cauchemar administratif. Surtout quand la majeure partie des collaborateurs est concernée. Si un tableau Excel et des justificatifs volants peuvent suffire à une entité de petite taille émettant peu de dépenses, un logiciel adapté s’impose à partir d’un certain volume. D’autant plus dans un contexte de maîtrise des coûts par projet. Mais vers quel logiciel se tourner ? Faut-il investir dans une solution spécialisée, 100 % dédiée aux notes de frais ? Ou opter pour un module intégré à votre ERP existant ?

La solution spécialisée en notes de frais et ses limites

Le monde des logiciels de gestion de notes de frais se divise en deux catégories. D’un côté, il y a les outils spécialisés. De l’autre, il y a les éditeurs de solutions globales proposant des modules fonctionnels dédiés, comme les ERP.

Avant toute chose, il faut bien comprendre qu’une solution spécialisée est nécessairement exclusive. Pour être clair : elle ne sert qu’à ça – gérer des notes de frais. Elle fait son travail avec soin, mais ne vous avisez pas de lui demander autre chose ! Un logiciel dédié est comme un athlète qui ne court que le 100 mètres : champion du monde dans son domaine très spécifique, il ne pourra exceller dans une autre épreuve !

Cette option montre donc rapidement ses limites. Surtout pour les sociétés de services, presque toujours confrontées à deux contraintes majeures :

  • imputer les dépenses à un projet donné – parmi de multiples projets ! – pour évaluer leur impact global (imputation analytique) ;
  • refacturer les notes de frais au client. C’est dans ce cadre précis qu’un module intégré à un ERP s’avère plus pertinent qu’une solution exclusive.

Redécouvrez le mode de facturation dans les sociétés de service !

Un module notes de frais intégré à l’ERP, comment ça fonctionne ?

L’intérêt premier d’un module notes de frais réside dans son interconnexion avec la comptabilité de l’entreprise. Ce lien étroit permet de...

  • Simplifier la vie de l’utilisateur : sa saisie est plus rapide et directement, voire automatiquement, imputée au projet concerné.
  • Procéder aux remboursements dans les plus brefs délais pour le département comptabilité – une majeure partie des dépenses effectuées par les collaborateurs le sont sur leurs deniers personnels.
  • Refacturer ces frais au client en toute sérénité. Il suffit de sélectionner le mode de refacturation défini lors de la vente – au réel ou forfaitaire.

L’expérience utilisateur, l’une des clés d’un bon choix d’ERP !

Les avantages d’un module intégré à l’ERP

Par rapport à une solution spécialisée, un module notes de frais intégré à l’ERP offre plusieurs avantages – tout particulièrement pour les sociétés de services.

Un important gain de temps

Tous les projets en cours et les clients actuels sont déjà présents dans l’outil. Les missions y figurent également, avec leurs découpages et leurs sous-découpages. Au moment de saisir sa dépense, l’utilisateur n’a plus qu’à sélectionner le projet et le client concernés. Plus besoin d’avoir deux référentiels, ou de mettre en place des interfaces compliquées et coûteuses !

Une meilleure fiabilité

Avec la centralisation du processus des notes de frais dans un seul et unique outil, tout est fluidifié ! Il n’est plus nécessaire de faire des contrôles entre deux logiciels, d’assurer un cadrage avec la comptabilité… L’utilisation d’une même interface pour la saisie et pour la comptabilité réduit le risque d’erreur.

Une refacturation simplifiée

Les frais sont imputés au bon projet et au bon client, et on sait immédiatement de quel mode de refacturation (réel ou forfaitaire) il s’agit. On peut facturer plus tôt, et ainsi optimiser sa trésorerie !

Avant de vous jeter sur des solutions spécialisées à l’apparence particulièrement attrayante, posez-vous les bonnes questions. Demandez-vous notamment ce qu’elles représentent en termes de temps et de coûts cachés ! Une solution intégrée à votre ERP existant peut être une alternative… Alors, soyez malin, pensez efficacité et choisissez un applicatif adapté – pour de vrai ! – à votre société de services !

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Crédit image : Adobe Stock

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À propos de l'auteur

Jean-Baptiste Sachot Jean-Baptiste Sachot
Ambassadeur et conférencier chez Akuiteo SAS
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