Octime
Retour d’expérience de Cédric Tacaille et Benoît Chirle sur l’ERP Akuiteo

Témoignage de Cédric Tacaille et Benoît Chirle, COO et responsable du Pôle Expertise chez Octime, sur le déploiement de l’ERP Akuiteo.

Octime est un éditeur de logiciels RH spécialisé dans la gestion des temps et des plannings. En forte croissance, le groupe accompagne les organisations dans le pilotage de leurs ressources humaines, avec des solutions dédiées au suivi du temps de travail, à la planification, aux congés, aux absences et aux processus RH du quotidien.

Dans ce témoignage, Cédric Tacaille, COO d’Octime, et Benoît Chirle, Responsable du Pôle Expertise métiers, reviennent sur la mise en place de l’ERP Akuiteo. Pour cet éditeur de logiciels en hypercroissance, l’objectif était clair : centraliser les processus, fiabiliser les données, structurer le pilotage et disposer d’un ERP unique capable d’accompagner durablement le développement du groupe.

Pourquoi Octime avait besoin d’un ERP ?

La croissance rapide d’un éditeur de logiciels crée naturellement de nouveaux besoins de structuration. Lorsque les équipes se développent, que les filiales se multiplient et que les activités deviennent plus complexes, les outils historiques peuvent atteindre leurs limites. Les données se dispersent, les processus deviennent plus difficiles à harmoniser et les équipes perdent parfois du temps dans des contrôles ou des ressaisies.

Pour Octime, l’enjeu était de se doter d’un système de gestion robuste, capable de réunir dans un même environnement la prospection, le suivi de projet, la facturation et la comptabilité. Cette centralisation devait permettre de mieux relier les informations commerciales, opérationnelles et financières, tout en offrant une vision plus fiable de l’activité.

Dans une société de services organisée par affaire, un ERP joue un rôle clé. Il permet de suivre les projets, les équipes, les contrats, les temps passés, les budgets, la facturation et la rentabilité. Pour un éditeur de logiciels comme Octime, cette approche est essentielle afin de piloter à la fois les activités récurrentes, les projets clients, les prestations et les enjeux de contrôle de gestion.

Pourquoi avoir choisi Akuiteo ?

Akuiteo est un ERP conçu pour les sociétés de services qui fonctionnent par affaire, projet ou mission. Cette logique correspond aux besoins des éditeurs de logiciels, qui doivent piloter des activités multiples : prospection commerciale, déploiement de projets, support, contrats récurrents, facturation, suivi financier et reporting.

Le choix d’Akuiteo s’inscrit dans une démarche de transformation du système de gestion. Octime ne cherchait pas simplement à remplacer un outil par un autre, mais à construire un socle commun pour accompagner sa croissance. L’ERP devait permettre d’harmoniser les pratiques, de fiabiliser les référentiels et de soutenir l’intégration progressive de nouvelles entités.

Un point important du projet a été la volonté de s’appuyer sur les standards de l’ERP plutôt que de reproduire à l’identique les anciens fonctionnements. Cette approche permet de structurer les processus de manière plus transverse et de capitaliser sur les bonnes pratiques de gestion intégrées à la solution.

Les objectifs du projet ERP

Le projet ERP d’Octime avait plusieurs objectifs complémentaires. Le premier était de centraliser les données dans un outil unique. Pour une entreprise en forte croissance, cette centralisation est indispensable afin de disposer d’informations cohérentes, partagées et exploitables par l’ensemble des équipes concernées.

Le deuxième objectif portait sur la fiabilisation des processus. En réunissant la prospection, le suivi de projet, la facturation et la comptabilité dans un même environnement, Akuiteo contribue à limiter les ruptures entre les services. Les informations circulent plus facilement, les contrôles sont mieux structurés et les équipes peuvent s’appuyer sur une base commune pour piloter leur activité.

Le projet visait également à accompagner la croissance d’Octime. Avec environ 400 collaborateurs, une croissance à deux chiffres et de nouvelles filiales à intégrer, le groupe avait besoin d’un ERP capable de devenir un socle d’harmonisation. Cette dimension est particulièrement importante pour maintenir une organisation lisible et pilotable dans la durée.

Les bénéfices observés avec Akuiteo

Le bénéfice le plus marquant mis en avant par Octime concerne la facturation récurrente. Avant Akuiteo, ce processus mobilisait beaucoup de temps, avec de nombreuses saisies manuelles et vérifications. En 2026, Octime a pu générer 5 000 factures de récurrent en 4 heures seulement, alors que ce traitement représentait auparavant 3 mois de travail.

Ce résultat illustre l’intérêt d’un ERP capable d’automatiser des opérations critiques tout en fiabilisant les données. Pour un éditeur de logiciels dont le modèle repose en partie sur des contrats et des flux récurrents, la facturation est un sujet stratégique. Gagner du temps sur ce processus contribue à réduire les manipulations manuelles, à sécuriser les informations et à renforcer l’efficacité administrative.

Akuiteo contribue également à améliorer le pilotage global de l’activité. En centralisant les informations commerciales, opérationnelles et financières, l’ERP donne une vision plus cohérente des projets, des contrats, des équipes et de la rentabilité. Cette visibilité est précieuse pour les équipes de direction, les fonctions financières, les responsables métiers et les équipes opérationnelles.

L’ERP joue aussi un rôle dans l’intégration de nouvelles filiales. En mettant en place des référentiels communs, Akuiteo devient un socle d’harmonisation pour accompagner le développement du groupe. Cette capacité à structurer les données et les processus est un atout important dans un contexte d’hypercroissance.

Un projet ERP porté par la transformation et l’accompagnement des métiers

Le déploiement d’Akuiteo chez Octime a été mené en 6 mois. Ce calendrier ambitieux a impliqué le paramétrage de la solution, la formation des équipes, les tests des processus et la préparation de la mise en production. Pour réussir cette étape, Octime a mobilisé 15 référents métiers issus de différents pôles.

Cette mobilisation des référents métiers a permis d’intégrer les retours du terrain et de repenser les processus de manière transverse. Dans un projet ERP, cette dimension est essentielle : la réussite ne dépend pas seulement de l’outil, mais aussi de la capacité à embarquer les équipes, à clarifier les usages et à construire une organisation partagée.

Le témoignage d’Octime montre ainsi qu’un ERP peut devenir un véritable levier de transformation. En structurant les processus, en centralisant les données et en fiabilisant les opérations clés, Akuiteo accompagne l’entreprise dans une démarche de pilotage plus robuste et plus collaborative.

Un ERP adapté aux éditeurs de logiciels

Les éditeurs de logiciels ont des besoins de gestion spécifiques. Ils doivent suivre des projets, gérer des contrats, organiser les équipes, piloter le support, automatiser la facturation, analyser la rentabilité et produire des reportings fiables. Ces enjeux nécessitent un ERP capable de relier les dimensions commerciale, opérationnelle et financière.

Dans ce contexte, la gestion par affaire est particulièrement pertinente. Elle permet de regrouper les informations autour des projets, des clients, des contrats ou des activités internes, afin de donner une vision complète de la performance. Pour un éditeur de logiciels en croissance, cette approche aide à mieux piloter les ressources, les budgets, les temps passés, la facturation et le contrôle de gestion.

Le retour d’expérience d’Octime illustre l’intérêt d’un ERP métier pour centraliser la gestion, industrialiser les processus et accompagner l’intégration de nouvelles entités. Avec Akuiteo, l’entreprise dispose d’un socle commun pour structurer ses données, harmoniser ses pratiques et développer progressivement de nouveaux usages autour du reporting, de la BI, de la finance, de la gestion de projet et de la rentabilité.

Pour découvrir une approche pensée pour les éditeurs de logiciel et leurs enjeux de pilotage des projets, des contrats et de la rentabilité, consultez l’ERP pour éditeurs de logiciel.