Bien gérer les utilisateurs d’un ERP

L'adoption de votre ERP par vos utilisateurs est cruciale, or elle peut rencontrer des réticences. D'où l'intérêt d'aider vos collaborateurs à se sentir à l'aise avec la nouvelle solution.

Plusieurs astuces permettent de rendre l'utilisation de l'ERP plus agréable et plus efficace pour vos collaborateurs…

Il existe une façon simple d'éviter à vos utilisateurs la gestion de multiples mots de passe et les pertes de temps à tous les saisir : exiger l'authentification de chaque utilisateur via LDAP ou mieux, par SSO (Single Sign On en anglais, soit authentification unique). Le principe: une seule authentification partagée entre toutes les applications. En optant pour ce type d'authentification dans l'ERP, vous simplifierez la vie de vos utilisateurs tout en continuant à appliquer votre politique de sécurité.

Premier écran : le sens de l'accueil

Comme son nom l'indique, l'écran d'accueil de votre ERP va souhaiter la bienvenue aux utilisateurs à chaque fois qu'ils lancent la solution. Autant le rendre avenant - ce n'est pas qu'un détail, cette première interface avec l'outil peut prédisposer l'utilisateur à y travailler avec plaisir.

Paramétrez un écran clair avec quelques indicateurs simples, en rapport avec les tâches de l'utilisateur. Ne faites rien de compliqué : un écran d'accueil surchargé, mal organisé est rédhibitoire. Ne faites rien non plus de trop standardisé : les indicateurs choisis sont personnalisés, tout de suite utiles au collaborateur, ainsi l'ERP se présente d'autant plus comme 'son' outil de travail.

À chacun ses droits

Qui consulte ? Qui intervient et peut modifier quoi dans l'ERP ? Les règles d'attribution des droits sont capitales pour que chacun dispose de la marge de manœuvre adéquate dans l'outil. L'exercice est difficile. Mal paramétrés ou mis à jour trop tard, des droits inappropriés peuvent bloquer le travail - et générer des frustrations et de sérieuses pertes de temps.

Pour un confort et une efficacité maximale des utilisateurs, l'attribution des droits doit être très réactive. Autre garantie de fluidité dans leur gestion : assurez-vous que les utilisateurs sachent à qui s'adresser s'il leur manque un droit légitime pour leur mission, et faites en sorte qu'ils l'obtiennent sans attendre. En bref : abattez rapidement toutes les barrières qui pourraient les empêcher de mieux travailler.

Cloisonnez, mais pas trop

Outre les droits, il faut aussi savoir ce à quoi chaque utilisateur peut accéder. Données de son service ou à plus grande échelle de sa BU, de la société, voire même du groupe entier ? Par précaution, la tentation est grande de cloisonner finement sur le mode 'chacun chez soi'.

Notre conseil : osez décloisonner ! À l'heure du travail collaboratif et connecté, élargir les accès aux informations renforce la productivité de tous. C'est d'ailleurs une des raisons pour lesquelles vous avez déployé un ERP. Alors ne coupez pas les ailes de vos collaborateurs, ni de leur solution de gestion intégrée !