Histoire de DAF : Ma transformation en entreprise numérique 2/5

Alerte agenda ! 

Dans dix minutes, c'est le point hebdo avec Jacques, notre DG et Rémi le contrôleur de gestion. 

Parmi les affaires courantes, on devrait parler du client Twens et de son talent inégalable pour reculer sans cesse la validation de sa phase préparatoire. Je vais peut-être en profiter pour aborder le sujet de la solution de gestion intégrée.

En passant dans les couloirs, j’aperçois Ghislaine, le nez sur l'écran de Rémi, notre contrôleur de gestion. Ils se dépêchent d'intégrer les données d'avancement du projet Twens. Pas moins de quatre applications maison sont utilisées et dans lesquelles il faut ressaisir à la main les temps passés sur le projet. Nos diverses solutions informatiques développées en interne ont besoin d’une ou plusieurs interventions humaines pour les connecter entre elles. C’est triste, mais aujourd’hui, ça me donne de solides arguments pour lancer notre mutation.

Rémi nous rejoint et on entame notre réunion. Quel que soit le sujet abordé, les questions de facturation et de marge s'en mêlent systématiquement. Et le dossier Twens n’y échappe pas :

• Où en est-on ? Et la marge ?
• L’acompte est payé ?
• Quand pourra-t-on facturer la phase préparatoire ?
• Quel est le « reste à faire » ? On va dépasser ?

À ces questions, j'évoque la galère de Ghislaine pour récupérer, saisir et intégrer les données projet. Rémi lui-même confirme la corvée des multiples contrôles, la difficulté à partager les données et même les trouver au bon moment. Il faut l’admettre, s’équiper d’un seul et même logiciel changerait la donne : finies toutes ces tâches pénibles et sans valeur ajoutée.

L’ERP devrait en plus faciliter le partage des ressources entre les différents projets pour augmenter le taux de facturation de nos collaborateurs.

Le chiffrage initial du projet Twens est donc mon prochain argument. Si nous avions un ERP, nous n’aurions sûrement pas à subir ce dérapage budgétaire !

• Et en quoi une solution de gestion intégrée nous aurait évité cette situation ? Me demande Jacques.

J'y viens justement, en centralisant l’ensemble des données de tous nos projets dans un seul système, nous pourrions plus facilement accéder à l’historique de nos projets tant sur les aspects opérationnels que financiers. L’utilisation de ces données nous permettrait de mieux évaluer les risques en amont et ainsi vendre des projets rentables.

Jacques n'est pas insensible à l'argument.

Je poursuis ma plaidoirie : pour les responsables des équipes de production, les informations commerciales ont aussi une grande valeur. Si on leur donne une visibilité fiable sur le pipe commerciale, ils pourront anticiper sur l’adaptation des moyens de production. Vendre n’est pas suffisant, il faut ensuite avoir les moyens de produire ce qui a été vendu.

Enfin, en formalisant systématiquement les jalons de facturation de tous les projets, nous n’oublierons plus de facturer ce qui doit l’être et nous facturerons au plus tôt les clients. Cela aura mécaniquement un effet très bénéfique sur la trésorerie de l’entreprise qui en a bien besoin.

Par la suite, Jacques me donne une dernière occasion de défendre ma cause numérique : il évoque l'évolution de notre offre vers le mode abonnement, un modèle qui semble plaire d'après les échanges avec les clients et les prospects.

“L’abonnement, c'est l’avenir”.

Je dégaine: — “Encore faut-il pouvoir facturer ces abonnements. Avec nos solutions informatiques actuelles, facturer du récurrent serait un cauchemar et ça ne pourrait pas être rentable. Facturer à l’usage, je ne vous en parle même pas”.

Jacques reconnaît que pour pouvoir faire évoluer notre business model et devenir plus agile, on ne peut pas faire l'impasse sur une vraie transformation numérique en interne.

Fin de la réunion, pause déjeuner.
Aujourd'hui ce sera le food truck,
lieu idéal pour discuter entre collègues.
Je vais tenter un sondage sur
l'engagement des équipes à
partager leurs infos.

Les deux commerciaux avec qui je discute semblent plutôt enthousiastes à l’idée de disposer d’un CRM intégré au reste du système de gestion de l’entreprise pour bénéficier d’une vision à 360° des clients.

À table, je retrouve Ghislaine qui est prête à plaider pour ma cause. Il faut dire qu’après une matinée passée sur les données Twens, elle est à bout : “On n'en peut plus des re-saisies multiples avec Rémi ! On fait très attention, mais l'erreur est humaine : imagine si on décale une ligne ou qu’on oublie une valeur dans une formule !”.

Je finis par un café avec le chef de projet de Twens : — Nous avons sous-estimé la dimension “grand compte ”. Tout prend plus de temps chez eux … Si seulement j’avais pu accéder aux données du projet EDO Group pour mieux chiffrer mon offre. J’ai appris la semaine dernière que nous avions réalisé ce projet très comparable à Twens il y a deux ans. Je n’étais pas là, il y a deux ans…

De retour au bureau, j'envoie un mail à Jacques :

Réponse de Jacques:

• Peux-tu définir nos besoins en détail ? Il nous faut du concret pour lancer une étude. Merci.

C’est bon ! J'ai le feu vert pour avancer…

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